Documentos : lo que la empresa le confía
La página /documents
Aquí es donde la IA se vuelve útil. Un asistente sin sus documentos solo sabe generalidades; con ellos, conoce su empresa. Una sola pantalla, en el orden del gesto: lo que tengo, lo que añado, lo que ha entrado.
La biblioteca de la empresa, con quién puede consultar qué.
Los espacios no son carpetas
Un documento se deposita en un espacio: General, Contabilidad, Recursos Humanos, Comercial, Técnico. El espacio no es un archivador: es un derecho. Un documento depositado en Recursos Humanos solo lo leen quienes tienen ese rol, y su IA nunca se lo citará a nadie más.
En la carpintería, el convenio de empresa está en el espacio de Recursos Humanos. Tom puede preguntar «¿cuántos días de vacaciones tengo?» y obtendrá la respuesta general. Nunca verá la nómina de Yanis, porque el tabique está puesto antes de la pregunta, no después.
Qué ocurre tras depositarlo
- el archivo se lee (texto, hoja de cálculo, presentación, PDF, incluso escaneado, que pasa por el reconocimiento de caracteres);
- se trocea en pasajes;
- cada pasaje se indexa para poder encontrarse por el sentido y no solo por las palabras.
Lleva de unos segundos a unos minutos. Hasta que termina, el documento se ve en la lista pero todavía no en las respuestas, es normal, no es una avería.
Qué conviene depositar
Lo que es estable y compartido: procedimientos, contratos tipo, catálogos, actas de decisión, referenciales. No los borradores ni las versiones intermedias. Un corpus con tres versiones de una tarifa da una respuesta de cada tres que es falsa.
Retirar un documento lo retira de las respuestas de inmediato, incluidos los pasajes ya indexados. Es el gesto que hay que hacer cuando cambia una tarifa: retirar la antigua, en lugar de añadir la nueva al lado.
En conclusión
Es la pantalla que marca la diferencia entre una asistente genérica y una que conoce su casa. Los espacios no son carpetas: deciden quién verá qué, y esa decisión se toma al depositar.
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