Cybelia CRM & ERP

Documentation — basée sur Odoo / OCA


Cybelia Cloud ERP — ERP français pour TPE, PME et artisans | Basé sur Odoo Community

Cybelia Cloud ERP — Fonctionnement détaillé par domaine métier

Cybelia Cloud ERP décrit ici précisément chaque fonctionnalité : ce que vous faites, ce que Cybelia Cloud ERP fait pour vous, et ce que vous obtenez concrètement. Cette référence s'adresse aux dirigeants et responsables qui souhaitent évaluer l'impact réel de Cybelia Cloud ERP sur leur activité — sans jargon informatique.

🤖 OCR Factures IA 👥 Collègues IA Autonomes 💬 Cybèle — Assistante IA Artisans & BTP TPE / PME de services Commerce & distribution Prestataires CEE / rénovation Ateliers mécaniques & réparation Distribution pièces détachées
🚀 Cybelia Cloud ERP intègre l'IA nativement — OCR intelligent pour zéro saisie sur vos factures fournisseurs, assistante Cybèle disponible 24h/24, et des collègues IA autonomes qui agissent dans votre ERP comme de véritables employés. Aucun abonnement tiers. Aucun développement. Inclus.

💡 L'IA est optionnelle. Si vous n'en avez pas besoin tout de suite, Cybelia Cloud ERP fonctionne parfaitement sans elle — tous les modules métier (ventes, facturation, stocks, comptabilité…) sont indépendants. Vous activez l'IA quand vous le souhaitez.
🔗
Saisie unique, données partagées

Un devis saisi une fois alimente la commande, la livraison, la facture et la comptabilité. Zéro ressaisie.

🇫🇷
Conforme France nativement

PCG, TVA, SEPA, Chorus Pro, Factur-X, DAS2, primes CEE, SIRET/SIREN — préconifgurés à l'installation.

📄
OCR IA — Zéro saisie factures

Vos factures PDF fournisseurs sont lues et importées automatiquement par l'IA (Claude Anthropic ou IA locale). Fini la saisie manuelle.

🤖
Collègues IA — Vos agents autonomes

Créez des employés IA qui reçoivent des consignes et les exécutent dans Cybelia ERP : recherche, création, mise à jour, emails. Disponibles 24h/24.

🧩
Modulaire et évolutif

Activez uniquement ce dont vous avez besoin aujourd'hui. Ajoutez les autres modules au rythme de votre croissance.

Intelligence Artificielle Intégrée

L'IA au cœur de votre ERP — deux innovations incluses

Cybelia Cloud ERP est le seul ERP pour PME françaises à intégrer nativement un module OCR piloté par IA et de véritables agents IA autonomes capables d'agir dans votre ERP.

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OCR Factures — Zéro saisie fournisseurs

Déposez une facture PDF fournisseur. L'IA lit le document, identifie le fournisseur, extrait toutes les lignes (référence, quantité, prix, remise), le numéro de facture, la date et les totaux HT/TTC — puis crée la facture dans Cybelia ERP en quelques secondes.

  • ✓ IA interne Cybelia (AnythingLLM souverain) — incluse, RGPD natif
  • ✓ IA locale sur votre serveur (Ollama / Mistral) — données chez vous
  • ✓ Claude Anthropic en option — pour les cas complexes ou la puissance max
  • ✓ Mode hybride IA + Regex — fiabilité maximale
  • ✓ Matching automatique des produits (barcode, réf)
  • ✓ Formats : PDF, JPG, PNG — y compris factures papier scannées
💡 Exemple concret : une facture Kramp de 45 lignes traitée en 8 secondes — zéro saisie, zéro erreur de report.
💬

Cybèle — Votre assistante IA 24h/24

Cybèle est intégrée dans deux environnements distincts : dans Cybelia ERP Discuss pour vos collaborateurs internes, et sur votre site web comme chatbot pour vos prospects — avec des identités et des données strictement séparées.

  • ✓ Interne : répond sur la base des données de votre entreprise (RAG)
  • ✓ Externe : accueille vos prospects sur le site, répond à leurs questions
  • ✓ Aucune fuite de données internes vers l'extérieur
  • ✓ Disponible sur Claude, OpenAI, Gemini ou IA locale Ollama
  • ✓ Voix intégrée (micro + synthèse vocale fr-FR)
💡 Exemple : un collaborateur demande à Cybèle "quelles factures sont impayées depuis plus de 30 jours ?" et obtient la liste en 3 secondes sans aller dans les menus.
👥

Collègues IA — Des agents qui travaillent à votre place

Les Collègues IA sont des employés virtuels paramétrés avec un rôle, une mission et des droits Cybelia ERP. Vous leur donnez une consigne en français. Ils l'exécutent de manière autonome dans votre ERP — en cherchant, créant, mettant à jour, envoyant des emails ou générant des rapports.

  • ✓ Consigne en langage naturel → exécution autonome dans Cybelia ERP
  • ✓ Agit sous l'identité d'un utilisateur dédié (droits maîtrisés)
  • ✓ Connexion Claude Anthropic ou AnythingLLM datacenter Cybelia
  • ✓ Mémoire d'apprentissage — s'améliore à chaque tâche
  • ✓ Historique complet des tâches exécutées, rejouables
💡 Exemple : "Envoie un devis de relance à tous les clients avec un devis expiré ce mois-ci et ajoute une note sur leur fiche." — Exécuté automatiquement.
~80%
de temps gagné sur
la saisie des factures fournisseurs
24h/24
vos collègues IA travaillent
sans pause ni congés
0 €
de surcoût d'abonnement
outil IA tiers
Inclus
sans développement spécifique
ni paramétrage complexe
🔓 L'IA est entièrement optionnelle. Cybelia Cloud ERP fonctionne parfaitement sans elle. Tous les modules métier (ventes, facturation, stocks, comptabilité…) sont indépendants du module IA. Vous activez l'OCR ou les Collègues IA uniquement si et quand vous le souhaitez — sans rien modifier au reste.
Nouveau — Agents IA Autonomes

Des collègues IA qui agissent dans votre ERP comme de vrais employés

Imaginez recruter un comptable, un commercial, un gestionnaire de stock ou un assistant RH qui ne dort jamais, n'est jamais absent et exécute ses tâches en quelques secondes. C'est ce que permettent les Collègues IA de Cybelia Cloud ERP.

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Comptable IA
Traitement des factures & rapprochements

Vous lui confiez : "Traite toutes les factures fournisseurs en attente, rapproche les avec les bons de commande et signal les écarts supérieurs à 5 %." Il exécute, crée les factures, vérifie les montants, note les anomalies et vous envoie un rapport par email.

⏱ Tâche habituellement : 2h de travail manuel → 40 secondes
💼
Commercial IA
Relances, devis, analyse pipeline

Vous lui confiez : "Identifie tous les devis expirés ce mois-ci, rédige un email de relance personnalisé pour chaque client et envoie-le." Il parcourt le pipeline, rédige chaque message avec le contexte du client, envoie et log l'activité.

⏱ 30 relances envoyées en 2 minutes — sans intervention humaine
📦
Gestionnaire de stock IA
Réapprovisionnements & alertes

Vous lui confiez : "Vérifie les niveaux de stock critiques, crée les bons de commande fournisseurs nécessaires et envoie-les." Il analyse les stocks, calcule les quantités à commander, crée les BDC et notifie les fournisseurs.

⏱ Tâche quotidienne automatisée — zéro oubli de rupture
📊
Analyste IA
Reporting & tableaux de bord

Vous lui confiez : "Génère le rapport de trésorerie prévisionnelle à 60 jours et envoie-le au dirigeant chaque lundi matin." Il compile les données, génère le rapport PDF depuis Cybelia ERP et l'envoie automatiquement chaque semaine.

⏱ Rapport stratégique livré sans intervention — chaque semaine
🎧
Agent SAV IA
Traitement des tickets & réponses

Vous lui confiez : "Analyse les tickets Helpdesk ouverts depuis plus de 48h sans réponse, rédige une réponse de courtoisie et relance le technicien concerné." Il agit sur le Helpdesk, envoie les messages et log ses actions.

⏱ Satisfaction client améliorée — aucun ticket oublié
👤
Votre collègue IA sur mesure
N'importe quel rôle, n'importe quelle tâche

Donnez-lui un nom, une photo, un rôle, une mission et des droits précis. Il reçoit vos consignes en langage naturel et les exécute dans le périmètre que vous lui avez défini. Chaque tâche est historisée, rejouable et enrichit sa mémoire d'apprentissage.

✦ IA interne Cybelia incluse — modèle souverain pour l'OCR et l'assistant. Si besoin de plus de puissance : connexion Claude Anthropic en option.

Comment fonctionne un Collègue IA ?

✍️
1. Consigne

Vous écrivez en français ce que le collègue doit faire. Pas de syntaxe spéciale.

🧠
2. Raisonnement IA

L'IA décompose la tâche, choisit les actions nécessaires et planifie les étapes.

⚙️
3. Exécution

Il recherche, lit, crée, met à jour des enregistrements et envoie des messages — dans votre ERP.

📋
4. Résultat & mémoire

Le résultat est affiché, la tâche est historisée, et l'agent apprend pour les prochaines fois.

Sécurité : chaque Collègue IA agit sous son propre compte utilisateur Cybelia ERP. Ses droits d'accès sont définis par les groupes que vous lui attribuez — exactement comme un employé humain. Il ne peut rien faire qu'un humain avec les mêmes droits ne pourrait pas faire.
💼

Commercial & Ventes

Du premier contact jusqu'à la commande confirmée, livrée et facturée.

Devis & commandes

Créez, envoyez et suivez vos devis depuis un catalogue produit structuré. Chaque devis est traçable, versionné et transformable en commande en un clic.

  • Modèles de devis réutilisables Vous définissez une fois un devis type — liste de produits, quantités habituelles, conditions commerciales, mise en page. Pour une nouvelle vente similaire, sélectionnez le modèle : toutes les lignes sont préremplies. Vous n'ajustez que ce qui change (quantité, remise, client). Ex : un installateur crée un modèle "Chaudière gaz standard" avec les 12 lignes habituelles. Chaque nouveau chantier part de cette base en 30 secondes.
  • Signature électronique intégrée Vous envoyez le devis par email. Le client clique sur le lien, visualise le PDF, saisit son nom et signe avec la souris ou le doigt. La signature est enregistrée avec horodatage et adresse IP. La commande est confirmée automatiquement dans Odoo sans intervention de votre part. Ex : devis envoyé le matin, signé depuis le téléphone du client en déplacement le soir — commande créée automatiquement sans relance.
  • Versioning des révisions Lorsqu'un devis est modifié (nouvelle version suite à une négociation), l'ancienne version est conservée. Vous pouvez à tout moment consulter les différences entre la version 1 et la version 3, voir ce qui a changé (prix, quantité, remise) et savoir quelle version le client a acceptée.
  • Conditions générales de vente formalisées Vos CGV sont intégrées au bas du PDF devis. En ligne, le client doit cocher une case "J'accepte les CGV" avant de signer. L'acceptation est enregistrée dans le système avec la date et l'heure. En cas de litige, la preuve de consentement est disponible immédiatement.
  • Date d'expiration et relance automatique Vous définissez une durée de validité par défaut (ex : 30 jours). Trois jours avant l'expiration, le système envoie automatiquement un email de relance au client. Vous voyez dans votre tableau de bord tous les devis proches de l'expiration sans avoir à y penser.
  • Numérotation des lignes propagée Les lignes de votre devis sont numérotées (1, 2, 3…). Cette numérotation est conservée sur la commande, le bon de livraison et la facture. Client et équipe se réfèrent au même numéro de ligne tout au long du processus — sans ambiguïté.
  • Impression sans prix (devis terrain) Pour la prospection terrain ou les appels d'offres où vous ne souhaitez pas afficher les prix unitaires, une option permet d'imprimer le même devis sans les colonnes de prix. Le document reste professionnel avec les références, quantités et descriptions produit.

Tarification & remises

Gérez des grilles tarifaires multiples par client, canal ou période. Les remises sont encadrées, tracées et appliquées automatiquement selon des règles que vous définissez.

  • Listes de prix par segment client Vous créez autant de listes de prix que nécessaire : tarif public, revendeur, grand compte, tarif export, tarif saisonnier. Chaque client se voit attribuer sa liste. Lors de la création d'un devis, les prix correspondants s'appliquent automatiquement — sans chercher dans un tableau Excel. Ex : un grossiste applique automatiquement une remise de 15 % à ses revendeurs certifiés sans que le commercial doive y penser.
  • Remise en montant fixe (ex : -50 €) En plus des remises en pourcentage, vous pouvez appliquer une remise en montant fixe sur une ligne de commande (ex : "remise fidélité 50 €"). Ce montant est affiché clairement sur le devis et la facture, dans le respect des règles fiscales françaises.
  • Triple remise cumulative (D1 × D2 × D3) Pour les secteurs où la tarification par strates est courante (distribution, négoce), chaque ligne peut porter trois remises appliquées successivement. Le prix net est calculé automatiquement. Le détail des trois remises apparaît sur le devis. Ex : remise catalogue 10 % × remise volume 5 % × remise campagne 3 % = prix net calculé en temps réel.
  • Calcul du prix depuis la marge cible Au lieu de saisir un prix de vente, vous saisissez votre marge cible (ex : 35 %). Le système calcule automatiquement le prix de vente en tenant compte du prix d'achat réel du produit. Utile pour les devis sur-mesure ou les projets où la marge doit être garantie.
  • Montant minimum de commande Vous définissez un seuil en dessous duquel une commande génère une alerte (ou est bloquée). Si un client passe une commande de 45 € sur un minimum de 100 €, le système l'en informe avant validation. Cela évite les commandes non rentables traitées par défaut.
  • Validité temporelle des tarifs Une liste de prix peut avoir une date de début et une date de fin. À l'expiration, les anciens tarifs reprennent automatiquement. Utile pour les opérations promotionnelles ou les révisions de prix annuelles sans intervention manuelle.

CRM & suivi des opportunités

Gérez votre pipeline commercial avec une vue Kanban par étape, des prévisions de chiffre d'affaires et des relances planifiées pour chaque prospect.

  • Pipeline visuel par étape Chaque opportunité est une carte que vous déplacez d'une colonne à l'autre (Nouveau contact → Devis envoyé → Négociation → Gagné / Perdu). Vous voyez d'un coup d'œil le nombre d'opportunités par étape et le montant total en jeu dans chaque colonne.
  • Prévision de chiffre d'affaires Chaque opportunité a un montant estimé et un taux de probabilité. Le système calcule automatiquement le CA prévisionnel du mois et du trimestre (montant × probabilité). Cette prévision est visible sur le tableau de bord commercial sans export. Ex : 3 opportunités à 8 000 € avec 70 % de proba = 16 800 € de CA prévisionnel.
  • Activité suivante obligatoire Le système n'accepte pas qu'une opportunité reste sans prochaine action planifiée. Chaque opportunité doit avoir une activité (appel, email, réunion) avec une date d'échéance. Les opportunités "en retard d'activité" sont signalées en rouge dans le pipeline.
  • Groupes d'entreprises (holding / filiales) Si vous traitez avec une maison mère et plusieurs filiales, vous rattachez les contacts à leur groupe d'entreprise. Le CRM agrège alors les opportunités au niveau du groupe, ce qui donne une vue consolidée de la relation avec un grand compte multi-entités.
  • Analyse de conversion par source Le système enregistre l'origine de chaque opportunité (site web, salon, réseau, recommandation…). Vous pouvez analyser quel canal génère le plus de CA converti, et concentrer vos efforts commerciaux sur les sources les plus rentables.
  • Pivot de ventes depuis la fiche client Depuis la fiche d'un client, un bouton "Analyse des ventes" ouvre un tableau croisé dynamique : CA par produit, par période, par commercial. Sans export Excel. En quelques secondes, vous voyez l'évolution de ce client sur 3 ans.

Portail client

Votre client dispose d'un accès sécurisé à ses documents et commandes. Il peut signer, télécharger, suivre et payer — sans appeler votre équipe.

  • Suivi de commande en self-service Le client se connecte sur votre portail et voit l'état de sa commande en temps réel : en cours de préparation, expédié, livré. Il n'a pas besoin d'appeler pour savoir où en est sa livraison. Cela réduit les appels entrants de suivi de commandes.
  • Téléchargement des documents Devis, confirmations de commande, bons de livraison, factures — tous les documents sont disponibles en PDF depuis le portail. Le client peut les télécharger à tout moment, y compris les documents anciens, sans solliciter votre service administratif.
  • Recherche par référence client Votre client a sa propre référence de commande (ex : BC-2024-0512). Il peut saisir cette référence dans le portail pour retrouver sa commande directement, sans avoir besoin de connaître votre numérotation interne.
  • Propagation du commercial au contact Lorsqu'un client est suivi par un commercial, ce commercial est automatiquement propagé à tous ses contacts (interlocuteurs). Si un contact change d'entreprise ou est ajouté ultérieurement, l'information de suivi est cohérente sans saisie manuelle.
⚡

Flux automatique : de la signature du devis à l'encaissement

Lorsqu'un devis est confirmé (manuellement ou par signature électronique), toute la chaîne se déclenche sans intervention supplémentaire : préparation de stock, expédition, facturation, relance de paiement.

Devis créé → Signé en ligne → Commande confirmée → Bon de préparation généré → Livraison validée → Facture créée → Paiement rapproché
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Facturation, Paiements & Recouvrement

De l'émission de la facture jusqu'à l'encaissement, avec relances automatisées et conformité française complète.

Émission des factures clients

La facturation est générée depuis les commandes livrées ou les services réalisés. Elle respecte les exigences légales françaises et les formats électroniques obligatoires.

  • Facture générée depuis la commande Depuis une commande livrée, vous cliquez sur "Créer la facture". Toutes les lignes (produits, quantités, prix, remises, TVA) sont reprises automatiquement. Vous vérifiez, validez et envoyez. La saisie manuelle des lignes est éliminée.
  • Facture électronique (Factur-X / UBL) Vos factures sont générées au format Factur-X (PDF avec données XML embarquées) ou UBL 2.1, conformément aux obligations de facturation électronique pour les marchés publics (Chorus Pro) et aux futurs obligations B2B. Aucun logiciel supplémentaire n'est nécessaire.
  • Acompte et facturation en plusieurs fois Pour un contrat ou chantier important, vous facturez en plusieurs étapes : un acompte à la commande (ex : 30 %), une situation intermédiaire, puis le solde. Chaque facture d'acompte est déduite automatiquement de la facture finale. Le client voit le récapitulatif complet. Ex : chantier de 15 000 € — facture d'acompte 4 500 € à la commande, situation à mi-chantier 7 500 €, solde 3 000 € à la réception.
  • Montant restant à facturer en temps réel Sur chaque commande, une ligne indique en permanence le montant déjà facturé et le montant restant à facturer. Pour les entreprises qui livrent et facturent en plusieurs fois, cet indicateur évite les oublis de facturation de fin de mois.
  • Méthode de transmission par client Chaque client a une méthode de réception préférée : email direct, portail client, courrier papier, EDI. Cette préférence est enregistrée une fois sur sa fiche. Lors de l'envoi, le bon canal est utilisé automatiquement sans que l'équipe administrative doive y penser à chaque facture.
  • Numérotation séquentielle conforme La numérotation des factures respecte les règles comptables françaises : séquence continue, sans trou, sans modification possible après validation. En cas d'erreur, seul un avoir peut corriger une facture validée — ce qui protège l'entreprise en cas de contrôle fiscal.

Recouvrement & relances automatisées

Le système surveille les échéances et déclenche les relances selon un calendrier que vous configurez. Vous n'avez plus à surveiller manuellement les factures impayées.

  • Niveaux de relance progressifs Vous configurez plusieurs niveaux d'escalade : niveau 1 (J+3 après échéance) = email de rappel automatique ; niveau 2 (J+15) = email plus ferme avec récapitulatif de la dette ; niveau 3 (J+30) = lettre de mise en demeure. Chaque niveau peut déclencher une action différente (email, courrier, blocage des nouvelles commandes).
  • Tableau de bord de recouvrement Une vue dédiée liste toutes les factures en retard, classées par ancienneté et par montant. Pour chaque ligne, vous voyez le client, la facture concernée, le nombre de jours de retard, et les relances déjà envoyées. Vous pouvez déclencher une action manuelle en un clic.
  • Historique complet par client Sur la fiche de chaque client, l'intégralité des relances envoyées est enregistrée avec la date, le niveau de relance et le contenu de l'email. En cas de litige ou d'appel du client, vous voyez immédiatement quand il a été relancé et pour quel montant.
  • Intérêts de retard automatiques Si vos conditions contractuelles prévoient des intérêts de retard (taux légal ou taux contractuel), le système les calcule automatiquement à partir du jour de dépassement de l'échéance. L'avoir ou la facture d'intérêts peut être généré sans calcul manuel.
  • Statut "en cours de paiement" Lorsqu'un paiement est déclenché (virement émis, chèque posté) mais pas encore reçu, la facture passe en statut "En cours de paiement". Elle ne génère plus de relance automatique et n'est plus comptée comme impayée dans les tableaux de bord. Ce statut intermédiaire évite les relances intempestives sur des paiements en transit.

Paiements & SEPA

Préparez vos fichiers de virement et de prélèvement SEPA directement depuis Odoo. Gérez les mandats, les rejets et le rapprochement bancaire depuis une interface unique.

  • Virements SEPA (fichier XML PAIN.001) Sélectionnez les factures fournisseurs à régler. Le système génère un fichier XML PAIN.001 compatible avec tous les établissements bancaires français. Vous l'importez dans votre interface bancaire. Toutes les factures sélectionnées sont marquées "payées" et les écritures comptables sont créées automatiquement.
  • Prélèvements SEPA (SDD) avec mandats Pour vos clients qui règlent par prélèvement automatique, vous enregistrez leur mandat de prélèvement (RUM, IBAN, BIC) dans le système. À chaque échéance, le fichier de prélèvement est généré automatiquement. Vous n'avez qu'à l'envoyer à votre banque.
  • Mode de paiement par défaut par client Vous enregistrez une fois sur la fiche client son mode de règlement habituel (virement, prélèvement, chèque, carte) et le délai de paiement (30 jours, fin de mois, comptant). Ces données sont reprises automatiquement sur toutes les factures de ce client.
  • Rapprochement bancaire semi-automatique Vous importez votre relevé bancaire (CSV, OFX ou synchronisation Qonto). Le système propose automatiquement des correspondances entre les lignes du relevé et les paiements enregistrés dans Odoo. Vous validez les propositions correctes en un clic et traitez manuellement les exceptions.
  • Synchronisation Qonto Si vous utilisez Qonto comme banque principale, la connexion directe importe automatiquement toutes les transactions depuis Qonto vers Odoo. Les nouvelles transactions apparaissent dans l'interface de rapprochement sans import manuel de fichier.
🛒

Achats & Fournisseurs

Pilotez vos approvisionnements, contrôlez la cohérence des factures reçues et maîtrisez vos décaissements.

Commandes fournisseurs

De la demande d'achat interne au bon de commande envoyé au fournisseur, avec workflow de validation, réception et contrôle de facture.

  • Demande d'achat interne Un collaborateur identifie un besoin et crée une demande d'achat. Elle est soumise au responsable pour approbation. Une fois validée, elle est transformée en bon de commande et envoyée au fournisseur. Aucun achat ne passe hors système — chaque dépense est tracée dès l'origine.
  • Workflow d'approbation par seuil Vous définissez des règles d'approbation : les achats inférieurs à 500 € sont autorisés directement par le chef de service ; au-delà de 2 000 €, la validation du dirigeant est requise. Le système envoie une notification à l'approbateur concerné et bloque la commande jusqu'à sa validation.
  • Conditions fournisseurs enregistrées Sur chaque fiche fournisseur, vous enregistrez ses conditions : délai de livraison habituel (ex : 5 jours ouvrés), minimum de commande (ex : 150 €), conditions de paiement (ex : 30 jours fin de mois). Ces données s'appliquent automatiquement à chaque commande, sans avoir à les ressaisir.
  • Réception partielle et suivi du reliquat Si un fournisseur livre partiellement (ex : 8 unités commandées sur 10), vous enregistrez la réception partielle. Le bon de commande reste ouvert pour les 2 unités restantes. Le système vous signale les reliquats en attente et vous pouvez relancer le fournisseur depuis l'interface.
  • Contrôle à 3 voies (commande / réception / facture) Lorsque vous recevez une facture fournisseur, le système la compare automatiquement au bon de commande et au bon de réception. Si les quantités ou les prix ne concordent pas, une alerte est levée. Vous pouvez traiter l'écart (avenant, avoir, litige) avant de valider le paiement. Ex : vous avez commandé 100 unités à 12 € — la facture indique 102 unités à 12,50 €. L'écart est signalé immédiatement.
  • Imputation analytique dès la commande Chaque ligne d'achat peut être affectée à un projet, un chantier, un centre de coût ou un département. Cette imputation se propage à la réception et à la facture comptable. Le coût réel de chaque projet est connu en temps réel, sans retraitement en fin de mois.

Import & OCR des factures fournisseurs

Réduisez la saisie manuelle des factures reçues. Le système extrait automatiquement les données des PDF, qu'ils soient structurés (Factur-X) ou non structurés (factures papier numérisées).

  • Import automatique Factur-X / UBL Si votre fournisseur envoie une facture au format Factur-X (PDF avec XML embarqué) ou UBL 2.1, le système lit les données directement depuis le fichier XML : fournisseur, SIRET, lignes, montants, TVA, IBAN. La facture est créée en quelques secondes sans aucune saisie manuelle.
  • OCR assisté par IA (Claude Haiku) Pour les factures PDF non structurées (factures papier scannées, PDF "image"), le module OCR utilise Claude Haiku (IA) pour extraire les données : en-tête fournisseur, lignes produits avec références, quantités, prix unitaires et total. L'IA gère les mises en page variées sans règle à programmer.
  • Support des formats fournisseurs spécifiques Certains fournisseurs (ex : Kramp) utilisent des formats PDF propriétaires avec séparateurs de colonnes non standards. Des règles d'extraction spécifiques sont configurées pour ces fournisseurs, permettant une lecture fiable des lignes produits quelle que soit la mise en page. Ex : facture Kramp avec 45 lignes extraites automatiquement, références croisées avec votre catalogue interne.
  • Vérification avant validation Après extraction, toutes les données sont présentées dans un formulaire de vérification. Vous corrigez les éventuelles erreurs d'extraction avant de valider la facture. Aucune écriture comptable n'est créée sans votre validation explicite.
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Stocks & Logistique

Gérez vos niveaux de stock, planifiez les réapprovisionnements et pilotez vos expéditions avec précision.

Gestion des stocks

Stock valorisé en temps réel, avec traçabilité complète des mouvements — de l'achat fournisseur jusqu'à la livraison client.

  • Valorisation en temps réel (CMUP ou FIFO) Chaque mouvement de stock (entrée, sortie, transfert interne) est valorisé instantanément selon la méthode comptable choisie : Coût Moyen Unitaire Pondéré ou Premier Entré Premier Sorti. La valeur de votre stock est disponible en permanence sans attendre la clôture mensuelle.
  • Règles de réapprovisionnement automatique Vous définissez pour chaque produit un stock minimum (ex : 5 unités) et un stock maximum cible (ex : 20 unités). Lorsque le stock passe sous le minimum, une demande d'achat est générée automatiquement au fournisseur habituel pour la quantité nécessaire. Vous ne gérez que les exceptions. Ex : un stock de vis M8 passe sous 100 unités → demande d'achat de 500 unités créée automatiquement chez le fournisseur référencé.
  • Traçabilité par lot et par numéro de série Pour les produits soumis à traçabilité (alimentaire, médical, électronique, équipements sous garantie), chaque unité ou lot est suivi de l'entrée en stock jusqu'à la livraison. En cas de rappel ou litige, vous identifiez en quelques secondes quels clients ont reçu un lot défectueux.
  • Inventaires cycliques par zone Au lieu d'un inventaire annuel global (coûteux et perturbateur), vous planifiez des inventaires cycliques par emplacement ou par catégorie de produit. Chaque semaine, une zone est inventoriée. Les écarts sont constatés et corrigés en continu sans arrêt de l'activité.
  • Produits de substitution Pour chaque produit, vous pouvez définir un ou plusieurs substituts. Si le produit commandé est en rupture lors de la préparation, le préparateur voit automatiquement les substituts disponibles en stock et peut les proposer au client avant expédition.
  • États du produit (actif, fin de vie, obsolète) Chaque produit a un état dans son cycle de vie. Un produit "fin de vie" reste vendable mais n'est plus commandé. Un produit "obsolète" est masqué des catalogues et des devis. Cette gestion évite de créer des devis sur des produits arrêtés ou de passer des commandes inutiles.

Préparation & expéditions

Les bons de préparation sont générés automatiquement depuis les commandes. Chaque expédition est documentée avec les informations logistiques nécessaires.

  • Bon de préparation automatique Dès la confirmation d'une commande client, un bon de préparation est créé dans le module stock. Il liste les produits à prélever, leurs emplacements dans l'entrepôt et les quantités. Le préparateur valide les prélèvements au fur et à mesure — le stock est mis à jour en temps réel.
  • Calcul automatique du volume des colis Vous renseignez les dimensions (L × l × H) et le poids de chaque produit. Sur chaque bon de livraison, le volume total et le poids total de l'expédition sont calculés automatiquement. Vous choisissez le bon véhicule ou le bon conditionnement sans calcul manuel. Ex : commande de 24 cartons de 0,04 m³ chacun = 0,96 m³ affiché automatiquement sur le bon de livraison.
  • Propagation des notes de livraison Les instructions spéciales saisies sur le devis (ex : "livrer entre 8h et 12h", "accès par porte de derrière", "contacter M. Dupont avant livraison") sont automatiquement reportées sur le bon de préparation et le bon de livraison. L'information ne se perd plus entre le commercial et le livreur.
  • Gestion des adresses multiples Un client peut avoir une adresse de facturation et plusieurs adresses de livraison (différents sites, chantiers, dépôts). Chaque commande indique l'adresse de livraison concernée, et le bon de livraison est édité avec les bonnes coordonnées.
  • Imputation analytique des sorties de stock Chaque sortie de stock est automatiquement imputée au projet, au chantier ou au client concerné. En fin de mois, vous voyez exactement la valeur des matériaux consommés par projet, sans retraitement comptable.
📊

Comptabilité & Finances

Comptabilité intégrée conforme au PCG français, avec les outils de déclaration TVA, de rapprochement bancaire et de pilotage financier.

Comptabilité générale

Les écritures sont générées automatiquement depuis les factures et paiements. La comptabilité est à jour en permanence et exportable vers votre cabinet comptable.

  • Plan Comptable Général français (OCA) Le plan de comptes est conforme au PCG français (classes 1 à 8), maintenu par la communauté OCA et compatible avec les modules de déclaration TVA française. Il est installé lors du paramétrage initial et ne nécessite aucune saisie manuelle des comptes.
  • Écritures automatiques Chaque validation de facture, paiement, avoir, remise ou virement génère les écritures comptables correspondantes sans intervention humaine. Le grand livre est à jour en temps réel. Votre expert-comptable accède à des données toujours cohérentes, sans attendre la saisie de fin de mois.
  • Colonne produit sur les écritures Dans le grand livre et la balance, chaque écriture de vente indique le produit concerné. Vous pouvez filtrer le grand livre par produit pour voir toutes les ventes d'un article donné sur une période, sans recourir à un export Excel.
  • Informations de stock sur les écritures Pour les mouvements de stock valorisés (entrées, sorties), l'écriture comptable associée porte la référence du produit, la quantité et l'emplacement. La réconciliation entre le stock physique et les comptes de stock comptables est facilitée.
  • Export FEC (Fichier des Écritures Comptables) L'export FEC est généré en un clic au format attendu par l'administration fiscale française. En cas de contrôle fiscal, vous fournissez ce fichier immédiatement. Votre expert-comptable peut également l'importer dans son logiciel de révision.
  • Verrouillage des exercices Après clôture d'un exercice, vous le verrouillez. Plus aucune écriture ne peut être saisie sur une période fermée, même par inadvertance. Cela protège l'intégrité des données historiques et simplifie les révisions comptables.

TVA & déclarations fiscales

Vérifiez et préparez vos déclarations de TVA depuis des rapports interactifs. Les taux, les comptes et les positions fiscales sont préconfigurés pour les entreprises françaises.

  • Plan de taxes interactif Ce rapport affiche pour chaque compte de taxe les montants en débit, crédit et balance sur la période choisie. Il est pliable par groupe de taxes (TVA collectée, TVA déductible, taux 20 %, taux 10 %…). Vous vérifiez les montants avant de remplir votre CA3 sans export ni retraitement.
  • Balance TVA par période Sélectionnez un mois ou un trimestre : le rapport affiche immédiatement le total de TVA collectée, le total de TVA déductible et le solde à payer (ou le crédit à reporter). Filtrable par journal (ventes, achats, notes de frais).
  • Positions fiscales automatiques Selon le statut du client (particulier français, entreprise UE avec numéro de TVA, client hors UE), le système applique automatiquement la bonne position fiscale : TVA française, autoliquidation intracommunautaire, exonération export. Aucune erreur de taux n'est possible si le client est bien renseigné.
  • SIRET / SIREN / NIC sur les documents Le SIRET de votre entreprise et de vos clients est enregistré sur leurs fiches respectives. Il apparaît automatiquement sur les factures, devis et documents officiels — conformément aux obligations légales françaises d'identification des entreprises.
  • DAS2 (déclaration des honoraires) Le module génère automatiquement les données nécessaires à la déclaration DAS2 (honoraires, commissions et vacations versés à des tiers). Les tiers concernés sont identifiés depuis la comptabilité sans extraction manuelle.

Trésorerie & rapprochement bancaire

Importez vos relevés bancaires et réconciliez-les avec les paiements enregistrés dans Odoo. Le rapprochement est semi-automatique et apprenant.

  • Import CSV / XLSX de relevés bancaires Vous téléchargez votre relevé depuis votre banque et l'importez dans Odoo. Le système reconnaît les colonnes (date, libellé, montant) et crée les lignes de rapprochement. Compatible avec les formats de tous les établissements bancaires français (BNP, CA, CIC, LCL, SG, Boursorama…).
  • Synchronisation directe Qonto Si vous utilisez Qonto, la connexion API importe automatiquement toutes les nouvelles transactions depuis votre compte. Vous n'avez pas à exporter de fichier — les transactions apparaissent directement dans l'interface de rapprochement.
  • Règles de rapprochement intelligentes Vous pouvez créer des règles de reconnaissance automatique : "toute transaction avec le libellé 'LOYER BUREAU' et le montant 1 200 € → imputer au compte 6132 Loyers". Ces règles s'appliquent à chaque import et accélèrent le traitement des transactions récurrentes.
  • Rapports de trésorerie La position de trésorerie (solde réel + encaissements attendus - décaissements prévus) est calculée à partir des factures en attente et des paiements planifiés. Vous visualisez votre trésorerie prévisionnelle à 30 et 60 jours sans tableur.
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Projets, Services & Contrats

Planifiez vos projets, suivez les heures réelles, gérez vos contrats récurrents et pilotez la rentabilité en temps réel.

Gestion de projets

Chaque projet est découpé en tâches, affectées à des membres de l'équipe, planifiées dans le temps et suivies en termes d'avancement et de charge.

  • Vue Gantt / Timeline Chaque tâche est représentée sous forme de barre sur un calendrier. Vous voyez en un coup d'œil si les délais sont tenus, où se situe le chemin critique, et quelles tâches peuvent être avancées ou retardées sans impacter la date de livraison.
  • Rôles et affectation des ressources Vous définissez les rôles nécessaires à chaque projet (Chef de projet, Technicien, Consultant, Sous-traitant). Chaque tâche est associée à un rôle et à une personne. Le système vérifie que chaque rôle est pourvu et signale les tâches sans responsable.
  • Visualisation de la charge prévisionnelle Avant d'affecter une ressource à une nouvelle tâche, vous consultez sa charge sur les semaines à venir. Si elle est déjà à 100 % sur la semaine 12, vous ne planifiez pas une tâche supplémentaire sur cette même semaine — vous évitez ainsi la surallocation sans réunion de coordination.
  • Étapes par défaut par projet Chaque projet peut avoir ses propres étapes de tâches (ex : "À planifier → En cours → En attente de validation client → Terminé"). Ces étapes sont indépendantes des autres projets. Un projet informatique et un projet de travaux n'ont pas les mêmes étapes.
  • Wiki projet intégré Chaque projet dispose d'un espace documentaire (wiki) où vous rédigez les comptes-rendus de réunions, les procédures, les décisions importantes et les informations d'accès. Cette documentation est accessible à toute l'équipe directement depuis la tâche concernée.
  • Rentabilité réelle par projet À tout moment, vous comparez pour chaque projet : heures budgetées vs heures réelles, coût matériaux prévu vs coût réel, marge prévisionnelle vs marge actuelle. Si un projet dérive, vous le détectez en cours de réalisation — pas en fin de chantier.

Feuilles de temps & facturation au réalisé

Les collaborateurs saisissent leurs heures directement dans Odoo. Ces heures alimentent la facturation, le calcul de rentabilité et les exports de paie.

  • Saisie des temps par tâche Chaque collaborateur saisit ses heures directement sur la tâche concernée : date, durée, description de ce qui a été fait. La saisie prend moins d'une minute par entrée. Elle est accessible depuis le navigateur, l'application mobile ou directement depuis le timer intégré à la tâche.
  • Vue calendrier des feuilles de temps Les feuilles de temps sont visualisables sous forme de calendrier hebdomadaire (comme un agenda). Vous voyez immédiatement les journées complètes, les jours à faible saisie et les éventuels oublis. La validation hebdomadaire est facilitée.
  • Facturation sur tâches terminées uniquement Pour éviter de facturer un travail non livré, vous pouvez configurer qu'une ligne de commande ne peut être facturée que si la tâche associée est marquée "Terminée". Ce mécanisme garantit que la facturation reflète exactement le travail réellement accompli et livré au client.
  • Contrats de services récurrents Pour les abonnements de maintenance, de support ou de gestion, vous créez un contrat récurrent. Chaque mois (ou trimestre), Odoo génère automatiquement la commande de renouvellement. La facturation est déclenchée sans intervention manuelle. Ex : contrat de maintenance mensuel à 350 € → commande et facture créées automatiquement le 1er de chaque mois.
  • Export des feuilles de temps À la demande, vous générez un rapport PDF des feuilles de temps par projet, par période et par collaborateur. Ce document est utilisable pour justifier la facturation auprès du client ou pour transmettre les heures à votre gestionnaire de paie.

Helpdesk & gestion des interventions

Centralisez les demandes clients (SAV, support, intervention), définissez des niveaux de service, et facturez les heures de traitement directement depuis le ticket.

  • Création de tickets multi-canaux Un ticket peut être créé depuis : un email entrant (automatiquement converti), un formulaire sur votre site web, le portail client ou manuellement par votre équipe. Toutes les sources aboutissent dans la même file de traitement.
  • SLA et délais de traitement Vous définissez des engagements de délai par type de ticket : "Priorité critique : prise en charge sous 2h", "Standard : réponse sous 24h". Le système calcule automatiquement les délais restants et signale en rouge les tickets qui dépassent le SLA.
  • Rattachement au contrat ou au produit Chaque ticket est lié à la commande, au produit ou au contrat de maintenance concerné. Vous voyez immédiatement si le client est sous garantie, si un contrat de support est actif, et quelles interventions ont déjà eu lieu sur ce matériel.
  • Facturation des heures d'intervention Les heures passées sur un ticket (diagnostics, interventions, appels) sont saisies directement. Si l'intervention est hors garantie ou hors contrat, une facture est générée depuis le ticket en un clic, sans ressaisie dans le module facturation.
  • Base de connaissances Les solutions aux problèmes récurrents sont rédigées une fois dans la base de connaissances et attachées au ticket correspondant. Quand un problème similaire se représente, le technicien trouve la réponse en quelques secondes et résout le ticket plus rapidement.
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Ressources Humaines & Gestion du Temps

Centralisez les informations collaborateurs, gérez les frais, le temps de travail et les commissions commerciales depuis un seul système.

Fiches collaborateurs & documents RH

Chaque collaborateur dispose d'un dossier numérique centralisé contenant ses informations contractuelles, ses documents administratifs et ses données de paie.

  • Fiche employé complète La fiche centralise toutes les informations : état civil (nom, prénom séparés), coordonnées personnelles, poste, service, manager, coordonnées bancaires (IBAN pour le virement de salaire), numéro de sécurité sociale. Ces données alimentent automatiquement les bulletins de paie et les exports légaux.
  • Champ document GED sur la fiche employé Directement sur la fiche RH, vous joignez les documents du collaborateur : contrat de travail, avenants, KBIS pour les auto-entrepreneurs, certifications professionnelles, carte d'identité. Ces documents sont accessibles en un clic sans chercher dans un dossier partagé.
  • Intitulés de poste normalisés Vous créez une liste d'intitulés de postes utilisés dans votre entreprise. Chaque collaborateur est rattaché à un poste de cette liste. Cette normalisation est utilisée pour les exports de paie, les déclarations sociales et les rapports RH.
  • Nom et prénom distincts sur tous les contacts Contrairement à un simple champ "Nom complet", le système gère séparément le prénom et le nom de famille pour toutes les personnes physiques (salariés, contacts clients, fournisseurs). Cela permet un tri alphabétique correct, des formules de politesse personnalisées et une conformité RGPD facilitée.

Notes de frais

Les collaborateurs saisissent leurs frais depuis leur téléphone. Le manager valide, la comptabilité intègre, la paie rembourse — sans aucun échange de papier.

  • Saisie mobile avec photo du justificatif Le collaborateur photographie son ticket de caisse ou sa facture depuis l'application mobile Odoo. Il saisit le montant, la catégorie (repas, transport, hébergement…) et le projet concerné. La saisie prend moins d'une minute. Le justificatif est archivé numériquement.
  • Workflow de validation hiérarchique La note de frais est soumise au manager du collaborateur. Celui-ci reçoit une notification, revoit les justificatifs et valide ou refuse. Après validation manager, elle part en comptabilité pour vérification des comptes et imputations. Chaque étape est tracée avec la date et le nom du valideur.
  • Tags analytiques sur les dépenses Chaque note de frais peut être étiquetée avec un ou plusieurs tags analytiques (ex : "Salon Batimat 2024", "Prospection Région PACA", "Formation"). Ces tags permettent de regrouper et d'analyser les dépenses par axe transversal, indépendamment de la structure comptable habituelle.
  • Intégration directe avec la paie Une fois validées, les notes de frais sont transmises automatiquement au module de paie. Le remboursement est intégré au bulletin de salaire du mois, avec le détail de chaque dépense. Aucune saisie supplémentaire côté paie n'est nécessaire.

Commissions commerciales

Calculez automatiquement les commissions dues à vos commerciaux sur la base des ventes réalisées, selon des règles configurables par personne ou par équipe.

  • Règles de commission configurables Vous définissez les règles de calcul : taux fixe (ex : 3 % du CA facturé), taux progressif par palier (ex : 3 % jusqu'à 50 000 € de CA mensuel, 5 % au-delà), ou calcul sur la marge réalisée. Chaque commercial peut avoir ses propres règles.
  • Déclenchement à la facturation ou à l'encaissement Selon votre politique commerciale, la commission est calculée soit à la date de facturation (règle la plus courante), soit uniquement lorsque le paiement du client est reçu (règle plus prudente pour les clients à risque). Ce choix est configurable par règle.
  • Intégration automatique à la paie En fin de mois, les commissions calculées sont transmises automatiquement au module de paie de chaque commercial concerné. Le montant apparaît comme une ligne distincte sur le bulletin de salaire. Aucun calcul manuel ni risque d'oubli.
  • Tableau de bord du commercial Chaque commercial voit en temps réel ses commissions en cours d'accumulation (en attente de fin de mois), ses commissions validées et ses commissions déjà versées. Cette transparence réduit les contestations et motive l'équipe commerciale.
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Communication & Marketing

Segmentez vos clients, envoyez des campagnes ciblées et analysez les résultats — sans outil externe.

Emailing & listes de diffusion

Créez des campagnes email depuis Odoo, sur des listes segmentées et mises à jour automatiquement selon les critères de votre base client.

  • Listes dynamiques automatiques Vous créez une liste avec des critères de filtrage (ex : "tous les clients ayant acheté le produit X dans les 6 derniers mois et situés en région Île-de-France"). La liste se met à jour automatiquement à chaque envoi — vous n'avez pas à la maintenir manuellement.
  • Contacts liés aux partenaires Odoo Les destinataires de vos campagnes sont directement issus de votre base de contacts Odoo (clients, prospects, fournisseurs). Toute modification de coordonnée dans Odoo est immédiatement reflétée dans les listes de diffusion — pas de double base à maintenir.
  • Renvoi aux non-ouvreurs Après une campagne, vous identifiez les destinataires qui n'ont pas ouvert l'email. Vous pouvez leur renvoyer le même email avec un objet différent en un clic, sans recréer la campagne depuis zéro. Cela améliore significativement le taux de lecture global.
  • Tags sur les commandes pour segmentation Vous pouvez étiqueter vos commandes avec des tags personnalisés (ex : "client VIP", "chantier urgent", "remise accordée"). Ces tags sont exploitables comme critères de segmentation pour vos campagnes marketing.

Notifications internes & activités

Votre équipe reçoit les bons événements au bon moment, sans passer par des emails internes ou des messageries externes.

  • Notifications push en temps réel Dès qu'un événement important survient — paiement reçu, devis signé, ticket en retard, stock sous le minimum — la personne concernée reçoit une notification dans son interface Odoo. Ces notifications apparaissent en temps réel sans avoir à actualiser la page.
  • Tableau de bord d'activités centralisé Une vue Kanban regroupe toutes les activités planifiées pour l'utilisateur connecté : appels à passer, emails à envoyer, devis à relancer, documents à valider. Elle remplace les post-it, les notes dans Outlook et les mémos informels par une liste unique et priorisée.
  • Notifications sur les messages de canal Chaque discussion interne dans Odoo (sur un devis, une tâche, une facture) génère une notification pour les participants. Vous suivez l'avancement d'un dossier directement dans le fil de discussion attaché à ce dossier — sans chercher dans votre boîte email.
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Infrastructure transversale

GED, analyses avancées, site web et fonctionnalités sectorielles — les briques communes à tous les métiers.

Gestion Électronique de Documents (GED)

Tous vos documents — contrats, factures, plans, certifications — sont centralisés dans un espace structuré, lié aux objets Odoo concernés et accessible par les bonnes personnes.

  • Champ document sur chaque objet métier Chaque objet Odoo (facture, commande, fiche employé, écriture comptable, projet) dispose d'un champ document. Vous joignez les fichiers directement là où ils ont du sens, sans les ranger dans un dossier réseau déconnecté du contexte métier.
  • Espace documentaire partagé avec droits Au-delà des documents attachés aux objets, un espace GED structuré (arborescence de dossiers) permet de stocker les documents transversaux : procédures internes, templates, plans techniques. Les droits d'accès sont définis par équipe ou par rôle.
  • Recherche plein texte Vous saisissez un mot-clé (ex : le nom d'un client, un numéro de dossier, un terme contenu dans un document Word ou PDF). Le moteur de recherche retourne tous les documents contenant ce terme, quelle que soit leur localisation dans l'arborescence.
  • Versioning des documents Lorsqu'un document est modifié et rechargé, l'ancienne version est conservée. Vous pouvez accéder à l'historique complet des versions avec les dates de modification et les auteurs. En cas d'erreur, vous restaurez une version précédente en un clic.

Site web & e-commerce synchronisé

Votre site web Odoo partage la même base de données que votre ERP. Catalogue, stock, commandes et clients sont synchronisés en temps réel — sans double saisie.

  • Catalogue produit synchronisé Tout produit que vous créez ou modifiez dans l'ERP est immédiatement disponible sur le site web (si vous le rendez public). Prix, description, photos, références techniques — une seule saisie suffit pour les deux environnements.
  • Stock en temps réel sur le site La disponibilité affichée sur le site correspond au stock réel dans Odoo. Un produit sorti du stock pour une commande B2B n'est plus proposé sur le site pour une commande en ligne. Aucune survente possible.
  • Commandes en ligne intégrées au flux ERP Une commande passée sur le site web suit exactement le même flux qu'une commande créée manuellement dans Odoo : confirmation, préparation de stock, expédition, facturation. Il n'y a pas de "module e-commerce séparé" — c'est le même système.
  • Analytics Matomo (sans Google) Le tracker Matomo (alternative open-source à Google Analytics) est intégré sur toutes les pages. Les données de trafic sont hébergées sur votre infrastructure, conformément au RGPD. Vous configurez l'URL de votre serveur Matomo et l'ID de site depuis les réglages Odoo.
  • Site white-label (sans référence à Odoo) Par défaut, Odoo intègre des mentions "Powered by Odoo" dans les footers, métadonnées et commentaires HTML. Le module de débranding supprime intégralement ces références. Vos visiteurs voient uniquement votre marque — aucune référence au stack technique n'est visible.

Fonctionnalités sectorielles

Des modules spécialisés répondent aux besoins spécifiques des secteurs BTP/CEE, de la distribution et des entreprises avec abonnements.

  • Primes CEE intégrées dans les devis (BTP / rénovation) Vous configurez les montants de primes CEE par type de travaux (isolation combles, pompe à chaleur, VMC double flux…). Sur le devis, la prime s'affiche et le reste à payer net est calculé automatiquement. Le client voit immédiatement son coût réel après subvention. Ex : chaudière à condensation à 4 200 € — prime CEE 800 € — reste à payer 3 400 € TTC affiché sur le devis.
  • MaPrimeRénov' et multi-financeurs En complément des primes CEE, vous intégrez le montant de MaPrimeRénov' applicable (en fonction du type de travaux et des revenus du ménage). Le devis affiche le cumul des aides et le reste à payer final. Vous gérez plusieurs opérateurs CEE (EDF, Engie, Leclerc…) avec leurs propres conditions.
  • Dimensions produit (L × l × H) pour la distribution Chaque produit peut avoir ses dimensions physiques enregistrées. Ces dimensions alimentent le calcul de volume sur les expéditions, le choix du conditionnement et les fiches techniques imprimées. Indispensable pour les distributeurs de matériaux ou d'équipements encombrants.
  • Gestion des abonnements et reports comptables Pour les contrats de service facturés en avance (abonnements annuels, licences, loyers), le module de régularisation gère les charges et produits constatés d'avance. Chaque mois, la quote-part est automatiquement comptabilisée à l'exercice correct, sans calcul manuel de prorata.

Ateliers de réparation mécanique

Cybelia Cloud ERP est taillé pour les ateliers qui réparent, révisent et entretiennent : mécanique automobile, bateaux, tracteurs agricoles, engins de chantier, motos. Un seul système pour le devis, l'ordre de réparation, les pièces et la facturation.

  • Ordre de réparation lié au client et au véhicule/équipement Chaque intervention est tracée sur une fiche : client, équipement (immatriculation, numéro de série, modèle, année), kilométrage ou heures moteur à l'entrée. L'historique complet des interventions sur un équipement est accessible en un clic — sans chercher dans des archives papier. Ex : Florian, gérant d'un atelier multi-marques, retrouve en 10 secondes toutes les interventions sur le tracteur Fendt d'un agriculteur client depuis 3 ans.
  • Devis d'atelier avec pièces et main d'œuvre Le devis combine les lignes pièces détachées (avec référence catalogue) et les lignes de main d'œuvre (forfait ou temps réel). Le client signe électroniquement depuis son téléphone. Dès validation, les pièces sont réservées en stock et l'ordre de travail est créé pour le technicien.
  • Saisie du temps technicien par intervention Chaque technicien saisit ses heures directement sur l'ordre de réparation : heure de début, heure de fin, description du travail réalisé. Le temps réel est comparé au temps forfaitaire prévu. En fin de mois, vous savez exactement ce que chaque intervention a coûté en main d'œuvre.
  • Consommation de pièces sur l'ordre de réparation Le technicien indique les pièces prélevées en stock pour chaque intervention. Le stock est mis à jour en temps réel. La facture finale est générée automatiquement depuis l'ordre de réparation — toutes les pièces consommées et le temps passé sont déjà renseignés. Ex : révision bateau — huile moteur 5 L, filtre à huile, filtre carburant, courroie de distribution — tout saisi sur l'ordre de travail, facturé automatiquement.
  • Alertes de rappel et prochaine révision Vous paramétrez les intervalles d'entretien par type d'équipement (ex : vidange tous les 10 000 km ou 12 mois). Le système génère automatiquement des rappels aux clients concernés à l'approche de l'échéance. C'est du chiffre d'affaires récurrent sans effort commercial.
  • Garantie constructeur vs intervention hors garantie Chaque équipement enregistré porte sa date d'achat et sa durée de garantie. Lors d'une demande d'intervention, le système indique immédiatement si l'équipement est sous garantie — et distingue les interventions remboursables constructeur des interventions à facturer au client.

Distribution de pièces détachées & connexion transporteurs

Pour les distributeurs de pièces détachées (auto, agricole, marine, industriel), Cybelia Cloud ERP gère le catalogue multi-fournisseurs, les prix par client et l'expédition avec les principaux transporteurs français et européens.

  • Catalogue multi-fournisseurs avec références croisées Une même pièce peut avoir plusieurs références selon les fournisseurs (OEM, équivalent, marque propre). Cybelia Cloud ERP gère ces références croisées : le commercial cherche par référence client ou constructeur et trouve immédiatement la pièce disponible au meilleur prix dans votre stock.
  • Grilles tarifaires par type de client Tarif public, tarif garagiste, tarif concessionnaire, tarif grand compte — chaque segment a sa propre grille avec remises automatiques. Un client professionnel identifié obtient automatiquement son prix sans calcul manuel à chaque commande.
  • Connexion transporteurs (Colissimo, DHL, UPS, Chronopost…) Depuis le bon de livraison, vous générez directement l'étiquette transporteur : Colissimo, DHL Express, UPS, Chronopost, TNT, GLS. Le numéro de suivi est automatiquement enregistré sur la commande et communiqué au client par email. Aucune ressaisie entre votre ERP et le site du transporteur. Ex : 15 commandes expédiées en 20 minutes — une étiquette générée par commande, un email de suivi envoyé automatiquement à chaque client.
  • Gestion des délais fournisseurs et disponibilités Sur chaque commande client, si la pièce n'est pas en stock, le système indique le délai fournisseur habituel et la date de disponibilité estimée. Vous informez le client immédiatement. Si plusieurs fournisseurs peuvent livrer, vous choisissez le plus rapide ou le moins cher en un clic.
  • Livraison partielle et gestion des reliquats Pour les commandes avec plusieurs références, vous expédiez ce qui est disponible immédiatement et gérez le reliquat automatiquement. La facture est émise au prorata des lignes livrées. Le client reçoit une confirmation pour chaque expédition partielle.
  • Retours et échanges pièces Un client retourne une pièce non conforme ou commandée par erreur : vous créez un bon de retour depuis la commande d'origine en quelques secondes. Le stock est réintégré, l'avoir est généré et le remboursement est tracé — sans ressaisie ni perte d'information.

EDI & API — Connexions fournisseurs et systèmes tiers

Cybelia Cloud ERP dispose d'une offre de connecteurs EDI et API pour synchroniser vos catalogues fournisseurs, automatiser vos commandes et connecter tout système externe à votre ERP.

  • Import de catalogues fournisseurs (EDI / fichier) Vos fournisseurs proposent leurs catalogues en format CSV, Excel, XML ou EDIFACT ? Cybelia Cloud ERP intègre un module d'import qui met à jour automatiquement les références, les tarifs d'achat et les nouvelles pièces dans votre catalogue interne. Fini la ressaisie manuelle des prix fournisseurs. Ex : catalogue Kramp de 200 000 références mis à jour mensuellement par import automatique — prix d'achat et nouvelles références synchronisés sans intervention.
  • Commandes fournisseurs automatisées par EDI Lorsque le stock atteint le seuil de réapprovisionnement, le bon de commande fournisseur peut être envoyé directement par EDI (ORDERS EDIFACT, XML, API REST) sans intervention humaine. Le fournisseur accuse réception, et la confirmation de commande est intégrée automatiquement dans Odoo.
  • API REST ouverte pour connexions personnalisées Cybelia Cloud ERP expose une API REST complète et documentée. Vous pouvez connecter n'importe quel système tiers : site e-commerce externe, application mobile de terrain, logiciel de caisse, plateforme marketplace, CRM externe ou outil BI. Chaque connexion est possible sans modifier le cœur de l'ERP.
  • Connexion marketplaces (Amazon, Cdiscount, Rakuten…) Via les connecteurs disponibles, vos stocks et commandes se synchronisent avec les principales marketplaces. Une commande passée sur Amazon est automatiquement créée dans Cybelia Cloud ERP, le stock est décrémenté et l'expédition est déclenchée dans le même flux que vos commandes directes.
  • Intégration logiciels de caisse (TPV) Si vous avez un comptoir de vente physique ou une caisse en atelier, le module TPV intégré ou les connecteurs de caisse permettent de synchroniser les ventes du comptoir avec votre stock ERP en temps réel. Les encaissements remontent automatiquement en comptabilité.
  • Accompagnement sur mesure pour les connexions spécifiques Chaque besoin de connexion est unique. L'équipe Cybelia analyse votre format de données et votre système cible, et vous propose un connecteur adapté — développé et maintenu comme un composant intégré à votre ERP, pas comme un script fragile posé à côté.
Conformité & sécurité : Cybelia Cloud ERP est hébergé sur des serveurs situés en France. Les données sont sauvegardées quotidiennement. L'accès est sécurisé par authentification à deux facteurs. Le système est conforme aux exigences RGPD : gestion des droits d'accès par utilisateur, traçabilité des modifications, export des données personnelles sur demande.

Odoo SA, intégrateur Odoo ou Cybelia Cloud ERP — qui choisir ?

Trois façons d'accéder à Odoo, trois niveaux de service, trois réalités très différentes pour votre entreprise. Voici ce que ça change concrètement.

Odoo SA (Enterprise) vs Intégrateur Odoo vs Cybelia Cloud ERP
✗Licence Enterprise payante par utilisateur — coût récurrent élevé dès le départ ~Licence Enterprise ou Community + honoraires intégrateur — budget imprévisible ✓Abonnement tout compris, prévisible, adapté aux PME — aucune surprise de licence
✗Paramétrage France à votre charge : PCG, TVA, SEPA, Chorus Pro… nécessitent des modules spécifiques ~L'intégrateur configure la France — comptez 20 à 80 jours de prestation ✓Tout préconfiguré dès le 1er jour : PCG, TVA, SEPA, Chorus Pro, Factur-X, DAS2, SIRET
✗Délai de démarrage : 6 à 18 mois pour un projet complet ~3 à 12 mois selon la complexité du projet et la disponibilité de l'intégrateur ✓Démarrage opérationnel rapide grâce à la verticalisation — pas de projet à blanc
✗Interlocuteur commercial ≠ équipe technique ≠ support — trois entités différentes ~Interlocuteur unique chez l'intégrateur, mais celui-ci connaît rarement votre secteur métier ✓Interlocuteur unique, francophone, qui connaît votre configuration et votre secteur
✗Modules sectoriels (CEE, réparation, pièces détachées, EDI) : développements spécifiques à commander ~Modules OCA disponibles mais sélection, test et intégration restent à la charge de l'intégrateur ✓Modules sectoriels déjà intégrés et testés : CEE, atelier, pièces détachées, EDI fournisseurs
✗Hébergement à négocier séparément (Odoo.sh ou votre infra) — coût et responsabilité ajoutés ~Hébergement souvent sous-traité ou non maîtrisé par l'intégrateur ✓Hébergement France inclus, sauvegardes quotidiennes, mises à jour gérées
✗Factures fournisseurs PDF : saisie manuelle ou développement OCR à commander en option payante ~OCR parfois proposé en option payante par l'intégrateur, sans apprentissage ni IA locale ✓OCR IA inclus — Claude Anthropic + AnythingLLM + Regex hybride. Toutes factures PDF automatisées, zéro saisie
✗Agents IA autonomes dans l'ERP : inexistants — nécessite des développements sur mesure coûteux ~Chatbot parfois disponible, mais sans capacité d'action dans l'ERP ni apprentissage ✓Collègues IA inclus — agents autonomes avec rôle, droits maîtrisés, mémoire et exécution de tâches réelles
✗Coût total (licence + implémentation + hébergement + support) : souvent 20 000 à 80 000 € pour une PME ~Coût d'implémentation : 15 000 à 60 000 € + licence + maintenance annuelle ✓Coût total bien inférieur grâce à la verticalisation — pas de jours de prestation à blanc
Pourquoi Cybelia coûte moins cher à fonctionnalité équivalente : Chez un intégrateur ou Odoo SA, chaque heure de configuration est facturée. Avec Cybelia Cloud ERP, la verticalisation signifie que ce travail de sélection, de configuration et de test a déjà été fait — une fois pour tous les clients du même secteur. Vous ne payez pas pour réinventer ce que des dizaines d'entreprises similaires ont déjà mis en place. Vous bénéficiez d'un socle éprouvé, déployé rapidement, au coût d'un abonnement mensuel maîtrisé.

Questions fréquentes

Les questions que se posent les dirigeants avant de choisir un ERP — avec des réponses directes.

Odoo est une plateforme open-source qui nécessite configuration, développement et hébergement — souvent plusieurs mois de projet et des coûts élevés. Cybelia Cloud ERP est Odoo Community verticalisé pour les entreprises françaises : plan comptable PCG, TVA française, SEPA, Chorus Pro, primes CEE, facturation Factur-X — tout est préconfiguré. Vous démarrez très rapidement, à un coût bien inférieur, avec hébergement en France et support francophone inclus.

Pour une TPE/PME française, le choix central est entre des logiciels métier séparés (Sage compta, EBP devis, logiciel de stock…) et une plateforme intégrée. Cybelia Cloud ERP centralise tout dans un seul système : ventes, facturation, stocks, comptabilité, projets et RH partagent les mêmes données. Un devis saisi une fois génère automatiquement la commande, la livraison et la facture — sans ressaisie entre logiciels.

Oui. Cybelia Cloud ERP intègre les modules OCA France : plan comptable général (PCG), déclaration TVA française avec plan de taxes interactif, format Factur-X pour la facturation électronique, fichiers SEPA (SCT et SDD) pour les paiements, Chorus Pro pour les marchés publics, SIRET/SIREN sur tous les documents, et DAS2 pour la déclaration des honoraires. Le FEC (Fichier des Écritures Comptables) est exportable en un clic pour les contrôles fiscaux.

Oui, et c'est l'un des secteurs pour lesquels Cybelia Cloud ERP est particulièrement adapté. Le module primes CEE intègre les montants de MaPrimeRénov' et des primes CEE directement dans les devis : le reste à payer net est calculé automatiquement et affiché clairement pour le client. Les chantiers sont gérés comme des projets avec suivi des heures, des matériaux et de la rentabilité. La signature électronique permet au client de valider le devis sur chantier depuis son téléphone.

Cybelia Cloud ERP génère des factures au format Factur-X (PDF avec données XML embarquées) — le standard retenu par la France pour la facturation électronique inter-entreprises. Pour les marchés publics, le format UBL 2.1 compatible Chorus Pro est disponible. Ces formats sont activés par défaut sans développement supplémentaire. En réception, les factures fournisseurs au format Factur-X sont lues automatiquement — les données sont extraites sans saisie manuelle.

Sage et EBP sont des logiciels spécialisés (comptabilité, paie, facturation) qui nécessitent des exports/imports pour communiquer entre eux. Cybelia Cloud ERP est une plateforme unifiée : une seule base de données, une seule interface. Une facture validée génère automatiquement les écritures comptables. Un paiement reçu rapproche la facture sans manipulation. La comptabilité est à jour en permanence, sans synchronisation entre modules distincts.

Oui. Cybelia Cloud ERP est hébergé sur des serveurs physiquement situés en France. Vos données ne quittent pas le territoire français. Le système est conforme aux exigences RGPD : gestion des droits d'accès par utilisateur, traçabilité de toutes les modifications, export des données personnelles sur demande. Les sauvegardes sont automatiques et quotidiennes.

Vous souhaitez aller plus loin ?

Chaque entreprise a son propre contexte opérationnel. Un échange de 30 minutes permet d'identifier les modules prioritaires, d'évaluer les points d'intégration avec vos outils existants et d'estimer le bénéfice concret pour votre activité.

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Cybelia Cloud ERP — Construit sur Odoo Community & OCA, verticalisé et maintenu pour les entreprises françaises.
Hébergement France · Conformité RGPD · Support francophone · Facturation électronique native
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