Comptes : qui entre, et avec quels rôles
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Qui entre chez vous, et avec quels rôles. C'est un écran d'administrateur, et il tient en trois gestes : inviter, donner un rôle, suspendre.
Qui peut administrer, et qui ne le peut pas : la
colonne le dit.
Inviter
Vous créez le compte avec une adresse et un nom ; la personne reçoit un lien et choisit son mot de passe. Un administrateur ne pose jamais le mot de passe de quelqu'un d'autre : il envoie le lien. Cela vaut aussi pour une réinitialisation.
Les rôles
Un rôle ouvre des écrans et des espaces documentaires. Donner le rôle compta à quelqu'un, c'est lui donner accès à tout ce qui a été versé dans l'espace Comptabilité, y compris ce qui y sera versé demain. Le rôle admin ouvre en plus cette page, Votre IA, les connecteurs et les compétences.
Un rôle est une promesse sur l'avenir, pas seulement sur le présent. C'est pour cela qu'il se choisit en pensant à ce que l'espace contiendra dans six mois, et pas seulement à ce qu'il contient ce matin.
Suspendre plutôt que supprimer
Un compte suspendu ne se connecte plus, et tout ce qu'il a écrit reste lisible et attribuable. C'est le geste juste pour un départ : supprimer effacerait l'histoire en même temps que l'accès. Quand l'apprenti Tom termine son contrat, vous suspendez, les questions qu'il a posées restent, et elles serviront au suivant.
Le second facteur ne se retire pas d'ici
Ni par vous, ni par Cybelia Cloud. Une personne enfermée dehors se rouvre par un lien envoyé à son adresse, jamais par une serrure décrochée à sa place. Un administrateur qui pourrait retirer le second facteur d'un salarié pourrait entrer dans son compte : ce ne serait plus une serrure.
La revue à faire une fois par an
Ouvrez la liste et posez-vous une seule question par ligne : cette personne est-elle encore là, et son rôle est-il encore le bon ? Dix minutes par an. La plupart des accès de trop ne sont pas des malveillances : ce sont des oublis.
En conclusion
Inviter, donner un rôle, suspendre : trois gestes suffisent. Suspendre plutôt que supprimer garde l'historique lisible tout en fermant la porte, ce qui est exactement ce que vous voulez quand quelqu'un s'en va.
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