Partager un dossier, déléguer sa boîte

Deux besoins, deux réponses différentes

« Farida doit voir les factures fournisseurs » et « Farida doit répondre à ma place pendant mes congés » ne se règlent pas de la même façon. Le premier, c'est un partage. Le second, une délégation.

Partager un dossier

Un clic droit sur le dossier, puis Partager. Vous choisissez des personnes de l'entreprise, et vous leur donnez un rôle : lecteur, qui consulte seulement ; gestionnaire, qui peut aussi classer et supprimer ; administrateur, qui peut en plus repartager. Un courriel prévient les intéressés, qui acceptent d'un clic.

Le même mécanisme vaut pour un agenda et pour un carnet d'adresses. C'est ainsi que l'agenda Chantiers est visible de toute l'équipe, et modifiable par les deux chefs d'atelier seulement.

Déléguer sa boîte

La délégation, dans la section des comptes des paramètres, autorise quelqu'un à écrire en votre nom. Le destinataire voit les deux noms : rien n'est caché, et personne n'usurpe personne. Vous pouvez demander à ce qu'une copie reste dans vos envoyés.

C'est la bonne réponse aux congés, à un arrêt de travail, à une direction qui délègue son courrier commercial. Et c'est toujours mieux que de prêter un mot de passe, qui ne se prête jamais.

Reprendre ce qu'on a donné

Un partage se retire aussi simplement qu'il s'est donné, par le même menu. Prenez l'habitude de faire le tour de vos partages une fois par an : un accès donné pour un chantier de 2024 n'a plus de raison d'être.