Créer et suivre un rendez-vous

Un rendez-vous, en une minute

Dans l'agenda, le bouton Nouveau ouvre le formulaire. Le titre, le lieu, l'agenda de destination, la date et les heures suffisent. Si le rendez-vous dure la journée, cochez Toute la journée. Enregistrez : il apparaît à sa place, dans la couleur de son agenda.

Un rendez-vous se déplace au glisser-déposer sur la grille, et s'allonge en tirant son bord. C'est plus rapide que de rouvrir le formulaire.

Inviter des participants

Le champ Participants reçoit les adresses des personnes à convier ; laissez-le vide pour un simple rappel personnel. Chacune reçoit un courriel avec quatre boutons : Oui, Peut-être, Non, et Proposer un autre horaire. Leur réponse revient dans votre agenda, en face de leur nom.

Avant de fixer l'heure, l'outil affiche les disponibilités des invités sous forme de bandes : les créneaux occupés y sont visibles d'un coup d'œil, sans avoir à ouvrir l'agenda de chacun.

Rappel, récurrence, salles

Le champ Rappel déclenche une alerte avant l'heure. Le champ Répéter crée un rendez-vous récurrent : chaque jour, chaque semaine, chaque mois, ou selon votre propre règle avec une date de fin. Le point hebdomadaire du lundi se crée ainsi une fois pour toutes.

La salle de réunion, si votre entreprise en a déclaré, se réserve dans le même formulaire : deux réunions ne peuvent pas retenir la même salle en même temps.

Annuler proprement

Un clic droit sur un rendez-vous récurrent propose de supprimer toute la série, ou seulement cette occurrence. Les participants sont prévenus automatiquement : personne ne se déplace pour une réunion annulée.