La pantalla Búsqueda
Encontrar, en vez de archivar
La barra de búsqueda, arriba, busca dentro de la herramienta abierta: en el correo si está en el correo, en los contactos si está en los contactos. Escriba una palabra, confirme y los resultados aparecen en lista.
Una búsqueda avanzada: el remitente, el periodo y
la presencia de un adjunto.
La búsqueda avanzada
El icono de la lupa en la barra de herramientas abre una pantalla propia. El botón Filtros avanzados propone combinar criterios: el remitente, el destinatario, una palabra del asunto, un periodo, la presencia de un adjunto y su tipo, el tamaño, la etiqueta o una carpeta concreta. Se acumulan y luego se lanza la búsqueda.
Los atajos que conviene conocer
También se pueden escribir palabras clave directamente:
de:kramp para todo lo que venga de ese proveedor,
asunto:presupuesto para el asunto, en:enviados para
una carpeta, tiene:adjunto para lo que lleve uno. Se combinan:
de:kramp tiene:adjunto da los mensajes del proveedor con
documento.
Dos reglas que evitan sorpresas
La búsqueda busca la palabra exacta: «tirador» no encuentra «tiradores». El
asterisco amplía, tirador* encuentra ambos. En cambio, las
mayúsculas no importan. Y el contenido de los adjuntos legibles, como los PDF,
también se busca: un número de presupuesto se encuentra aunque solo esté en el
documento adjunto.
Busque primero, archive después. Nueve de cada diez veces, encontrar un mensaje lleva menos tiempo del que costó decidir dónde guardarlo seis meses antes.
En conclusión
Buscar cuesta menos que archivar. Tres palabras y un periodo encuentran casi siempre lo que diez carpetas bien nombradas habrían tardado un cuarto de hora en clasificar.
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