Cybelia Cloud ERP — Funcionamiento detallado por área de negocio
Cybelia Cloud ERP describe aquí con precisión cada funcionalidad: lo que tú haces, lo que Cybelia Cloud hace por ti, y lo que obtienes en términos concretos. Esta referencia está dirigida a directivos y responsables que quieren evaluar el impacto real en su actividad — sin jerga informática.
💡 La IA es opcional. Todos los módulos de negocio (ventas, facturación, stock, contabilidad…) son independientes. Activas la IA cuando quieras.
Un presupuesto introducido una vez alimenta el pedido, la entrega, la factura y la contabilidad. Cero reintroducción.
PGC, IVA, SEPA, FACe, Facturae, modelo 347, subvenciones energéticas, NIF/CIF — preconfigurado.
Tus facturas PDF de proveedores son leídas e importadas automáticamente por la IA soberana Cybelia Cloud o Claude.
Crea empleados de IA que reciben instrucciones y las ejecutan en Cybelia Cloud: búsqueda, creación, actualización, correos.
Activa solo lo que necesitas. Añade los otros módulos al ritmo de tu crecimiento.
La IA en el corazón de tu ERP — tres innovaciones incluidas
Cybelia Cloud ERP integra de forma nativa un módulo OCR con IA, una asistente conversacional Cybele, y auténticos agentes de IA autónomos — con la opción de utilizar la IA soberana Cybelia Cloud o Claude (Anthropic) para los casos que requieren máxima potencia.
OCR Facturas — entrada automatizada
Sube una factura PDF de proveedor. La IA lee el documento, identifica al proveedor, extrae todas las líneas, el número de factura, la fecha y los totales base/total — luego crea la factura en Cybelia Cloud en segundos.
- ✓ IA soberana Cybelia Cloud — incluida, alojada en UE, RGPD nativo
- ✓ Claude (Anthropic) opcional — para casos complejos
- ✓ Modo híbrido IA + reglas de extracción — fiabilidad máxima
- ✓ Coincidencia automática de productos (código de barras, referencia)
- ✓ Formatos: PDF, JPG, PNG — incluidas facturas en papel escaneadas
Cybele — Tu asistente de IA 24/7
Cybele se integra en dos entornos distintos: dentro de Cybelia Cloud para tus colaboradores internos, y en tu sitio web como chatbot para tus prospectos — con identidades y datos estrictamente separados.
- ✓ Interno: responde basándose en los datos de tu empresa (RAG)
- ✓ Externo: acoge a tus prospectos en el sitio web
- ✓ Sin fugas de datos internos al exterior
- ✓ IA soberana Cybelia Cloud o Claude opcional
- ✓ Voz integrada (micro + síntesis de voz es-ES)
Compañeros de IA — Agentes que trabajan por ti
Los Compañeros de IA son empleados virtuales configurados con un rol, una misión y derechos Cybelia Cloud. Les das una instrucción en lenguaje natural. La ejecutan de forma autónoma en tu ERP.
- ✓ Instrucción en lenguaje natural → ejecución autónoma
- ✓ Actúa bajo la identidad de un usuario dedicado (derechos controlados)
- ✓ IA soberana Cybelia Cloud por defecto, Claude opcional
- ✓ Memoria de aprendizaje — mejora con cada tarea
- ✓ Historial completo, reproducible, auditable
la saisie des factures proveedores
sin pausas ni vacaciones
(versión soberana incluida)
ni configuración compleja
Compañeros de IA que actúan en tu ERP como auténticos empleados
Imagina un contable, un comercial, un gestor de stock o un asistente que nunca duerme, nunca está ausente y ejecuta sus tareas de forma autónoma en tu ERP.
Le confías: "Procesa todas las facturas de proveedores pendientes, conciliarlas con los pedidos de compra y señala las diferencias superiores al 5 %." Ejecuta, verifica los importes, registra las anomalías y te envía un informe.
Le confías: "Identifica todos los presupuestos vencidos este mes, redacta un correo de recordatorio personalizado para cada cliente y envíalo."
Le confías: "Comprueba los niveles de stock críticos, crea los pedidos de compra necesarios y envíalos."
Le confías: "Genera el informe de tesorería prevista a 60 días y envíalo al director cada lunes por la mañana."
Le confías: "Analiza los tickets de Helpdesk abiertos más de 48 h sin respuesta, redacta un mensaje y reclama al técnico."
Dale un nombre, un rol, una misión y derechos precisos. Recibe tus instrucciones en lenguaje natural y las ejecuta dentro del alcance definido. Cada tarea queda registrada y alimenta su memoria de aprendizaje.
¿Cómo funciona un Compañero de IA?
Escribes en lenguaje natural lo que el compañero debe hacer.
La IA descompone la tarea y planifica los pasos.
Busca, crea, actualiza y envía mensajes en Cybelia Cloud.
El resultado se muestra, la tarea queda registrada, el agente aprende.
Comercial y Ventas
Del primer contacto al pedido confirmado, entregado y facturado.
Presupuestos y pedidos
Crea, envía y sigue tus presupuestos desde un catálogo de productos estructurado. Cada presupuesto es trazable, versionado y convertible en pedido con un clic.
- Plantillas de presupuesto reutilizables Defines una vez un presupuesto modelo — lista de productos, cantidades habituales, condiciones comerciales, maquetación. Para una nueva venta similar, la plantilla rellena previamente todas las líneas. Solo ajustas lo que cambia. P. ej. un instalador crea una plantilla "Caldera de gas estándar" — cada nueva obra parte de esa base.
- Firma electrónica integrada Envías el presupuesto por correo. El cliente hace clic en el enlace, ve el PDF, escribe su nombre y firma con el ratón o el dedo. La firma se registra con marca de tiempo y dirección IP. El pedido se confirma automáticamente en Cybelia Cloud sin intervención por tu parte. P. ej. presupuesto enviado por la mañana, firmado desde el teléfono del cliente por la tarde — pedido creado automáticamente sin recordatorio.
- Versionado de revisiones Cuando un presupuesto se modifica (nueva versión tras una negociación), la anterior se conserva. Consultas en cualquier momento las diferencias entre v1 y v3 y sabes qué versión aceptó el cliente.
- Condiciones formalizadas con prueba de consentimiento Tus condiciones generales están integradas al pie del PDF del presupuesto. En línea, el cliente debe marcar "Acepto las condiciones" antes de firmar. La aceptación se registra con fecha y hora. Ante una disputa, la prueba está inmediatamente disponible.
- Fecha de caducidad y aviso automático Defines un período de validez por defecto (p. ej. 30 días). Tres días antes de la expiración, el sistema envía automáticamente un correo de recordatorio al cliente. El panel lista los presupuestos próximos a expirar.
- Impresión sin precio (presupuesto de campo) Para prospección de campo o licitaciones donde no quieres mostrar los precios unitarios, una opción permite imprimir el presupuesto sin las columnas de precio manteniendo las referencias y descripciones.
Tarificación y descuentos
Gestiona rejillas tarifarias múltiples por cliente, canal o período. Los descuentos están enmarcados, trazados y aplicados automáticamente según reglas que defines.
- Listas de precios por segmento de cliente Creas tantas listas como necesites: tarifa pública, distribuidor, gran cuenta, exportación, estacional. A cada cliente se le asigna su lista. Los precios se aplican automáticamente al presupuesto — sin hoja de cálculo que consultar. P. ej. un mayorista aplica automáticamente un descuento del 15 % a sus distribuidores certificados.
- Descuento triple acumulativo (D1 × D2 × D3) Para sectores donde la tarificación por estratos es habitual (distribución, comercio), cada línea puede llevar tres descuentos aplicados sucesivamente. El precio neto se calcula automáticamente. P. ej. descuento catálogo 10 % × descuento volumen 5 % × descuento campaña 3 % = precio neto calculado en tiempo real.
- Cálculo del precio desde el margen objetivo En lugar de introducir un precio de venta, introduces el margen objetivo (p. ej. 35 %). El sistema calcula el precio de venta teniendo en cuenta el precio de compra real. Útil para presupuestos a medida o proyectos donde el margen debe garantizarse.
- Importe mínimo de pedido Defines un umbral por debajo del cual un pedido genera una alerta o se bloquea. Si un cliente realiza un pedido de 45 € sobre un mínimo de 100 €, el sistema le informa antes de la validación.
- Validez temporal de las tarifas Una lista de precios puede tener fecha de inicio y de fin. Al vencer, las tarifas anteriores se reanudan automáticamente. Útil para campañas promocionales o revisiones anuales.
CRM y seguimiento de oportunidades
Gestiona tu pipeline comercial con una vista Kanban por etapa, previsiones de facturación y recordatorios planificados para cada prospecto.
- Pipeline visual por etapa Cada oportunidad es una tarjeta que arrastras de una columna a otra (Nuevo contacto → Presupuesto enviado → Negociación → Ganado/Perdido). Ves el número de oportunidades por etapa y el importe total en juego en cada columna.
- Previsión de facturación Cada oportunidad tiene un importe estimado y una tasa de probabilidad. El sistema calcula automáticamente la facturación prevista del mes y del trimestre (importe × probabilidad). P. ej. 3 oportunidades a 8 000 € con 70 % de probabilidad = 16 800 € de facturación prevista.
- Próxima actividad obligatoria El sistema no permite que una oportunidad quede sin próxima acción planificada. Cada oportunidad debe tener una actividad (llamada, correo, reunión) con fecha límite. Las oportunidades "con actividad atrasada" se marcan en rojo.
- Grupos de empresa (holding / filiales) Si tratas con una matriz y varias filiales, vinculas los contactos a su grupo de empresa. El CRM agrega entonces las oportunidades a nivel de grupo.
- Análisis de conversión por origen El sistema registra el origen de cada oportunidad (sitio web, feria, red, recomendación…). Identificas qué canal genera más facturación convertida.
- Tabla dinámica de ventas desde la ficha del cliente Un botón "Análisis de ventas" en la ficha del cliente abre una tabla dinámica: facturación por producto, período, comercial. Sin exportación a Excel.
Portal del cliente
Tu cliente dispone de un acceso seguro a sus documentos y pedidos. Puede firmar, descargar, seguir y pagar — sin llamar a tu equipo.
- Seguimiento de pedido en autoservicio El cliente se conecta y ve el estado de su pedido en tiempo real: en preparación, enviado, entregado. Ya no necesita llamar para saber dónde está su entrega. Reducción de llamadas entrantes de seguimiento.
- Descarga de documentos Presupuestos, confirmaciones de pedido, albaranes, facturas — todos los documentos están disponibles en PDF desde el portal, incluidos los documentos antiguos.
- Búsqueda por referencia de cliente Tu cliente tiene su propia referencia de pedido (p. ej. PO-2024-0512). Puede introducir esta referencia para encontrar su pedido directamente, sin conocer tu numeración interna.
- Propagación del comercial al contacto Cuando un cliente lo lleva un comercial, este comercial se propaga a todos sus contactos. Coherencia garantizada sin entrada manual.
Flujo automático: de la firma del presupuesto al cobro
Cuando un presupuesto se confirma (manualmente o por firma electrónica), toda la cadena se desencadena sin intervención adicional: preparación de stock, envío, facturación, reclamación de pago.
Facturación, Pagos y Cobro
De la emisión de la factura hasta el cobro, con avisos automatizados y cumplimiento europeo completo.
Emisión de facturas a clientes
La facturación se genera desde los pedidos entregados o los servicios prestados. Cumple los requisitos legales españoles y los formatos electrónicos obligatorios.
- Factura generada desde el pedido Desde un pedido entregado, haces clic en "Crear factura". Todas las líneas (productos, cantidades, precios, descuentos, IVA) se traen automáticamente. Verificas, validas y envías. La entrada manual de líneas queda eliminada.
- Factura electrónica (Facturae / UBL) Tus facturas se generan en formato Facturae o UBL 2.1, conforme a las obligaciones de facturación electrónica para administraciones públicas (FACe) y a los futuros requisitos B2B.
- Anticipo y facturación en varias etapas Para un contrato u obra importante, facturas en varias etapas: un anticipo al pedido, una certificación intermedia, luego el saldo. Cada anticipo se deduce automáticamente de la factura final. P. ej. obra de 15 000 € — anticipo 4 500 €, certificación intermedia 7 500 €, saldo 3 000 € a la recepción.
- Importe pendiente de facturar en tiempo real En cada pedido, una línea indica permanentemente el importe ya facturado y el importe restante. Para empresas que entregan y facturan en varias veces, este indicador evita olvidos a fin de mes.
- Método de transmisión por cliente Cada cliente tiene un método de recepción preferido: correo directo, portal cliente, papel, EDI. Esta preferencia se registra una vez y se usa el canal correcto automáticamente.
- Numeración secuencial conforme La numeración cumple las reglas contables españolas: secuencia continua, sin saltos, sin modificación posible tras validación. En caso de error, solo un abono puede corregir una factura validada — protección ante una inspección fiscal.
Cobros y avisos automatizados
El sistema vigila los vencimientos y desencadena los avisos según un calendario que configuras. Ya no tienes que vigilar manualmente las facturas impagadas.
- Niveles de aviso progresivos Configuras varios niveles de escalado: nivel 1 (D+3 tras vencimiento) = correo de recordatorio; nivel 2 (D+15) = correo más firme; nivel 3 (D+30) = carta de requerimiento formal. Cada nivel puede desencadenar una acción distinta (correo, carta postal, bloqueo de nuevos pedidos).
- Panel de cobros Una vista dedicada lista todas las facturas vencidas, ordenadas por antigüedad e importe. Para cada línea ves el cliente, la factura, los días de retraso, y los avisos ya enviados.
- Historial completo por cliente En la ficha de cada cliente, todos los avisos enviados se registran con fecha, nivel y contenido. Ante una disputa o llamada del cliente, ves de inmediato cuándo se le ha reclamado y por qué importe.
- Intereses de demora automáticos Si tus condiciones contractuales prevén intereses de demora (tipo legal o contractual), el sistema los calcula automáticamente a partir del día de impago. La factura de intereses puede generarse sin cálculo manual.
- Estado "pago en curso" Cuando se inicia un pago (transferencia emitida, cheque enviado) pero aún no se ha recibido, la factura pasa al estado "Pago en curso". Ya no genera recordatorios automáticos. Este estado intermedio evita avisos inoportunos.
Pagos y SEPA
Prepara tus ficheros de transferencia y adeudo SEPA directamente desde Cybelia Cloud. Gestiona los mandatos, los rechazos y la conciliación bancaria desde una interfaz única.
- Transferencias SEPA (fichero XML PAIN.001) Selecciona las facturas de proveedores a pagar. El sistema genera un fichero XML PAIN.001 compatible con todas las entidades bancarias españolas. Lo importas en tu interfaz bancaria. Todas las facturas seleccionadas se marcan como pagadas y los asientos contables se crean automáticamente.
- Adeudos SEPA (SDD) con mandatos Para tus clientes que pagan por domiciliación, registras su mandato (referencia, IBAN, BIC). En cada vencimiento, el fichero de adeudo se genera automáticamente.
- Método de pago por defecto por cliente Registras una vez en la ficha del cliente su método de pago habitual (transferencia, domiciliación, cheque, tarjeta) y el plazo de pago (30 días, fin de mes, contado). Estos datos se reutilizan automáticamente.
- Conciliación bancaria semiautomática Importas tu extracto bancario (CSV, OFX o sincronización directa). El sistema propone automáticamente coincidencias entre las líneas del extracto y los pagos registrados. Validas las propuestas correctas con un clic.
- Sincronización con bancos principales Conexión directa con BBVA, Santander, CaixaBank, Sabadell, ING, Bankinter y otras entidades bancarias españolas. Las nuevas transacciones aparecen en la interfaz de conciliación sin importación manual.
Compras y Proveedores
Pilota tus aprovisionamientos, controla la coherencia de las facturas recibidas y domina tus desembolsos.
Pedidos a proveedores
De la solicitud de compra interna al pedido enviado al proveedor, con flujo de validación, recepción y control de factura.
- Solicitud de compra interna Un colaborador identifica una necesidad y crea una solicitud de compra. Se somete al responsable para su aprobación. Una vez validada, se convierte en pedido de compra y se envía al proveedor. Sin compras fuera del sistema — cada gasto queda trazado.
- Flujo de aprobación por umbral Defines reglas: las compras por debajo de 500 € las autoriza el jefe de departamento; por encima de 2 000 €, se requiere la validación del director. El sistema notifica al aprobador correspondiente y bloquea el pedido hasta la validación.
- Condiciones de proveedor registradas En cada ficha de proveedor, registras sus condiciones: plazo habitual de entrega, mínimo de pedido, condiciones de pago. Estos datos se aplican automáticamente a cada pedido.
- Recepción parcial y seguimiento de pendientes Si un proveedor entrega parcialmente (p. ej. 8 unidades de 10), registras la recepción parcial. El pedido de compra queda abierto para las 2 unidades restantes. El sistema señala los pendientes en espera.
- Conciliación a 3 vías (pedido / recepción / factura) Cuando recibes una factura de proveedor, el sistema la compara automáticamente con el pedido de compra y el albarán de recepción. Si las cantidades o los precios no coinciden, se levanta una alerta. P. ej. pedido de 100 unidades a 12 € — la factura indica 102 unidades a 12,50 €. La diferencia se señala inmediatamente.
- Imputación analítica desde el pedido Cada línea de compra puede imputarse a un proyecto, obra, centro de coste o departamento. Esta imputación se propaga a la recepción y a la factura. El coste real de cada proyecto se conoce en tiempo real.
Importación y OCR de facturas de proveedores
Reduce la entrada manual de facturas recibidas. El sistema extrae automáticamente los datos de los PDF, ya sean estructurados (Facturae) o no estructurados (facturas en papel escaneadas).
- Importación automática Facturae / UBL Si tu proveedor envía una factura en formato Facturae (XML) o UBL 2.1, el sistema lee los datos directamente del fichero XML: proveedor, NIF, líneas, importes, IVA, IBAN. La factura se crea en segundos sin ninguna entrada manual.
- OCR asistido por IA Para facturas PDF no estructuradas (papel escaneado, PDF imagen), el módulo OCR utiliza IA para extraer los datos: cabecera de proveedor, líneas de productos con referencias, cantidades, precios unitarios y total. La IA maneja diseños variados sin reglas que programar.
- Soporte de formatos específicos de proveedores Algunos proveedores (p. ej. Kramp) usan formatos PDF propietarios con separadores de columna no estándar. Se configuran reglas de extracción específicas para estos proveedores, permitiendo una lectura fiable de las líneas de productos. P. ej. factura Kramp con 45 líneas extraídas automáticamente, referenciadas cruzadamente con tu catálogo interno.
- Verificación antes de validar Tras la extracción, todos los datos se muestran en un formulario de verificación. Corriges los posibles errores de extracción antes de validar la factura. Ningún asiento contable se crea sin tu validación explícita.
Stock y Logística
Gestiona tus niveles de stock, planifica los reaprovisionamientos y pilota tus envíos con precisión.
Gestión de stock
Stock valorizado en tiempo real, con trazabilidad completa de movimientos — de la compra al proveedor hasta la entrega al cliente.
- Valorización en tiempo real (PMP o FIFO) Cada movimiento (entrada, salida, traspaso interno) se valoriza al instante según el método elegido: precio medio ponderado o FIFO. El valor de tu stock está disponible permanentemente sin esperar al cierre mensual.
- Reglas de reaprovisionamiento automático Para cada producto, defines un stock mínimo y un stock máximo objetivo. Cuando el stock cae por debajo del mínimo, se genera automáticamente una solicitud de compra al proveedor habitual. P. ej. un stock de tornillos M8 baja de 100 unidades → solicitud de compra de 500 unidades creada automáticamente.
- Trazabilidad por lote y número de serie Para productos sujetos a trazabilidad (alimentario, médico, electrónica, equipos en garantía), cada unidad o lote se sigue desde la entrada en stock hasta la entrega. Ante una retirada, identificas en segundos qué clientes recibieron un lote defectuoso.
- Inventarios cíclicos por zona En lugar de un inventario anual completo (costoso y disruptivo), planificas inventarios cíclicos por ubicación o categoría. Cada semana, una zona se inventaría. Las diferencias se detectan continuamente sin parar la actividad.
- Productos sustitutos Para cada producto, defines uno o varios sustitutos. Si el producto pedido está agotado durante la preparación, el preparador ve automáticamente los sustitutos disponibles y puede proponerlos al cliente.
- Estados de producto (activo, fin de vida, obsoleto) Cada producto tiene un estado en su ciclo de vida. Un producto "fin de vida" sigue siendo vendible pero ya no se pide. Un producto "obsoleto" se oculta de los catálogos y presupuestos.
Preparación y envíos
Las listas de picking se generan automáticamente desde los pedidos. Cada envío se documenta con la información logística necesaria.
- Lista de picking automática En cuanto se confirma un pedido de cliente, se crea una lista de picking en el módulo de stock. Lista los productos a recoger, sus ubicaciones y cantidades. El preparador valida sobre la marcha — el stock se actualiza en tiempo real.
- Cálculo automático del volumen de los bultos Introduces las dimensiones (L × An × Al) y el peso de cada producto. En cada albarán, el volumen total y el peso total se calculan automáticamente. P. ej. pedido de 24 cajas de 0,04 m³ cada una = 0,96 m³ mostrado automáticamente.
- Propagation des notes de entrega Las instrucciones especiales introducidas en el presupuesto ("entregar entre 8 h y 12 h", "acceso por la puerta trasera", "contactar con D. García") se trasladan automáticamente a la lista de picking y al albarán.
- Gestión de direcciones múltiples Un cliente puede tener una dirección de facturación y varias direcciones de entrega (distintos sitios, obras, almacenes). Cada pedido indica la dirección de entrega correspondiente.
- Imputación analítica de salidas de stock Cada salida de stock se imputa automáticamente al proyecto, obra o cliente correspondiente. A fin de mes, ves exactamente el valor de los materiales consumidos por proyecto.
Contabilidad y Finanzas
Contabilidad integrada conforme al PGC español, con herramientas de declaración de IVA, conciliación bancaria y control financiero.
Contabilidad general
Los asientos se generan automáticamente desde las facturas y los pagos. La contabilidad está permanentemente actualizada y es exportable a tu asesoría.
- Plan General Contable español El plan de cuentas cumple con el PGC español (grupos 1 a 8), compatible con los módulos de declaración de IVA. Instalado en la configuración inicial — sin entrada manual de cuentas.
- Asientos automáticos Cada validación de factura, pago, abono, descuento o transferencia genera los asientos contables sin intervención humana. El libro mayor está actualizado en tiempo real. Tu asesor contable accede a datos coherentes sin esperar al cierre mensual.
- Columna de producto en los asientos En el libro mayor y el balance, cada asiento de venta indica el producto correspondiente. Filtras el libro mayor por producto para ver todas las ventas de un artículo en un período — sin exportación a Excel.
- Información de stock en los asientos Para movimientos de stock valorizados, el asiento contable lleva la referencia del producto, la cantidad y la ubicación. La conciliación entre el stock físico y las cuentas contables de stock queda facilitada.
- Exportación del fichero de auditoría (SII) La exportación del fichero de auditoría se genera con un clic en el formato esperado por la administración tributaria. Ante una inspección, proporcionas este fichero de inmediato. Tu asesor también puede importarlo en su software de revisión.
- Bloqueo de ejercicios Tras cerrar un ejercicio, lo bloqueas. Ningún asiento puede registrarse en un período cerrado, ni por descuido. Protección de la integridad de los datos históricos.
IVA y declaraciones fiscales
Verifica y prepara tus declaraciones de IVA desde informes interactivos. Los tipos, las cuentas y las posiciones fiscales están preconfigurados para empresas españolas.
- Plan de impuestos interactivo Este informe muestra para cada cuenta de impuesto los importes en debe, haber y saldo en el período elegido. Plegable por grupo (IVA repercutido, soportado, tipo 21 %, 10 %…). Verificas los importes antes de cumplimentar tu declaración sin exportación.
- Saldo de IVA por período Selecciona un mes o un trimestre: el informe muestra inmediatamente el total de IVA repercutido, el total de IVA soportado y el saldo a pagar (o el crédito a compensar). Filtrable por diario.
- Posiciones fiscales automáticas Según el estado del cliente (particular español, empresa UE con número de IVA, cliente fuera de UE), el sistema aplica automáticamente la posición correcta: IVA nacional, inversión del sujeto pasivo intracomunitaria, exención por exportación. Sin posibilidad de error de tipo si el cliente está bien registrado.
- NIF / CIF / DIR3 en los documentos El NIF/CIF de tu empresa y de tus clientes está registrado en sus fichas. Aparece automáticamente en las facturas, presupuestos y documentos oficiales — conforme a las obligaciones legales españolas.
- Modelo 347 (operaciones con terceros) El módulo genera automáticamente los datos necesarios para la declaración de operaciones con terceros (honorarios, comisiones y pagos a terceros). Los terceros afectados se identifican desde la contabilidad sin extracción manual.
Tesorería y conciliación bancaria
Importa tus extractos bancarios y reconcilialos con los pagos registrados. La conciliación es semiautomática y aprende.
- Importación CSV / XLSX de extractos bancarios Descargas tu extracto desde el banco y lo importas. El sistema reconoce las columnas (fecha, concepto, importe) y crea las líneas de conciliación. Compatible con los formatos de todas las entidades bancarias españolas (BBVA, Santander, CaixaBank, Sabadell, ING, Bankinter…).
- Sincronización directa con bancos fintech Si usas un banco fintech moderno, la conexión API importa automáticamente todas las nuevas transacciones. No tienes que exportar un fichero — las transacciones aparecen directamente en la interfaz de conciliación.
- Reglas de conciliación inteligentes Creas reglas: "cualquier transacción con el concepto 'ALQUILER OFICINA' por importe 1 200 € → imputar a la cuenta de Alquileres". Estas reglas se aplican en cada importación y aceleran el tratamiento de transacciones recurrentes.
- Informes de tesorería La posición de tesorería (saldo real + cobros esperados - pagos previstos) se calcula a partir de las facturas pendientes y los pagos planificados. Vista a 30 y 60 días sin hoja de cálculo.
Proyectos, Servicios y Contratos
Planifica tus proyectos, sigue las horas reales, gestiona los contratos recurrentes y pilota la rentabilidad en tiempo real.
Gestión de proyectos
Cada proyecto se desglosa en tareas, asignadas a miembros del equipo, planificadas en el tiempo y seguidas en términos de avance y carga.
- Vista Gantt / Línea de tiempo Cada tarea se representa como una barra en un calendario. De un vistazo ves si se cumplen los plazos, dónde está el camino crítico, y qué tareas pueden adelantarse sin impactar la fecha de entrega.
- Roles y asignación de recursos Defines los roles necesarios para cada proyecto (Jefe de proyecto, Técnico, Consultor, Subcontratista). Cada tarea se asocia a un rol y a una persona. El sistema señala las tareas sin responsable.
- Visualización de la carga prevista Antes de asignar un recurso a una nueva tarea, consultas su carga en las próximas semanas. Si ya está al 100 % en la semana 12, evitas la sobreasignación sin reunión de coordinación.
- Etapas por defecto por proyecto Cada proyecto puede tener sus propias etapas de tareas ("Por planificar → En curso → En espera de cliente → Terminado"). Estas etapas son independientes de los otros proyectos.
- Wiki de proyecto integrado Cada proyecto dispone de un espacio documental (wiki) donde redactas las actas de reunión, los procedimientos, las decisiones importantes y la información de acceso. Accesible directamente desde la tarea correspondiente.
- Rentabilidad real por proyecto En cualquier momento, comparas para cada proyecto: horas presupuestadas vs reales, coste de materiales previsto vs real, margen previsto vs actual. Si un proyecto se desvía, lo detectas durante la ejecución.
Hojas de tiempo y facturación por trabajo realizado
Los colaboradores registran sus horas directamente en Cybelia Cloud. Estas horas alimentan la facturación, el cálculo de rentabilidad y las exportaciones de nómina.
- Registro de tiempos por tarea Cada colaborador registra sus horas directamente en la tarea correspondiente: fecha, duración, descripción. La entrada lleva menos de un minuto por ítem. Accesible desde el navegador, la aplicación móvil o directamente desde el temporizador integrado en la tarea.
- Vista de calendario de las hojas de tiempo Las hojas de tiempos pueden visualizarse como un calendario semanal (como una agenda). Ves inmediatamente las jornadas completas, los días con poca entrada y los posibles olvidos.
- Facturación solo en tareas terminadas Para evitar facturar un trabajo no entregado, configuras que una línea de pedido solo pueda facturarse si la tarea asociada está marcada como "Terminada". La facturación refleja exactamente el trabajo entregado.
- Contratos de servicios recurrentes Para suscripciones de mantenimiento, soporte o gestión, creas un contrato recurrente. Cada mes o trimestre, Cybelia Cloud genera automáticamente el pedido de renovación y la facturación. P. ej. contrato de mantenimiento mensual de 350 € → pedido y factura creados automáticamente el 1 de cada mes.
- Exportación de hojas de tiempo Bajo petición, generas un informe PDF de las hojas de tiempos por proyecto, período y colaborador. Utilizable para justificar la facturación al cliente o para la nómina.
Helpdesk y gestión de intervenciones
Centraliza las peticiones de clientes (postventa, soporte, intervención), define niveles de servicio, y factura las horas de tratamiento directamente desde el ticket.
- Creación de tickets multicanal Un ticket puede crearse desde: un correo entrante (convertido automáticamente), un formulario en tu sitio web, el portal de cliente o manualmente por tu equipo. Todas las fuentes desembocan en la misma cola de tratamiento.
- SLA y plazos de tratamiento Defines compromisos de plazo por tipo de ticket: "Prioridad crítica: atención en menos de 2 h", "Estándar: respuesta en 24 h". El sistema calcula automáticamente los plazos restantes y marca en rojo los tickets que superan el SLA.
- Vinculado al contrato o al producto Cada ticket está vinculado al pedido, producto o contrato de mantenimiento correspondiente. Ves de inmediato si el cliente está en garantía, si tiene un contrato de soporte activo, y qué intervenciones se han realizado ya en este equipo.
- Facturación de horas de intervención Las horas dedicadas a un ticket (diagnósticos, intervenciones, llamadas) se registran directamente. Si la intervención está fuera de garantía o de contrato, se genera una factura desde el ticket con un clic.
- Base de conocimiento Las soluciones a problemas recurrentes se redactan una vez en la base de conocimiento y se adjuntan al ticket correspondiente. Cuando un problema similar reaparece, el técnico encuentra la respuesta en segundos.
Recursos Humanos y Gestión del Tiempo
Centraliza la información de los empleados, gestiona los gastos, el tiempo de trabajo y las comisiones comerciales desde un único sistema.
Fichas de empleados y documentos RR. HH.
Cada colaborador dispone de un expediente digital centralizado que contiene su información contractual, sus documentos administrativos y sus datos de nómina.
- Ficha de empleado completa La ficha centraliza toda la información: datos personales, contacto, puesto, departamento, responsable, datos bancarios (IBAN para transferencia de nómina), número de Seguridad Social. Estos datos alimentan las nóminas y las exportaciones legales.
- Campo de documento DMS en la ficha de empleado Directamente en la ficha de RR. HH., adjuntas los documentos del colaborador: contrato de trabajo, anexos, certificado mercantil para autónomos, certificaciones profesionales, DNI. Accesibles con un clic.
- Denominaciones de puesto normalizadas Creas una lista de denominaciones de puesto usadas en tu empresa. Cada colaborador se vincula a un puesto de esta lista. Esta normalización se usa para las exportaciones de nómina y las declaraciones sociales.
- Nombre y apellidos distintos El sistema gestiona por separado el nombre y los apellidos para todas las personas físicas. Permite una ordenación alfabética correcta, fórmulas de cortesía personalizadas y un cumplimiento del RGPD facilitado.
Notas de gastos
Los colaboradores registran sus gastos desde su teléfono. El responsable valida, contabilidad integra, la nómina reembolsa — sin ningún intercambio de papel.
- Entrada móvil con foto del justificante El colaborador fotografía su ticket o factura desde la aplicación móvil Cybelia Cloud. Introduce el importe, la categoría (comida, transporte, alojamiento) y el proyecto correspondiente. El justificante se archiva digitalmente.
- Flujo de aprobación jerárquico La nota de gastos se envía al responsable. Este recibe una notificación, revisa los justificantes y valida o rechaza. Tras la validación, va a contabilidad. Cada paso queda registrado con fecha y aprobador.
- Etiquetas analíticas sobre gastos Cada nota de gastos puede etiquetarse con una o varias etiquetas analíticas ("Feria 2024", "Prospección Cataluña", "Formación"). Estas etiquetas permiten agrupar y analizar los gastos por eje transversal.
- Integración directa con nómina Una vez validadas, las notas de gastos se transmiten automáticamente al módulo de nómina. El reembolso se integra en la nómina del mes, con el detalle de cada gasto.
Comisiones comerciales
Calcula automáticamente las comisiones debidas a tus comerciales sobre la base de las ventas realizadas, según reglas configurables por persona o equipo.
- Reglas de comisión configurables Defines las reglas: tasa fija (p. ej. 3 % de la facturación), tasa progresiva por tramos (3 % hasta 50 000 €, 5 % por encima), o cálculo sobre el margen realizado. Cada comercial puede tener sus propias reglas.
- Activación en facturación o en cobro Según tu política comercial, la comisión se calcula bien a la fecha de facturación, bien únicamente cuando se recibe el pago del cliente (regla más prudente para clientes de riesgo). Configurable por regla.
- Integración automática con nómina A fin de mes, las comisiones calculadas se transmiten automáticamente al módulo de nómina de cada comercial. El importe aparece como línea distinta en la nómina.
- Panel del comercial Cada comercial ve en tiempo real sus comisiones en acumulación, validadas y ya abonadas. Esta transparencia reduce las disputas y motiva al equipo comercial.
Comunicación y Marketing
Segmenta tus clientes, envía campañas dirigidas y analiza los resultados — sin herramientas externas.
Email marketing y listas de difusión
Crea campañas de correo desde Cybelia Cloud, sobre listas segmentadas y actualizadas automáticamente según los criterios de tu base de clientes.
- Listas dinámicas automáticas Creas una lista con criterios de filtrado ("todos los clientes que han comprado el producto X en los últimos 6 meses y situados en Madrid"). La lista se actualiza automáticamente en cada envío — no tienes que mantenerla manualmente.
- Contactos vinculados a la base Cybelia Cloud Los destinatarios proceden directamente de tu base de contactos (clientes, prospectos, proveedores). Toda modificación de datos se refleja inmediatamente — sin segunda base que mantener.
- Reenvío a no abridores Tras una campaña, identificas a los destinatarios que no han abierto. Puedes reenviarles el mismo correo con un asunto distinto con un clic, sin recrear la campaña. Mejora significativamente la tasa de lectura global.
- Etiquetas en pedidos para segmentación Puedes etiquetar tus pedidos con etiquetas personalizadas ("cliente VIP", "obra urgente", "descuento aplicado"). Estas etiquetas son utilizables como criterios de segmentación para tus campañas de marketing.
Notificaciones internas y actividades
Tu equipo recibe los eventos correctos en el momento correcto, sin pasar por correos internos o mensajería externa.
- Notificaciones push en tiempo real En cuanto ocurre un evento importante — pago recibido, presupuesto firmado, ticket atrasado, stock por debajo del mínimo — la persona afectada recibe una notificación en su interfaz Cybelia Cloud. Aparecen en tiempo real sin actualizar la página.
- Panel de actividades centralizado Una vista Kanban agrupa todas las actividades planificadas para el usuario conectado: llamadas que hacer, correos que enviar, presupuestos que reclamar, documentos que validar. Reemplaza los post-it y los memos informales.
- Notificaciones de mensajes de canal Cada discusión interna en Cybelia Cloud (sobre un presupuesto, una tarea, una factura) genera una notificación para los participantes. Sigues el avance de un expediente directamente en el hilo adjunto — sin buscar en tu buzón.
Infraestructura transversal
Gestión documental, sitio web, talleres, distribución de recambios y conectores EDI/API — bloques comunes a todas las actividades.
Gestión Documental Electrónica (DMS)
Todos tus documentos — contratos, facturas, planos, certificaciones — están centralizados en un espacio estructurado, vinculado a los objetos Cybelia Cloud correspondientes y accesible para las personas adecuadas.
- Campo de documento en cada objeto de negocio Cada objeto Cybelia Cloud (factura, pedido, ficha de empleado, asiento contable, proyecto) dispone de un campo documento. Adjuntas los archivos directamente donde tienen sentido, sin archivarlos en una carpeta de red desconectada del contexto de negocio.
- Espacio documental compartido con permisos Más allá de los documentos adjuntos a objetos, un espacio de gestión documental estructurado (árbol de carpetas) permite almacenar documentos transversales: procedimientos internos, plantillas, planos técnicos. Los permisos se definen por equipo o por rol.
- Búsqueda full-text Introduces una palabra clave (nombre de cliente, número de expediente, término contenido en un documento Word o PDF). El motor devuelve todos los documentos que contienen ese término, sea cual sea su ubicación.
- Versionado de documentos Cuando un documento se modifica y se vuelve a cargar, la versión anterior se conserva. Accedes al historial completo con las fechas de modificación y los autores. Restauración de una versión anterior con un clic.
Sitio web y e-commerce sincronizado
Tu sitio web Cybelia Cloud comparte la misma base de datos que tu ERP. Catálogo, stock, pedidos y clientes están sincronizados en tiempo real — sin doble entrada.
- Catálogo de productos sincronizado Todo producto que crees o modifiques en el ERP está inmediatamente disponible en el sitio web (si lo haces público). Precio, descripción, fotos, referencias técnicas — una sola entrada cubre los dos entornos.
- Stock en tiempo real en el sitio La disponibilidad mostrada en el sitio corresponde al stock real en Cybelia Cloud. Un producto sacado del stock para un pedido B2B ya no se ofrece en el sitio para un pedido en línea. Sin sobreventa posible.
- Pedidos en línea integrados en el flujo ERP Un pedido realizado en el sitio web sigue exactamente el mismo flujo que un pedido creado manualmente: confirmación, preparación, envío, facturación. Sin "módulo de e-commerce aparte" — es el mismo sistema.
- Tracker analítico soberano El tracker analítico soberano Cybelia Cloud está integrado en todas las páginas. Los datos de tráfico permanecen en tu infraestructura, alojados en la UE, conforme al RGPD — sin fugas a Google Analytics u otros trackers de terceros.
- Sitio 100 % con tu identidad Tu sitio es completamente de tu marca: diseño, identidad, avisos legales, pies de página, metadatos. Ninguna referencia técnica externa es visible en tus páginas públicas. Tus visitantes ven solo tu identidad.
Funcionalidades sectoriales
Módulos especializados responden a las necesidades específicas de los sectores construcción/subvenciones, distribución y empresas con suscripciones.
- Subvenciones energéticas integradas en presupuestos (construcción / rehabilitación) Configuras los importes de las subvenciones por tipo de obra (aislamiento de buhardilla, bomba de calor, ventilación de doble flujo). En el presupuesto se muestra la subvención y el importe neto a pagar se calcula automáticamente. El cliente ve su coste real tras la subvención. P. ej. caldera de condensación de 4 200 € — subvención 800 € — importe neto a pagar 3 400 € IVA incl. mostrado en el presupuesto.
- Ayudas nacionales de rehabilitación y multi-financiador Además de las subvenciones por eficiencia energética, integras el importe de la ayuda nacional aplicable (según tipo de obra e ingresos del hogar). El presupuesto muestra el total de ayudas y el importe neto final a pagar. Gestión de varios operadores de subvenciones con sus propias condiciones.
- Dimensiones del producto (L × An × Al) para distribución Cada producto puede tener sus dimensiones físicas registradas. Estas dimensiones alimentan el cálculo de volumen en los envíos, la elección del embalaje y las fichas técnicas. Indispensable para distribuidores de materiales o equipos voluminosos.
- Gestión de suscripciones y periodificaciones contables Para contratos de servicio facturados por adelantado (suscripciones anuales, licencias, alquileres), el módulo de periodificación gestiona los gastos e ingresos anticipados. Cada mes, la parte proporcional se contabiliza automáticamente al ejercicio correcto.
Talleres de reparación mecánica
Cybelia Cloud ERP está diseñado para talleres que reparan, revisan y mantienen: mecánica automoción, barcos, tractores agrícolas, maquinaria de obra, motos.
- Orden de reparación vinculada al cliente y al equipo Cada intervención queda registrada en una ficha: cliente, equipo (matrícula, número de serie, modelo, año), kilometraje u horas de motor a la entrada. El historial completo de intervenciones en un equipo es accesible con un clic. P. ej. el gerente de un taller multimarca encuentra en 10 segundos todas las intervenciones realizadas en el tractor de un agricultor cliente desde hace 3 años.
- Presupuesto de taller con piezas y mano de obra El presupuesto combina líneas de recambios (con referencia de catálogo) y líneas de mano de obra (tarifa fija o tiempo real). El cliente firma electrónicamente desde su teléfono. Una vez validado, las piezas se reservan y la orden de trabajo se crea para el técnico.
- Registro de tiempo de técnico por intervención Cada técnico registra sus horas directamente en la orden de reparación: inicio, fin, descripción del trabajo. El tiempo real se compara con el tiempo a tanto alzado previsto. A fin de mes, sabes exactamente lo que ha costado en mano de obra cada intervención.
- Consumo de piezas en la orden de reparación El técnico indica las piezas tomadas del stock para cada intervención. El stock se actualiza en tiempo real. La factura final se genera automáticamente desde la orden — todas las piezas consumidas y el tiempo invertido ya están registrados. P. ej. revisión de barco — aceite motor 5 L, filtro de aceite, filtro de combustible, correa — todo registrado en la orden, facturado automáticamente.
- Alertas de recordatorio y próxima revisión Configuras los intervalos de mantenimiento por tipo de equipo (cambio de aceite cada 10 000 km o 12 meses). El sistema genera automáticamente recordatorios a los clientes correspondientes cuando se acerca el vencimiento. Es facturación recurrente sin esfuerzo comercial.
- Garantía del fabricante vs intervención fuera de garantía Cada equipo registrado lleva su fecha de compra y plazo de garantía. En una solicitud de intervención, el sistema indica de inmediato si el equipo está en garantía — y distingue las intervenciones reembolsables por el fabricante de las facturables al cliente.
Distribution de pièces détachées & transporteurs
Para distribuidores de recambios (auto, agrícola, marino, industrial), Cybelia Cloud ERP gestiona el catálogo multi-proveedor, los precios por cliente y el envío con los principales transportistas.
- Catálogo multiproveedor con referencias cruzadas Una misma pieza puede tener varias referencias según los proveedores (OEM, alternativa, marca propia). Cybelia Cloud gestiona estas referencias cruzadas: el comercial busca por referencia de cliente o fabricante y encuentra inmediatamente la pieza al mejor precio en tu stock.
- Grilles tarifaires par type de client Tarifa pública, tarifa taller, tarifa concesionario, tarifa gran cuenta — cada segmento tiene su propia rejilla con descuentos automáticos. Un cliente profesional identificado obtiene automáticamente su precio sin cálculo manual.
- Conexión con transportistas (Correos, DHL, UPS, etc.) Desde el albarán, generas directamente la etiqueta de transporte: Correos, DHL Express, UPS, SEUR, MRW, GLS, DPD. El número de seguimiento se registra automáticamente en el pedido y se comunica al cliente por correo. P. ej. 15 pedidos enviados en 20 minutos — una etiqueta generada por pedido, un correo de seguimiento enviado automáticamente.
- Gestión de plazos de proveedor y disponibilidades En cada pedido de cliente, si la pieza no está en stock, el sistema indica el plazo habitual del proveedor y la fecha de disponibilidad estimada. Informas al cliente inmediatamente.
- Entrega parcial y gestión de pendientes Para pedidos con varias referencias, envías lo que está disponible inmediatamente y gestionas el pendiente automáticamente. La factura se emite a prorrata de las líneas entregadas.
- Devoluciones y cambios de piezas Un cliente devuelve una pieza no conforme o pedida por error: creas una nota de devolución desde el pedido original. El stock se reintegra, se genera el abono y el reembolso queda trazado.
EDI y API — Conexiones a proveedores y sistemas de terceros
Cybelia Cloud ERP ofrece conectores EDI y API para sincronizar tus catálogos de proveedores, automatizar tus pedidos y conectar cualquier sistema externo a tu ERP.
- Importación de catálogos de proveedores (EDI / fichero) ¿Tus proveedores ofrecen sus catálogos en CSV, Excel, XML o EDIFACT? Cybelia Cloud integra un módulo de importación que actualiza automáticamente las referencias, los precios de compra y las nuevas piezas en tu catálogo interno. P. ej. catálogo Kramp de 200 000 referencias actualizado mensualmente por importación automática.
- Pedidos a proveedores automatizados por EDI Cuando el stock alcanza el umbral de reaprovisionamiento, el pedido de compra puede enviarse directamente por EDI (ORDERS EDIFACT, XML, REST API) sin intervención humana. El proveedor acusa recibo, y la confirmación se integra automáticamente.
- API REST abierta para integraciones personalizadas Cybelia Cloud expone una API REST completa y documentada. Puedes conectar cualquier sistema de terceros: sitio e-commerce externo, aplicación móvil de campo, software de caja, plataforma marketplace, herramienta BI.
- Conexión con marketplaces (Amazon, etc.) Tu stock y pedidos se sincronizan con los principales marketplaces. Un pedido realizado en Amazon se crea automáticamente en Cybelia Cloud, el stock se decrementa y el envío se desencadena en el mismo flujo que tus pedidos directos.
- Integración con software TPV Si tienes un mostrador físico o una caja en taller, el módulo TPV integrado o los conectores de caja sincronizan las ventas del mostrador con tu stock en tiempo real. Los cobros suben automáticamente a contabilidad.
- Acompañamiento a medida para integraciones específicas Cada necesidad de conexión es única. El equipo de Cybelia Cloud analiza tu formato de datos y tu sistema destino, y te propone un conector adaptado — desarrollado y mantenido como un componente integrado en tu ERP.
Software vertical separado, ERP genérico o Cybelia Cloud ERP — ¿qué modelo elegir?
Tres formas de organizar el sistema de información de tu pyme, tres niveles de servicio, tres realidades muy diferentes para tu empresa. Esto es lo que cambia en concreto.
| Software vertical separado (Sage, A3, etc.) | vs | ERP genérico + integrador | vs | Cybelia Cloud ERP |
|---|---|---|---|---|
| ✗Varios softwares (contabilidad, presupuestos, stock, nómina) que se comunican por exportaciones CSV — riesgo permanente de doble entrada | ~Plataforma unificada pero personalización y configuración a tu cargo — presupuesto imprevisible | ✓Plataforma unificada verticalizada UE — una sola base, datos compartidos entre todos los módulos | ||
| ✗Configuración nacional a tu cargo en cada software — IVA, FACe, SEPA por recombinar | ~El integrador configura el país — cuenta varias semanas o meses de servicios facturados | ✓Todo preconfigurado: PGC, IVA, SEPA, FACe, Facturae, modelo 347, NIF/CIF | ||
| ✗Coste total acumulado: licencias separadas + interfaces + mantenimiento × N softwares | ~Licencias + honorarios de integrador + mantenimiento — presupuesto a menudo superior a la estimación inicial | ✓Suscripción todo incluido, predecible, adaptada a pymes — sin sorpresas de licencias | ||
| ✗Varios interlocutores (editores, revendedores, soportes) — pérdida de información entre ellos | ~Interlocutor único en el integrador, pero rara vez conoce tu sector de actividad | ✓Interlocutor único, multilingüe, que conoce tu configuración y tu sector | ||
| ✗Módulos sectoriales (subvenciones, reparación, recambios, EDI): a comprar por separado o inexistentes | ~Disponibles pero selección, prueba e integración a cargo del integrador — facturados por jornada | ✓Módulos sectoriales ya integrados y probados: subvenciones, taller, recambios, EDI proveedores | ||
| ✗Alojamiento que gestionar por software o en tu propia infraestructura — responsabilidad dispersa | ~Alojamiento a menudo subcontratado o no controlado por el integrador | ✓Alojamiento UE incluido, copias de seguridad diarias, actualizaciones gestionadas | ||
| ✗Facturas PDF de proveedores: entrada manual en cada software afectado | ~OCR a veces ofrecido como opción de pago, sin IA contextual ni aprendizaje | ✓OCR con IA incluido — IA soberana Cybelia Cloud + Claude opcional + reglas híbridas. Facturas PDF automatizadas | ||
| ✗Agentes de IA autónomos: inexistentes en los softwares verticales tradicionales | ~Chatbot a veces disponible, pero sin capacidad de acción en el ERP ni aprendizaje | ✓Compañeros de IA incluidos — agentes autónomos con rol, derechos controlados, memoria y ejecución de tareas reales | ||
| ✗Alojamiento y cumplimiento RGPD a menudo extranjeros u opacos | ~Alojamiento variable según el editor — a menudo fuera de la UE | ✓Alojamiento soberano UE, cumplimiento RGPD nativo, datos que permanecen en territorio europeo |
Preguntas frecuentes
Las preguntas que se hacen los directivos antes de elegir un ERP — con respuestas directas.
Para una pyme o autónomo, la elección central está entre software vertical separado (Sage contabilidad, software de presupuestos, software de stock…) y una plataforma integrada. Cybelia Cloud ERP centraliza todo en un solo sistema: ventas, facturación, stock, contabilidad, proyectos y RR. HH. comparten los mismos datos. Un presupuesto introducido una vez genera automáticamente el pedido, la entrega y la factura — sin reintroducción entre softwares.
Oui. Cybelia Cloud ERP integra de forma nativa: Plan General Contable (PGC), declaración de IVA con plan de impuestos interactivo, formato Facturae para facturación electrónica, ficheros SEPA (SCT y SDD) para pagos, FACe para administraciones públicas, NIF/CIF en todos los documentos, y modelo 347 para declaraciones de operaciones. El SII (Suministro Inmediato de Información) y el fichero de auditoría son exportables en un clic para inspecciones tributarias.
Sí, y es uno de los sectores para los que Cybelia Cloud ERP está particularmente adaptado. El módulo de subvenciones integra los importes de las ayudas de rehabilitación y las subvenciones de eficiencia energética directamente en los presupuestos: el importe neto restante se calcula automáticamente y mostrado claramente al cliente. Las obras se gestionan como proyectos con seguimiento de horas, materiales y rentabilidad. La firma electrónica permite al cliente validar el presupuesto en obra desde su teléfono.
Cybelia Cloud ERP genera facturas en formato Facturae (PDF con datos XML integrados) — el estándar adoptado por la UE para la facturación electrónica B2B. Para administraciones públicas, el formato UBL 2.1 compatible con FACe FACe está disponible. Estos formatos se activan por defecto sin desarrollo adicional. En recepción, las facturas de proveedores en formato Facturae se leen automáticamente — los datos se extraen sin entrada manual.
Sage y otras soluciones puntuales son softwares especializados (contabilidad, nómina, facturación) que necesitan exportaciones/importaciones para comunicarse. Cybelia Cloud ERP es una plataforma unificada: una sola base de datos, una sola interfaz. Una factura validada genera automáticamente los asientos contables. Un pago recibido concilia la factura sin manipulación. La contabilidad está al día permanentemente, sin sincronización entre módulos separados.
Hay que distinguir la instalación técnica de la puesta en explotación efectiva. La verticalización permite una instalación técnica rápida (unos minutos para cargar los módulos, crear los grupos de usuarios, configurar las tareas planificadas). La puesta en explotación — configuración del catálogo de productos, importación de la base de clientes, calibración de reglas de negocio (comisiones, subvenciones energéticas, listas de precios), formación de equipos — se extiende después durante unas semanas según el tamaño de la empresa y la complejidad de la actividad. El equipo Cybelia Cloud te acompaña con un plan estructurado.
Sí. Cybelia Cloud ERP está alojado en servidores físicamente situados en la UE. Tus datos no salen del territorio europeo. El sistema cumple con el RGPD: gestión de derechos de acceso por usuario, trazabilidad de todas las modificaciones, exportación de datos personales bajo petición. Las copias de seguridad son automáticas y diarias.
¿Quieres ir más lejos?
Cada empresa tiene su propio contexto operativo. Una conversación de 30 minutos permite identificar los módulos prioritarios, evaluar los puntos de integración con tus herramientas existentes y estimar el beneficio concreto para tu actividad.
Solicitar una demostración Descargar la documentación PDFCybelia Cloud ERP — Funcionamiento detallado por área de negocio
Cybelia Cloud ERP describe aquí con precisión cada funcionalidad: lo que tú haces, lo que Cybelia Cloud hace por ti, y lo que obtienes en términos concretos. Esta referencia está dirigida a directivos y responsables que quieren evaluar el impacto real en su actividad — sin jerga informática.
💡 La IA es opcional. Todos los módulos de negocio (ventas, facturación, stock, contabilidad…) son independientes. Activas la IA cuando quieras.
Un presupuesto introducido una vez alimenta el pedido, la entrega, la factura y la contabilidad. Cero reintroducción.
PGC, IVA, SEPA, FACe, Facturae, modelo 347, subvenciones energéticas, NIF/CIF — preconfigurado.
Tus facturas PDF de proveedores son leídas e importadas automáticamente por la IA soberana Cybelia Cloud o Claude.
Crea empleados de IA que reciben instrucciones y las ejecutan en Cybelia Cloud: búsqueda, creación, actualización, correos.
Activa solo lo que necesitas. Añade los otros módulos al ritmo de tu crecimiento.
La IA en el corazón de tu ERP — tres innovaciones incluidas
Cybelia Cloud ERP integra de forma nativa un módulo OCR con IA, una asistente conversacional Cybele, y auténticos agentes de IA autónomos — con la opción de utilizar la IA soberana Cybelia Cloud o Claude (Anthropic) para los casos que requieren máxima potencia.
OCR Facturas — entrada automatizada
Sube una factura PDF de proveedor. La IA lee el documento, identifica al proveedor, extrae todas las líneas, el número de factura, la fecha y los totales base/total — luego crea la factura en Cybelia Cloud en segundos.
- ✓ IA soberana Cybelia Cloud — incluida, alojada en UE, RGPD nativo
- ✓ Claude (Anthropic) opcional — para casos complejos
- ✓ Modo híbrido IA + reglas de extracción — fiabilidad máxima
- ✓ Coincidencia automática de productos (código de barras, referencia)
- ✓ Formatos: PDF, JPG, PNG — incluidas facturas en papel escaneadas
Cybele — Tu asistente de IA 24/7
Cybele se integra en dos entornos distintos: dentro de Cybelia Cloud para tus colaboradores internos, y en tu sitio web como chatbot para tus prospectos — con identidades y datos estrictamente separados.
- ✓ Interno: responde basándose en los datos de tu empresa (RAG)
- ✓ Externo: acoge a tus prospectos en el sitio web
- ✓ Sin fugas de datos internos al exterior
- ✓ IA soberana Cybelia Cloud o Claude opcional
- ✓ Voz integrada (micro + síntesis de voz es-ES)
Compañeros de IA — Agentes que trabajan por ti
Los Compañeros de IA son empleados virtuales configurados con un rol, una misión y derechos Cybelia Cloud. Les das una instrucción en lenguaje natural. La ejecutan de forma autónoma en tu ERP.
- ✓ Instrucción en lenguaje natural → ejecución autónoma
- ✓ Actúa bajo la identidad de un usuario dedicado (derechos controlados)
- ✓ IA soberana Cybelia Cloud por defecto, Claude opcional
- ✓ Memoria de aprendizaje — mejora con cada tarea
- ✓ Historial completo, reproducible, auditable
la saisie des factures proveedores
sin pausas ni vacaciones
(versión soberana incluida)
ni configuración compleja
Compañeros de IA que actúan en tu ERP como auténticos empleados
Imagina un contable, un comercial, un gestor de stock o un asistente que nunca duerme, nunca está ausente y ejecuta sus tareas de forma autónoma en tu ERP.
Le confías: "Procesa todas las facturas de proveedores pendientes, conciliarlas con los pedidos de compra y señala las diferencias superiores al 5 %." Ejecuta, verifica los importes, registra las anomalías y te envía un informe.
Le confías: "Identifica todos los presupuestos vencidos este mes, redacta un correo de recordatorio personalizado para cada cliente y envíalo."
Le confías: "Comprueba los niveles de stock críticos, crea los pedidos de compra necesarios y envíalos."
Le confías: "Genera el informe de tesorería prevista a 60 días y envíalo al director cada lunes por la mañana."
Le confías: "Analiza los tickets de Helpdesk abiertos más de 48 h sin respuesta, redacta un mensaje y reclama al técnico."
Dale un nombre, un rol, una misión y derechos precisos. Recibe tus instrucciones en lenguaje natural y las ejecuta dentro del alcance definido. Cada tarea queda registrada y alimenta su memoria de aprendizaje.
¿Cómo funciona un Compañero de IA?
Escribes en lenguaje natural lo que el compañero debe hacer.
La IA descompone la tarea y planifica los pasos.
Busca, crea, actualiza y envía mensajes en Cybelia Cloud.
El resultado se muestra, la tarea queda registrada, el agente aprende.
Comercial y Ventas
Del primer contacto al pedido confirmado, entregado y facturado.
Presupuestos y pedidos
Crea, envía y sigue tus presupuestos desde un catálogo de productos estructurado. Cada presupuesto es trazable, versionado y convertible en pedido con un clic.
- Plantillas de presupuesto reutilizables Defines una vez un presupuesto modelo — lista de productos, cantidades habituales, condiciones comerciales, maquetación. Para una nueva venta similar, la plantilla rellena previamente todas las líneas. Solo ajustas lo que cambia. P. ej. un instalador crea una plantilla "Caldera de gas estándar" — cada nueva obra parte de esa base.
- Firma electrónica integrada Envías el presupuesto por correo. El cliente hace clic en el enlace, ve el PDF, escribe su nombre y firma con el ratón o el dedo. La firma se registra con marca de tiempo y dirección IP. El pedido se confirma automáticamente en Cybelia Cloud sin intervención por tu parte. P. ej. presupuesto enviado por la mañana, firmado desde el teléfono del cliente por la tarde — pedido creado automáticamente sin recordatorio.
- Versionado de revisiones Cuando un presupuesto se modifica (nueva versión tras una negociación), la anterior se conserva. Consultas en cualquier momento las diferencias entre v1 y v3 y sabes qué versión aceptó el cliente.
- Condiciones formalizadas con prueba de consentimiento Tus condiciones generales están integradas al pie del PDF del presupuesto. En línea, el cliente debe marcar "Acepto las condiciones" antes de firmar. La aceptación se registra con fecha y hora. Ante una disputa, la prueba está inmediatamente disponible.
- Fecha de caducidad y aviso automático Defines un período de validez por defecto (p. ej. 30 días). Tres días antes de la expiración, el sistema envía automáticamente un correo de recordatorio al cliente. El panel lista los presupuestos próximos a expirar.
- Impresión sin precio (presupuesto de campo) Para prospección de campo o licitaciones donde no quieres mostrar los precios unitarios, una opción permite imprimir el presupuesto sin las columnas de precio manteniendo las referencias y descripciones.
Tarificación y descuentos
Gestiona rejillas tarifarias múltiples por cliente, canal o período. Los descuentos están enmarcados, trazados y aplicados automáticamente según reglas que defines.
- Listas de precios por segmento de cliente Creas tantas listas como necesites: tarifa pública, distribuidor, gran cuenta, exportación, estacional. A cada cliente se le asigna su lista. Los precios se aplican automáticamente al presupuesto — sin hoja de cálculo que consultar. P. ej. un mayorista aplica automáticamente un descuento del 15 % a sus distribuidores certificados.
- Descuento triple acumulativo (D1 × D2 × D3) Para sectores donde la tarificación por estratos es habitual (distribución, comercio), cada línea puede llevar tres descuentos aplicados sucesivamente. El precio neto se calcula automáticamente. P. ej. descuento catálogo 10 % × descuento volumen 5 % × descuento campaña 3 % = precio neto calculado en tiempo real.
- Cálculo del precio desde el margen objetivo En lugar de introducir un precio de venta, introduces el margen objetivo (p. ej. 35 %). El sistema calcula el precio de venta teniendo en cuenta el precio de compra real. Útil para presupuestos a medida o proyectos donde el margen debe garantizarse.
- Importe mínimo de pedido Defines un umbral por debajo del cual un pedido genera una alerta o se bloquea. Si un cliente realiza un pedido de 45 € sobre un mínimo de 100 €, el sistema le informa antes de la validación.
- Validez temporal de las tarifas Una lista de precios puede tener fecha de inicio y de fin. Al vencer, las tarifas anteriores se reanudan automáticamente. Útil para campañas promocionales o revisiones anuales.
CRM y seguimiento de oportunidades
Gestiona tu pipeline comercial con una vista Kanban por etapa, previsiones de facturación y recordatorios planificados para cada prospecto.
- Pipeline visual por etapa Cada oportunidad es una tarjeta que arrastras de una columna a otra (Nuevo contacto → Presupuesto enviado → Negociación → Ganado/Perdido). Ves el número de oportunidades por etapa y el importe total en juego en cada columna.
- Previsión de facturación Cada oportunidad tiene un importe estimado y una tasa de probabilidad. El sistema calcula automáticamente la facturación prevista del mes y del trimestre (importe × probabilidad). P. ej. 3 oportunidades a 8 000 € con 70 % de probabilidad = 16 800 € de facturación prevista.
- Próxima actividad obligatoria El sistema no permite que una oportunidad quede sin próxima acción planificada. Cada oportunidad debe tener una actividad (llamada, correo, reunión) con fecha límite. Las oportunidades "con actividad atrasada" se marcan en rojo.
- Grupos de empresa (holding / filiales) Si tratas con una matriz y varias filiales, vinculas los contactos a su grupo de empresa. El CRM agrega entonces las oportunidades a nivel de grupo.
- Análisis de conversión por origen El sistema registra el origen de cada oportunidad (sitio web, feria, red, recomendación…). Identificas qué canal genera más facturación convertida.
- Tabla dinámica de ventas desde la ficha del cliente Un botón "Análisis de ventas" en la ficha del cliente abre una tabla dinámica: facturación por producto, período, comercial. Sin exportación a Excel.
Portal del cliente
Tu cliente dispone de un acceso seguro a sus documentos y pedidos. Puede firmar, descargar, seguir y pagar — sin llamar a tu equipo.
- Seguimiento de pedido en autoservicio El cliente se conecta y ve el estado de su pedido en tiempo real: en preparación, enviado, entregado. Ya no necesita llamar para saber dónde está su entrega. Reducción de llamadas entrantes de seguimiento.
- Descarga de documentos Presupuestos, confirmaciones de pedido, albaranes, facturas — todos los documentos están disponibles en PDF desde el portal, incluidos los documentos antiguos.
- Búsqueda por referencia de cliente Tu cliente tiene su propia referencia de pedido (p. ej. PO-2024-0512). Puede introducir esta referencia para encontrar su pedido directamente, sin conocer tu numeración interna.
- Propagación del comercial al contacto Cuando un cliente lo lleva un comercial, este comercial se propaga a todos sus contactos. Coherencia garantizada sin entrada manual.
Flujo automático: de la firma del presupuesto al cobro
Cuando un presupuesto se confirma (manualmente o por firma electrónica), toda la cadena se desencadena sin intervención adicional: preparación de stock, envío, facturación, reclamación de pago.
Facturación, Pagos y Cobro
De la emisión de la factura hasta el cobro, con avisos automatizados y cumplimiento europeo completo.
Emisión de facturas a clientes
La facturación se genera desde los pedidos entregados o los servicios prestados. Cumple los requisitos legales españoles y los formatos electrónicos obligatorios.
- Factura generada desde el pedido Desde un pedido entregado, haces clic en "Crear factura". Todas las líneas (productos, cantidades, precios, descuentos, IVA) se traen automáticamente. Verificas, validas y envías. La entrada manual de líneas queda eliminada.
- Factura electrónica (Facturae / UBL) Tus facturas se generan en formato Facturae o UBL 2.1, conforme a las obligaciones de facturación electrónica para administraciones públicas (FACe) y a los futuros requisitos B2B.
- Anticipo y facturación en varias etapas Para un contrato u obra importante, facturas en varias etapas: un anticipo al pedido, una certificación intermedia, luego el saldo. Cada anticipo se deduce automáticamente de la factura final. P. ej. obra de 15 000 € — anticipo 4 500 €, certificación intermedia 7 500 €, saldo 3 000 € a la recepción.
- Importe pendiente de facturar en tiempo real En cada pedido, una línea indica permanentemente el importe ya facturado y el importe restante. Para empresas que entregan y facturan en varias veces, este indicador evita olvidos a fin de mes.
- Método de transmisión por cliente Cada cliente tiene un método de recepción preferido: correo directo, portal cliente, papel, EDI. Esta preferencia se registra una vez y se usa el canal correcto automáticamente.
- Numeración secuencial conforme La numeración cumple las reglas contables españolas: secuencia continua, sin saltos, sin modificación posible tras validación. En caso de error, solo un abono puede corregir una factura validada — protección ante una inspección fiscal.
Cobros y avisos automatizados
El sistema vigila los vencimientos y desencadena los avisos según un calendario que configuras. Ya no tienes que vigilar manualmente las facturas impagadas.
- Niveles de aviso progresivos Configuras varios niveles de escalado: nivel 1 (D+3 tras vencimiento) = correo de recordatorio; nivel 2 (D+15) = correo más firme; nivel 3 (D+30) = carta de requerimiento formal. Cada nivel puede desencadenar una acción distinta (correo, carta postal, bloqueo de nuevos pedidos).
- Panel de cobros Una vista dedicada lista todas las facturas vencidas, ordenadas por antigüedad e importe. Para cada línea ves el cliente, la factura, los días de retraso, y los avisos ya enviados.
- Historial completo por cliente En la ficha de cada cliente, todos los avisos enviados se registran con fecha, nivel y contenido. Ante una disputa o llamada del cliente, ves de inmediato cuándo se le ha reclamado y por qué importe.
- Intereses de demora automáticos Si tus condiciones contractuales prevén intereses de demora (tipo legal o contractual), el sistema los calcula automáticamente a partir del día de impago. La factura de intereses puede generarse sin cálculo manual.
- Estado "pago en curso" Cuando se inicia un pago (transferencia emitida, cheque enviado) pero aún no se ha recibido, la factura pasa al estado "Pago en curso". Ya no genera recordatorios automáticos. Este estado intermedio evita avisos inoportunos.
Pagos y SEPA
Prepara tus ficheros de transferencia y adeudo SEPA directamente desde Cybelia Cloud. Gestiona los mandatos, los rechazos y la conciliación bancaria desde una interfaz única.
- Transferencias SEPA (fichero XML PAIN.001) Selecciona las facturas de proveedores a pagar. El sistema genera un fichero XML PAIN.001 compatible con todas las entidades bancarias españolas. Lo importas en tu interfaz bancaria. Todas las facturas seleccionadas se marcan como pagadas y los asientos contables se crean automáticamente.
- Adeudos SEPA (SDD) con mandatos Para tus clientes que pagan por domiciliación, registras su mandato (referencia, IBAN, BIC). En cada vencimiento, el fichero de adeudo se genera automáticamente.
- Método de pago por defecto por cliente Registras una vez en la ficha del cliente su método de pago habitual (transferencia, domiciliación, cheque, tarjeta) y el plazo de pago (30 días, fin de mes, contado). Estos datos se reutilizan automáticamente.
- Conciliación bancaria semiautomática Importas tu extracto bancario (CSV, OFX o sincronización directa). El sistema propone automáticamente coincidencias entre las líneas del extracto y los pagos registrados. Validas las propuestas correctas con un clic.
- Sincronización con bancos principales Conexión directa con BBVA, Santander, CaixaBank, Sabadell, ING, Bankinter y otras entidades bancarias españolas. Las nuevas transacciones aparecen en la interfaz de conciliación sin importación manual.
Compras y Proveedores
Pilota tus aprovisionamientos, controla la coherencia de las facturas recibidas y domina tus desembolsos.
Pedidos a proveedores
De la solicitud de compra interna al pedido enviado al proveedor, con flujo de validación, recepción y control de factura.
- Solicitud de compra interna Un colaborador identifica una necesidad y crea una solicitud de compra. Se somete al responsable para su aprobación. Una vez validada, se convierte en pedido de compra y se envía al proveedor. Sin compras fuera del sistema — cada gasto queda trazado.
- Flujo de aprobación por umbral Defines reglas: las compras por debajo de 500 € las autoriza el jefe de departamento; por encima de 2 000 €, se requiere la validación del director. El sistema notifica al aprobador correspondiente y bloquea el pedido hasta la validación.
- Condiciones de proveedor registradas En cada ficha de proveedor, registras sus condiciones: plazo habitual de entrega, mínimo de pedido, condiciones de pago. Estos datos se aplican automáticamente a cada pedido.
- Recepción parcial y seguimiento de pendientes Si un proveedor entrega parcialmente (p. ej. 8 unidades de 10), registras la recepción parcial. El pedido de compra queda abierto para las 2 unidades restantes. El sistema señala los pendientes en espera.
- Conciliación a 3 vías (pedido / recepción / factura) Cuando recibes una factura de proveedor, el sistema la compara automáticamente con el pedido de compra y el albarán de recepción. Si las cantidades o los precios no coinciden, se levanta una alerta. P. ej. pedido de 100 unidades a 12 € — la factura indica 102 unidades a 12,50 €. La diferencia se señala inmediatamente.
- Imputación analítica desde el pedido Cada línea de compra puede imputarse a un proyecto, obra, centro de coste o departamento. Esta imputación se propaga a la recepción y a la factura. El coste real de cada proyecto se conoce en tiempo real.
Importación y OCR de facturas de proveedores
Reduce la entrada manual de facturas recibidas. El sistema extrae automáticamente los datos de los PDF, ya sean estructurados (Facturae) o no estructurados (facturas en papel escaneadas).
- Importación automática Facturae / UBL Si tu proveedor envía una factura en formato Facturae (XML) o UBL 2.1, el sistema lee los datos directamente del fichero XML: proveedor, NIF, líneas, importes, IVA, IBAN. La factura se crea en segundos sin ninguna entrada manual.
- OCR asistido por IA Para facturas PDF no estructuradas (papel escaneado, PDF imagen), el módulo OCR utiliza IA para extraer los datos: cabecera de proveedor, líneas de productos con referencias, cantidades, precios unitarios y total. La IA maneja diseños variados sin reglas que programar.
- Soporte de formatos específicos de proveedores Algunos proveedores (p. ej. Kramp) usan formatos PDF propietarios con separadores de columna no estándar. Se configuran reglas de extracción específicas para estos proveedores, permitiendo una lectura fiable de las líneas de productos. P. ej. factura Kramp con 45 líneas extraídas automáticamente, referenciadas cruzadamente con tu catálogo interno.
- Verificación antes de validar Tras la extracción, todos los datos se muestran en un formulario de verificación. Corriges los posibles errores de extracción antes de validar la factura. Ningún asiento contable se crea sin tu validación explícita.
Stock y Logística
Gestiona tus niveles de stock, planifica los reaprovisionamientos y pilota tus envíos con precisión.
Gestión de stock
Stock valorizado en tiempo real, con trazabilidad completa de movimientos — de la compra al proveedor hasta la entrega al cliente.
- Valorización en tiempo real (PMP o FIFO) Cada movimiento (entrada, salida, traspaso interno) se valoriza al instante según el método elegido: precio medio ponderado o FIFO. El valor de tu stock está disponible permanentemente sin esperar al cierre mensual.
- Reglas de reaprovisionamiento automático Para cada producto, defines un stock mínimo y un stock máximo objetivo. Cuando el stock cae por debajo del mínimo, se genera automáticamente una solicitud de compra al proveedor habitual. P. ej. un stock de tornillos M8 baja de 100 unidades → solicitud de compra de 500 unidades creada automáticamente.
- Trazabilidad por lote y número de serie Para productos sujetos a trazabilidad (alimentario, médico, electrónica, equipos en garantía), cada unidad o lote se sigue desde la entrada en stock hasta la entrega. Ante una retirada, identificas en segundos qué clientes recibieron un lote defectuoso.
- Inventarios cíclicos por zona En lugar de un inventario anual completo (costoso y disruptivo), planificas inventarios cíclicos por ubicación o categoría. Cada semana, una zona se inventaría. Las diferencias se detectan continuamente sin parar la actividad.
- Productos sustitutos Para cada producto, defines uno o varios sustitutos. Si el producto pedido está agotado durante la preparación, el preparador ve automáticamente los sustitutos disponibles y puede proponerlos al cliente.
- Estados de producto (activo, fin de vida, obsoleto) Cada producto tiene un estado en su ciclo de vida. Un producto "fin de vida" sigue siendo vendible pero ya no se pide. Un producto "obsoleto" se oculta de los catálogos y presupuestos.
Preparación y envíos
Las listas de picking se generan automáticamente desde los pedidos. Cada envío se documenta con la información logística necesaria.
- Lista de picking automática En cuanto se confirma un pedido de cliente, se crea una lista de picking en el módulo de stock. Lista los productos a recoger, sus ubicaciones y cantidades. El preparador valida sobre la marcha — el stock se actualiza en tiempo real.
- Cálculo automático del volumen de los bultos Introduces las dimensiones (L × An × Al) y el peso de cada producto. En cada albarán, el volumen total y el peso total se calculan automáticamente. P. ej. pedido de 24 cajas de 0,04 m³ cada una = 0,96 m³ mostrado automáticamente.
- Propagation des notes de entrega Las instrucciones especiales introducidas en el presupuesto ("entregar entre 8 h y 12 h", "acceso por la puerta trasera", "contactar con D. García") se trasladan automáticamente a la lista de picking y al albarán.
- Gestión de direcciones múltiples Un cliente puede tener una dirección de facturación y varias direcciones de entrega (distintos sitios, obras, almacenes). Cada pedido indica la dirección de entrega correspondiente.
- Imputación analítica de salidas de stock Cada salida de stock se imputa automáticamente al proyecto, obra o cliente correspondiente. A fin de mes, ves exactamente el valor de los materiales consumidos por proyecto.
Contabilidad y Finanzas
Contabilidad integrada conforme al PGC español, con herramientas de declaración de IVA, conciliación bancaria y control financiero.
Contabilidad general
Los asientos se generan automáticamente desde las facturas y los pagos. La contabilidad está permanentemente actualizada y es exportable a tu asesoría.
- Plan General Contable español El plan de cuentas cumple con el PGC español (grupos 1 a 8), compatible con los módulos de declaración de IVA. Instalado en la configuración inicial — sin entrada manual de cuentas.
- Asientos automáticos Cada validación de factura, pago, abono, descuento o transferencia genera los asientos contables sin intervención humana. El libro mayor está actualizado en tiempo real. Tu asesor contable accede a datos coherentes sin esperar al cierre mensual.
- Columna de producto en los asientos En el libro mayor y el balance, cada asiento de venta indica el producto correspondiente. Filtras el libro mayor por producto para ver todas las ventas de un artículo en un período — sin exportación a Excel.
- Información de stock en los asientos Para movimientos de stock valorizados, el asiento contable lleva la referencia del producto, la cantidad y la ubicación. La conciliación entre el stock físico y las cuentas contables de stock queda facilitada.
- Exportación del fichero de auditoría (SII) La exportación del fichero de auditoría se genera con un clic en el formato esperado por la administración tributaria. Ante una inspección, proporcionas este fichero de inmediato. Tu asesor también puede importarlo en su software de revisión.
- Bloqueo de ejercicios Tras cerrar un ejercicio, lo bloqueas. Ningún asiento puede registrarse en un período cerrado, ni por descuido. Protección de la integridad de los datos históricos.
IVA y declaraciones fiscales
Verifica y prepara tus declaraciones de IVA desde informes interactivos. Los tipos, las cuentas y las posiciones fiscales están preconfigurados para empresas españolas.
- Plan de impuestos interactivo Este informe muestra para cada cuenta de impuesto los importes en debe, haber y saldo en el período elegido. Plegable por grupo (IVA repercutido, soportado, tipo 21 %, 10 %…). Verificas los importes antes de cumplimentar tu declaración sin exportación.
- Saldo de IVA por período Selecciona un mes o un trimestre: el informe muestra inmediatamente el total de IVA repercutido, el total de IVA soportado y el saldo a pagar (o el crédito a compensar). Filtrable por diario.
- Posiciones fiscales automáticas Según el estado del cliente (particular español, empresa UE con número de IVA, cliente fuera de UE), el sistema aplica automáticamente la posición correcta: IVA nacional, inversión del sujeto pasivo intracomunitaria, exención por exportación. Sin posibilidad de error de tipo si el cliente está bien registrado.
- NIF / CIF / DIR3 en los documentos El NIF/CIF de tu empresa y de tus clientes está registrado en sus fichas. Aparece automáticamente en las facturas, presupuestos y documentos oficiales — conforme a las obligaciones legales españolas.
- Modelo 347 (operaciones con terceros) El módulo genera automáticamente los datos necesarios para la declaración de operaciones con terceros (honorarios, comisiones y pagos a terceros). Los terceros afectados se identifican desde la contabilidad sin extracción manual.
Tesorería y conciliación bancaria
Importa tus extractos bancarios y reconcilialos con los pagos registrados. La conciliación es semiautomática y aprende.
- Importación CSV / XLSX de extractos bancarios Descargas tu extracto desde el banco y lo importas. El sistema reconoce las columnas (fecha, concepto, importe) y crea las líneas de conciliación. Compatible con los formatos de todas las entidades bancarias españolas (BBVA, Santander, CaixaBank, Sabadell, ING, Bankinter…).
- Sincronización directa con bancos fintech Si usas un banco fintech moderno, la conexión API importa automáticamente todas las nuevas transacciones. No tienes que exportar un fichero — las transacciones aparecen directamente en la interfaz de conciliación.
- Reglas de conciliación inteligentes Creas reglas: "cualquier transacción con el concepto 'ALQUILER OFICINA' por importe 1 200 € → imputar a la cuenta de Alquileres". Estas reglas se aplican en cada importación y aceleran el tratamiento de transacciones recurrentes.
- Informes de tesorería La posición de tesorería (saldo real + cobros esperados - pagos previstos) se calcula a partir de las facturas pendientes y los pagos planificados. Vista a 30 y 60 días sin hoja de cálculo.
Proyectos, Servicios y Contratos
Planifica tus proyectos, sigue las horas reales, gestiona los contratos recurrentes y pilota la rentabilidad en tiempo real.
Gestión de proyectos
Cada proyecto se desglosa en tareas, asignadas a miembros del equipo, planificadas en el tiempo y seguidas en términos de avance y carga.
- Vista Gantt / Línea de tiempo Cada tarea se representa como una barra en un calendario. De un vistazo ves si se cumplen los plazos, dónde está el camino crítico, y qué tareas pueden adelantarse sin impactar la fecha de entrega.
- Roles y asignación de recursos Defines los roles necesarios para cada proyecto (Jefe de proyecto, Técnico, Consultor, Subcontratista). Cada tarea se asocia a un rol y a una persona. El sistema señala las tareas sin responsable.
- Visualización de la carga prevista Antes de asignar un recurso a una nueva tarea, consultas su carga en las próximas semanas. Si ya está al 100 % en la semana 12, evitas la sobreasignación sin reunión de coordinación.
- Etapas por defecto por proyecto Cada proyecto puede tener sus propias etapas de tareas ("Por planificar → En curso → En espera de cliente → Terminado"). Estas etapas son independientes de los otros proyectos.
- Wiki de proyecto integrado Cada proyecto dispone de un espacio documental (wiki) donde redactas las actas de reunión, los procedimientos, las decisiones importantes y la información de acceso. Accesible directamente desde la tarea correspondiente.
- Rentabilidad real por proyecto En cualquier momento, comparas para cada proyecto: horas presupuestadas vs reales, coste de materiales previsto vs real, margen previsto vs actual. Si un proyecto se desvía, lo detectas durante la ejecución.
Hojas de tiempo y facturación por trabajo realizado
Los colaboradores registran sus horas directamente en Cybelia Cloud. Estas horas alimentan la facturación, el cálculo de rentabilidad y las exportaciones de nómina.
- Registro de tiempos por tarea Cada colaborador registra sus horas directamente en la tarea correspondiente: fecha, duración, descripción. La entrada lleva menos de un minuto por ítem. Accesible desde el navegador, la aplicación móvil o directamente desde el temporizador integrado en la tarea.
- Vista de calendario de las hojas de tiempo Las hojas de tiempos pueden visualizarse como un calendario semanal (como una agenda). Ves inmediatamente las jornadas completas, los días con poca entrada y los posibles olvidos.
- Facturación solo en tareas terminadas Para evitar facturar un trabajo no entregado, configuras que una línea de pedido solo pueda facturarse si la tarea asociada está marcada como "Terminada". La facturación refleja exactamente el trabajo entregado.
- Contratos de servicios recurrentes Para suscripciones de mantenimiento, soporte o gestión, creas un contrato recurrente. Cada mes o trimestre, Cybelia Cloud genera automáticamente el pedido de renovación y la facturación. P. ej. contrato de mantenimiento mensual de 350 € → pedido y factura creados automáticamente el 1 de cada mes.
- Exportación de hojas de tiempo Bajo petición, generas un informe PDF de las hojas de tiempos por proyecto, período y colaborador. Utilizable para justificar la facturación al cliente o para la nómina.
Helpdesk y gestión de intervenciones
Centraliza las peticiones de clientes (postventa, soporte, intervención), define niveles de servicio, y factura las horas de tratamiento directamente desde el ticket.
- Creación de tickets multicanal Un ticket puede crearse desde: un correo entrante (convertido automáticamente), un formulario en tu sitio web, el portal de cliente o manualmente por tu equipo. Todas las fuentes desembocan en la misma cola de tratamiento.
- SLA y plazos de tratamiento Defines compromisos de plazo por tipo de ticket: "Prioridad crítica: atención en menos de 2 h", "Estándar: respuesta en 24 h". El sistema calcula automáticamente los plazos restantes y marca en rojo los tickets que superan el SLA.
- Vinculado al contrato o al producto Cada ticket está vinculado al pedido, producto o contrato de mantenimiento correspondiente. Ves de inmediato si el cliente está en garantía, si tiene un contrato de soporte activo, y qué intervenciones se han realizado ya en este equipo.
- Facturación de horas de intervención Las horas dedicadas a un ticket (diagnósticos, intervenciones, llamadas) se registran directamente. Si la intervención está fuera de garantía o de contrato, se genera una factura desde el ticket con un clic.
- Base de conocimiento Las soluciones a problemas recurrentes se redactan una vez en la base de conocimiento y se adjuntan al ticket correspondiente. Cuando un problema similar reaparece, el técnico encuentra la respuesta en segundos.
Recursos Humanos y Gestión del Tiempo
Centraliza la información de los empleados, gestiona los gastos, el tiempo de trabajo y las comisiones comerciales desde un único sistema.
Fichas de empleados y documentos RR. HH.
Cada colaborador dispone de un expediente digital centralizado que contiene su información contractual, sus documentos administrativos y sus datos de nómina.
- Ficha de empleado completa La ficha centraliza toda la información: datos personales, contacto, puesto, departamento, responsable, datos bancarios (IBAN para transferencia de nómina), número de Seguridad Social. Estos datos alimentan las nóminas y las exportaciones legales.
- Campo de documento DMS en la ficha de empleado Directamente en la ficha de RR. HH., adjuntas los documentos del colaborador: contrato de trabajo, anexos, certificado mercantil para autónomos, certificaciones profesionales, DNI. Accesibles con un clic.
- Denominaciones de puesto normalizadas Creas una lista de denominaciones de puesto usadas en tu empresa. Cada colaborador se vincula a un puesto de esta lista. Esta normalización se usa para las exportaciones de nómina y las declaraciones sociales.
- Nombre y apellidos distintos El sistema gestiona por separado el nombre y los apellidos para todas las personas físicas. Permite una ordenación alfabética correcta, fórmulas de cortesía personalizadas y un cumplimiento del RGPD facilitado.
Notas de gastos
Los colaboradores registran sus gastos desde su teléfono. El responsable valida, contabilidad integra, la nómina reembolsa — sin ningún intercambio de papel.
- Entrada móvil con foto del justificante El colaborador fotografía su ticket o factura desde la aplicación móvil Cybelia Cloud. Introduce el importe, la categoría (comida, transporte, alojamiento) y el proyecto correspondiente. El justificante se archiva digitalmente.
- Flujo de aprobación jerárquico La nota de gastos se envía al responsable. Este recibe una notificación, revisa los justificantes y valida o rechaza. Tras la validación, va a contabilidad. Cada paso queda registrado con fecha y aprobador.
- Etiquetas analíticas sobre gastos Cada nota de gastos puede etiquetarse con una o varias etiquetas analíticas ("Feria 2024", "Prospección Cataluña", "Formación"). Estas etiquetas permiten agrupar y analizar los gastos por eje transversal.
- Integración directa con nómina Una vez validadas, las notas de gastos se transmiten automáticamente al módulo de nómina. El reembolso se integra en la nómina del mes, con el detalle de cada gasto.
Comisiones comerciales
Calcula automáticamente las comisiones debidas a tus comerciales sobre la base de las ventas realizadas, según reglas configurables por persona o equipo.
- Reglas de comisión configurables Defines las reglas: tasa fija (p. ej. 3 % de la facturación), tasa progresiva por tramos (3 % hasta 50 000 €, 5 % por encima), o cálculo sobre el margen realizado. Cada comercial puede tener sus propias reglas.
- Activación en facturación o en cobro Según tu política comercial, la comisión se calcula bien a la fecha de facturación, bien únicamente cuando se recibe el pago del cliente (regla más prudente para clientes de riesgo). Configurable por regla.
- Integración automática con nómina A fin de mes, las comisiones calculadas se transmiten automáticamente al módulo de nómina de cada comercial. El importe aparece como línea distinta en la nómina.
- Panel del comercial Cada comercial ve en tiempo real sus comisiones en acumulación, validadas y ya abonadas. Esta transparencia reduce las disputas y motiva al equipo comercial.
Comunicación y Marketing
Segmenta tus clientes, envía campañas dirigidas y analiza los resultados — sin herramientas externas.
Email marketing y listas de difusión
Crea campañas de correo desde Cybelia Cloud, sobre listas segmentadas y actualizadas automáticamente según los criterios de tu base de clientes.
- Listas dinámicas automáticas Creas una lista con criterios de filtrado ("todos los clientes que han comprado el producto X en los últimos 6 meses y situados en Madrid"). La lista se actualiza automáticamente en cada envío — no tienes que mantenerla manualmente.
- Contactos vinculados a la base Cybelia Cloud Los destinatarios proceden directamente de tu base de contactos (clientes, prospectos, proveedores). Toda modificación de datos se refleja inmediatamente — sin segunda base que mantener.
- Reenvío a no abridores Tras una campaña, identificas a los destinatarios que no han abierto. Puedes reenviarles el mismo correo con un asunto distinto con un clic, sin recrear la campaña. Mejora significativamente la tasa de lectura global.
- Etiquetas en pedidos para segmentación Puedes etiquetar tus pedidos con etiquetas personalizadas ("cliente VIP", "obra urgente", "descuento aplicado"). Estas etiquetas son utilizables como criterios de segmentación para tus campañas de marketing.
Notificaciones internas y actividades
Tu equipo recibe los eventos correctos en el momento correcto, sin pasar por correos internos o mensajería externa.
- Notificaciones push en tiempo real En cuanto ocurre un evento importante — pago recibido, presupuesto firmado, ticket atrasado, stock por debajo del mínimo — la persona afectada recibe una notificación en su interfaz Cybelia Cloud. Aparecen en tiempo real sin actualizar la página.
- Panel de actividades centralizado Una vista Kanban agrupa todas las actividades planificadas para el usuario conectado: llamadas que hacer, correos que enviar, presupuestos que reclamar, documentos que validar. Reemplaza los post-it y los memos informales.
- Notificaciones de mensajes de canal Cada discusión interna en Cybelia Cloud (sobre un presupuesto, una tarea, una factura) genera una notificación para los participantes. Sigues el avance de un expediente directamente en el hilo adjunto — sin buscar en tu buzón.
Infraestructura transversal
Gestión documental, sitio web, talleres, distribución de recambios y conectores EDI/API — bloques comunes a todas las actividades.
Gestión Documental Electrónica (DMS)
Todos tus documentos — contratos, facturas, planos, certificaciones — están centralizados en un espacio estructurado, vinculado a los objetos Cybelia Cloud correspondientes y accesible para las personas adecuadas.
- Campo de documento en cada objeto de negocio Cada objeto Cybelia Cloud (factura, pedido, ficha de empleado, asiento contable, proyecto) dispone de un campo documento. Adjuntas los archivos directamente donde tienen sentido, sin archivarlos en una carpeta de red desconectada del contexto de negocio.
- Espacio documental compartido con permisos Más allá de los documentos adjuntos a objetos, un espacio de gestión documental estructurado (árbol de carpetas) permite almacenar documentos transversales: procedimientos internos, plantillas, planos técnicos. Los permisos se definen por equipo o por rol.
- Búsqueda full-text Introduces una palabra clave (nombre de cliente, número de expediente, término contenido en un documento Word o PDF). El motor devuelve todos los documentos que contienen ese término, sea cual sea su ubicación.
- Versionado de documentos Cuando un documento se modifica y se vuelve a cargar, la versión anterior se conserva. Accedes al historial completo con las fechas de modificación y los autores. Restauración de una versión anterior con un clic.
Sitio web y e-commerce sincronizado
Tu sitio web Cybelia Cloud comparte la misma base de datos que tu ERP. Catálogo, stock, pedidos y clientes están sincronizados en tiempo real — sin doble entrada.
- Catálogo de productos sincronizado Todo producto que crees o modifiques en el ERP está inmediatamente disponible en el sitio web (si lo haces público). Precio, descripción, fotos, referencias técnicas — una sola entrada cubre los dos entornos.
- Stock en tiempo real en el sitio La disponibilidad mostrada en el sitio corresponde al stock real en Cybelia Cloud. Un producto sacado del stock para un pedido B2B ya no se ofrece en el sitio para un pedido en línea. Sin sobreventa posible.
- Pedidos en línea integrados en el flujo ERP Un pedido realizado en el sitio web sigue exactamente el mismo flujo que un pedido creado manualmente: confirmación, preparación, envío, facturación. Sin "módulo de e-commerce aparte" — es el mismo sistema.
- Tracker analítico soberano El tracker analítico soberano Cybelia Cloud está integrado en todas las páginas. Los datos de tráfico permanecen en tu infraestructura, alojados en la UE, conforme al RGPD — sin fugas a Google Analytics u otros trackers de terceros.
- Sitio 100 % con tu identidad Tu sitio es completamente de tu marca: diseño, identidad, avisos legales, pies de página, metadatos. Ninguna referencia técnica externa es visible en tus páginas públicas. Tus visitantes ven solo tu identidad.
Funcionalidades sectoriales
Módulos especializados responden a las necesidades específicas de los sectores construcción/subvenciones, distribución y empresas con suscripciones.
- Subvenciones energéticas integradas en presupuestos (construcción / rehabilitación) Configuras los importes de las subvenciones por tipo de obra (aislamiento de buhardilla, bomba de calor, ventilación de doble flujo). En el presupuesto se muestra la subvención y el importe neto a pagar se calcula automáticamente. El cliente ve su coste real tras la subvención. P. ej. caldera de condensación de 4 200 € — subvención 800 € — importe neto a pagar 3 400 € IVA incl. mostrado en el presupuesto.
- Ayudas nacionales de rehabilitación y multi-financiador Además de las subvenciones por eficiencia energética, integras el importe de la ayuda nacional aplicable (según tipo de obra e ingresos del hogar). El presupuesto muestra el total de ayudas y el importe neto final a pagar. Gestión de varios operadores de subvenciones con sus propias condiciones.
- Dimensiones del producto (L × An × Al) para distribución Cada producto puede tener sus dimensiones físicas registradas. Estas dimensiones alimentan el cálculo de volumen en los envíos, la elección del embalaje y las fichas técnicas. Indispensable para distribuidores de materiales o equipos voluminosos.
- Gestión de suscripciones y periodificaciones contables Para contratos de servicio facturados por adelantado (suscripciones anuales, licencias, alquileres), el módulo de periodificación gestiona los gastos e ingresos anticipados. Cada mes, la parte proporcional se contabiliza automáticamente al ejercicio correcto.
Talleres de reparación mecánica
Cybelia Cloud ERP está diseñado para talleres que reparan, revisan y mantienen: mecánica automoción, barcos, tractores agrícolas, maquinaria de obra, motos.
- Orden de reparación vinculada al cliente y al equipo Cada intervención queda registrada en una ficha: cliente, equipo (matrícula, número de serie, modelo, año), kilometraje u horas de motor a la entrada. El historial completo de intervenciones en un equipo es accesible con un clic. P. ej. el gerente de un taller multimarca encuentra en 10 segundos todas las intervenciones realizadas en el tractor de un agricultor cliente desde hace 3 años.
- Presupuesto de taller con piezas y mano de obra El presupuesto combina líneas de recambios (con referencia de catálogo) y líneas de mano de obra (tarifa fija o tiempo real). El cliente firma electrónicamente desde su teléfono. Una vez validado, las piezas se reservan y la orden de trabajo se crea para el técnico.
- Registro de tiempo de técnico por intervención Cada técnico registra sus horas directamente en la orden de reparación: inicio, fin, descripción del trabajo. El tiempo real se compara con el tiempo a tanto alzado previsto. A fin de mes, sabes exactamente lo que ha costado en mano de obra cada intervención.
- Consumo de piezas en la orden de reparación El técnico indica las piezas tomadas del stock para cada intervención. El stock se actualiza en tiempo real. La factura final se genera automáticamente desde la orden — todas las piezas consumidas y el tiempo invertido ya están registrados. P. ej. revisión de barco — aceite motor 5 L, filtro de aceite, filtro de combustible, correa — todo registrado en la orden, facturado automáticamente.
- Alertas de recordatorio y próxima revisión Configuras los intervalos de mantenimiento por tipo de equipo (cambio de aceite cada 10 000 km o 12 meses). El sistema genera automáticamente recordatorios a los clientes correspondientes cuando se acerca el vencimiento. Es facturación recurrente sin esfuerzo comercial.
- Garantía del fabricante vs intervención fuera de garantía Cada equipo registrado lleva su fecha de compra y plazo de garantía. En una solicitud de intervención, el sistema indica de inmediato si el equipo está en garantía — y distingue las intervenciones reembolsables por el fabricante de las facturables al cliente.
Distribution de pièces détachées & transporteurs
Para distribuidores de recambios (auto, agrícola, marino, industrial), Cybelia Cloud ERP gestiona el catálogo multi-proveedor, los precios por cliente y el envío con los principales transportistas.
- Catálogo multiproveedor con referencias cruzadas Una misma pieza puede tener varias referencias según los proveedores (OEM, alternativa, marca propia). Cybelia Cloud gestiona estas referencias cruzadas: el comercial busca por referencia de cliente o fabricante y encuentra inmediatamente la pieza al mejor precio en tu stock.
- Grilles tarifaires par type de client Tarifa pública, tarifa taller, tarifa concesionario, tarifa gran cuenta — cada segmento tiene su propia rejilla con descuentos automáticos. Un cliente profesional identificado obtiene automáticamente su precio sin cálculo manual.
- Conexión con transportistas (Correos, DHL, UPS, etc.) Desde el albarán, generas directamente la etiqueta de transporte: Correos, DHL Express, UPS, SEUR, MRW, GLS, DPD. El número de seguimiento se registra automáticamente en el pedido y se comunica al cliente por correo. P. ej. 15 pedidos enviados en 20 minutos — una etiqueta generada por pedido, un correo de seguimiento enviado automáticamente.
- Gestión de plazos de proveedor y disponibilidades En cada pedido de cliente, si la pieza no está en stock, el sistema indica el plazo habitual del proveedor y la fecha de disponibilidad estimada. Informas al cliente inmediatamente.
- Entrega parcial y gestión de pendientes Para pedidos con varias referencias, envías lo que está disponible inmediatamente y gestionas el pendiente automáticamente. La factura se emite a prorrata de las líneas entregadas.
- Devoluciones y cambios de piezas Un cliente devuelve una pieza no conforme o pedida por error: creas una nota de devolución desde el pedido original. El stock se reintegra, se genera el abono y el reembolso queda trazado.
EDI y API — Conexiones a proveedores y sistemas de terceros
Cybelia Cloud ERP ofrece conectores EDI y API para sincronizar tus catálogos de proveedores, automatizar tus pedidos y conectar cualquier sistema externo a tu ERP.
- Importación de catálogos de proveedores (EDI / fichero) ¿Tus proveedores ofrecen sus catálogos en CSV, Excel, XML o EDIFACT? Cybelia Cloud integra un módulo de importación que actualiza automáticamente las referencias, los precios de compra y las nuevas piezas en tu catálogo interno. P. ej. catálogo Kramp de 200 000 referencias actualizado mensualmente por importación automática.
- Pedidos a proveedores automatizados por EDI Cuando el stock alcanza el umbral de reaprovisionamiento, el pedido de compra puede enviarse directamente por EDI (ORDERS EDIFACT, XML, REST API) sin intervención humana. El proveedor acusa recibo, y la confirmación se integra automáticamente.
- API REST abierta para integraciones personalizadas Cybelia Cloud expone una API REST completa y documentada. Puedes conectar cualquier sistema de terceros: sitio e-commerce externo, aplicación móvil de campo, software de caja, plataforma marketplace, herramienta BI.
- Conexión con marketplaces (Amazon, etc.) Tu stock y pedidos se sincronizan con los principales marketplaces. Un pedido realizado en Amazon se crea automáticamente en Cybelia Cloud, el stock se decrementa y el envío se desencadena en el mismo flujo que tus pedidos directos.
- Integración con software TPV Si tienes un mostrador físico o una caja en taller, el módulo TPV integrado o los conectores de caja sincronizan las ventas del mostrador con tu stock en tiempo real. Los cobros suben automáticamente a contabilidad.
- Acompañamiento a medida para integraciones específicas Cada necesidad de conexión es única. El equipo de Cybelia Cloud analiza tu formato de datos y tu sistema destino, y te propone un conector adaptado — desarrollado y mantenido como un componente integrado en tu ERP.
Software vertical separado, ERP genérico o Cybelia Cloud ERP — ¿qué modelo elegir?
Tres formas de organizar el sistema de información de tu pyme, tres niveles de servicio, tres realidades muy diferentes para tu empresa. Esto es lo que cambia en concreto.
| Software vertical separado (Sage, A3, etc.) | vs | ERP genérico + integrador | vs | Cybelia Cloud ERP |
|---|---|---|---|---|
| ✗Varios softwares (contabilidad, presupuestos, stock, nómina) que se comunican por exportaciones CSV — riesgo permanente de doble entrada | ~Plataforma unificada pero personalización y configuración a tu cargo — presupuesto imprevisible | ✓Plataforma unificada verticalizada UE — una sola base, datos compartidos entre todos los módulos | ||
| ✗Configuración nacional a tu cargo en cada software — IVA, FACe, SEPA por recombinar | ~El integrador configura el país — cuenta varias semanas o meses de servicios facturados | ✓Todo preconfigurado: PGC, IVA, SEPA, FACe, Facturae, modelo 347, NIF/CIF | ||
| ✗Coste total acumulado: licencias separadas + interfaces + mantenimiento × N softwares | ~Licencias + honorarios de integrador + mantenimiento — presupuesto a menudo superior a la estimación inicial | ✓Suscripción todo incluido, predecible, adaptada a pymes — sin sorpresas de licencias | ||
| ✗Varios interlocutores (editores, revendedores, soportes) — pérdida de información entre ellos | ~Interlocutor único en el integrador, pero rara vez conoce tu sector de actividad | ✓Interlocutor único, multilingüe, que conoce tu configuración y tu sector | ||
| ✗Módulos sectoriales (subvenciones, reparación, recambios, EDI): a comprar por separado o inexistentes | ~Disponibles pero selección, prueba e integración a cargo del integrador — facturados por jornada | ✓Módulos sectoriales ya integrados y probados: subvenciones, taller, recambios, EDI proveedores | ||
| ✗Alojamiento que gestionar por software o en tu propia infraestructura — responsabilidad dispersa | ~Alojamiento a menudo subcontratado o no controlado por el integrador | ✓Alojamiento UE incluido, copias de seguridad diarias, actualizaciones gestionadas | ||
| ✗Facturas PDF de proveedores: entrada manual en cada software afectado | ~OCR a veces ofrecido como opción de pago, sin IA contextual ni aprendizaje | ✓OCR con IA incluido — IA soberana Cybelia Cloud + Claude opcional + reglas híbridas. Facturas PDF automatizadas | ||
| ✗Agentes de IA autónomos: inexistentes en los softwares verticales tradicionales | ~Chatbot a veces disponible, pero sin capacidad de acción en el ERP ni aprendizaje | ✓Compañeros de IA incluidos — agentes autónomos con rol, derechos controlados, memoria y ejecución de tareas reales | ||
| ✗Alojamiento y cumplimiento RGPD a menudo extranjeros u opacos | ~Alojamiento variable según el editor — a menudo fuera de la UE | ✓Alojamiento soberano UE, cumplimiento RGPD nativo, datos que permanecen en territorio europeo |
Preguntas frecuentes
Las preguntas que se hacen los directivos antes de elegir un ERP — con respuestas directas.
Para una pyme o autónomo, la elección central está entre software vertical separado (Sage contabilidad, software de presupuestos, software de stock…) y una plataforma integrada. Cybelia Cloud ERP centraliza todo en un solo sistema: ventas, facturación, stock, contabilidad, proyectos y RR. HH. comparten los mismos datos. Un presupuesto introducido una vez genera automáticamente el pedido, la entrega y la factura — sin reintroducción entre softwares.
Oui. Cybelia Cloud ERP integra de forma nativa: Plan General Contable (PGC), declaración de IVA con plan de impuestos interactivo, formato Facturae para facturación electrónica, ficheros SEPA (SCT y SDD) para pagos, FACe para administraciones públicas, NIF/CIF en todos los documentos, y modelo 347 para declaraciones de operaciones. El SII (Suministro Inmediato de Información) y el fichero de auditoría son exportables en un clic para inspecciones tributarias.
Sí, y es uno de los sectores para los que Cybelia Cloud ERP está particularmente adaptado. El módulo de subvenciones integra los importes de las ayudas de rehabilitación y las subvenciones de eficiencia energética directamente en los presupuestos: el importe neto restante se calcula automáticamente y mostrado claramente al cliente. Las obras se gestionan como proyectos con seguimiento de horas, materiales y rentabilidad. La firma electrónica permite al cliente validar el presupuesto en obra desde su teléfono.
Cybelia Cloud ERP genera facturas en formato Facturae (PDF con datos XML integrados) — el estándar adoptado por la UE para la facturación electrónica B2B. Para administraciones públicas, el formato UBL 2.1 compatible con FACe FACe está disponible. Estos formatos se activan por defecto sin desarrollo adicional. En recepción, las facturas de proveedores en formato Facturae se leen automáticamente — los datos se extraen sin entrada manual.
Sage y otras soluciones puntuales son softwares especializados (contabilidad, nómina, facturación) que necesitan exportaciones/importaciones para comunicarse. Cybelia Cloud ERP es una plataforma unificada: una sola base de datos, una sola interfaz. Una factura validada genera automáticamente los asientos contables. Un pago recibido concilia la factura sin manipulación. La contabilidad está al día permanentemente, sin sincronización entre módulos separados.
Hay que distinguir la instalación técnica de la puesta en explotación efectiva. La verticalización permite una instalación técnica rápida (unos minutos para cargar los módulos, crear los grupos de usuarios, configurar las tareas planificadas). La puesta en explotación — configuración del catálogo de productos, importación de la base de clientes, calibración de reglas de negocio (comisiones, subvenciones energéticas, listas de precios), formación de equipos — se extiende después durante unas semanas según el tamaño de la empresa y la complejidad de la actividad. El equipo Cybelia Cloud te acompaña con un plan estructurado.
Sí. Cybelia Cloud ERP está alojado en servidores físicamente situados en la UE. Tus datos no salen del territorio europeo. El sistema cumple con el RGPD: gestión de derechos de acceso por usuario, trazabilidad de todas las modificaciones, exportación de datos personales bajo petición. Las copias de seguridad son automáticas y diarias.
¿Quieres ir más lejos?
Cada empresa tiene su propio contexto operativo. Una conversación de 30 minutos permite identificar los módulos prioritarios, evaluar los puntos de integración con tus herramientas existentes y estimar el beneficio concreto para tu actividad.
Solicitar una demostración Descargar la documentación PDF