Compartir una carpeta, delegar el buzón

Dos necesidades, dos respuestas distintas

«Farida debe ver las facturas de proveedores» y «Farida debe responder en mi lugar durante mis vacaciones» no se resuelven igual. Lo primero es una compartición. Lo segundo, una delegación.

Compartir una carpeta

Clic derecho sobre la carpeta y Compartir. Elige personas de la empresa y les da un papel: lector, que solo consulta; gestor, que además puede archivar y borrar; administrador, que puede incluso volver a compartir. Un correo avisa a los interesados, que aceptan con un clic.

El mismo mecanismo vale para una agenda y para una libreta de direcciones. Así la agenda Obras es visible para todo el equipo y modificable solo por los dos jefes de taller.

Delegar el buzón

La delegación, en la sección de cuentas de los ajustes, autoriza a alguien a escribir en su nombre. El destinatario ve los dos nombres: no se oculta nada y nadie suplanta a nadie. Puede pedir que quede una copia en sus enviados.

Es la respuesta correcta a las vacaciones, a una baja, a una dirección que delega su correspondencia comercial. Y siempre es mejor que prestar una contraseña, que no se presta nunca.

Retirar lo que se ha dado

Una compartición se retira con la misma facilidad con que se dio, por el mismo menú. Acostúmbrese a revisar sus comparticiones una vez al año: un acceso concedido para una obra de 2024 ya no tiene razón de ser.