Documents : ce que l'entreprise lui confie
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C'est ici que l'IA devient utile. Un assistant sans vos documents ne sait que des généralités ; avec eux, il connaît votre entreprise. Un seul écran, dans l'ordre du geste : ce que j'ai, ce que j'ajoute, ce qui est entré.
La bibliothèque de l'entreprise, avec qui peut interroger quoi.
Les espaces ne sont pas des dossiers
Un document se dépose dans un espace : Général, Comptabilité, Ressources humaines, Commerce, Technique. L'espace n'est pas un rangement : c'est un droit. Un document versé dans Ressources humaines n'est lu que par ceux qui ont ce rôle, et votre IA ne le citera jamais à quelqu'un d'autre.
Aux Ateliers, l'accord d'entreprise est dans l'espace Ressources humaines. Tom peut demander « combien de jours de congés ? » : il aura la réponse générale. Il ne verra jamais la fiche de paie de Yanis, parce que la cloison est posée avant la question, pas après.
Ce qui se passe après le dépôt
- le fichier est lu, texte, tableur, présentation, PDF, y compris scanné, qui passe par la reconnaissance de caractères ;
- il est découpé en passages ;
- chaque passage est indexé pour être retrouvé par le sens et pas seulement par les mots.
Cela prend de quelques secondes à quelques minutes. Tant que ce n'est pas fini, le document est visible dans la liste mais pas encore dans les réponses, c'est normal, ce n'est pas une panne.
Ce qu'il vaut mieux déposer
Ce qui est stable et partagé : procédures, contrats types, catalogues, comptes rendus de décision, référentiels. Pas les brouillons ni les versions intermédiaires. Un corpus qui contient trois versions d'un tarif rend une réponse sur trois qui est fausse.
Retirer un document le retire des réponses immédiatement, y compris des passages déjà indexés. C'est le geste à faire quand un tarif change : retirer l'ancien, plutôt que d'ajouter le nouveau à côté.
En conclusion
C'est l'écran qui fait la différence entre un assistant généraliste et un assistant qui connaît votre maison. Les espaces ne sont pas des dossiers : ils décident de qui verra quoi, et cette décision se prend au dépôt.
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