Cybelia Cloud ERP — Fonctionnement détaillé par domaine métier
Cybelia Cloud ERP décrit ici précisément chaque fonctionnalité : ce que vous faites, ce que Cybelia Cloud fait pour vous, et ce que vous obtenez concrètement. Cette référence s'adresse aux dirigeants et responsables qui souhaitent évaluer l'impact réel sur leur activité — sans jargon informatique.
💡 L'IA est optionnelle. Tous les modules métier (ventes, facturation, stocks, comptabilité…) sont indépendants. Vous activez l'IA quand vous le souhaitez.
Un devis saisi une fois alimente la commande, la livraison, la facture et la comptabilité. Zéro ressaisie.
PCG, TVA, SEPA, Chorus Pro, Factur-X, DAS2, primes CEE, SIRET/SIREN — préconfigurés.
Vos factures PDF fournisseurs sont lues et importées automatiquement par l'IA Cybelia Cloud souveraine ou Claude.
Créez des employés IA qui reçoivent des consignes et les exécutent dans Cybelia Cloud : recherche, création, mise à jour, emails.
Activez uniquement ce dont vous avez besoin. Ajoutez les autres modules au rythme de votre croissance.
L'IA au cœur de votre ERP — trois innovations incluses
Cybelia Cloud ERP intègre nativement un module OCR piloté par IA, une assistante conversationnelle Cybèle, et de véritables agents IA autonomes — avec l'option d'utiliser l'IA Cybelia Cloud souveraine ou Claude (Anthropic) pour les cas qui nécessitent une puissance maximale.
OCR Factures — saisie automatisée
Déposez une facture PDF fournisseur. L'IA lit le document, identifie le fournisseur, extrait toutes les lignes, le numéro de facture, la date et les totaux HT/TTC — puis crée la facture dans Cybelia Cloud en quelques secondes.
- ✓ IA Cybelia Cloud souveraine — incluse, hébergée France, RGPD natif
- ✓ Claude (Anthropic) en option — pour cas complexes
- ✓ Mode hybride IA + règles d'extraction — fiabilité maximale
- ✓ Matching automatique des produits (code-barre, référence)
- ✓ Formats : PDF, JPG, PNG — y compris factures papier scannées
Cybèle — Votre assistante IA 24h/24
Cybèle est intégrée dans deux environnements distincts : à l'intérieur de Cybelia Cloud pour vos collaborateurs internes, et sur votre site web comme chatbot pour vos prospects — avec des identités et des données strictement séparées.
- ✓ Interne : répond sur la base des données de votre entreprise (RAG)
- ✓ Externe : accueille vos prospects sur le site
- ✓ Aucune fuite de données internes vers l'extérieur
- ✓ IA Cybelia Cloud souveraine ou Claude en option
- ✓ Voix intégrée (micro + synthèse vocale fr-FR)
Collègues IA — Des agents qui travaillent à votre place
Les Collègues IA sont des employés virtuels paramétrés avec un rôle, une mission et des droits Cybelia Cloud. Vous leur donnez une consigne en français. Ils l'exécutent de manière autonome dans votre ERP.
- ✓ Consigne en langage naturel → exécution autonome
- ✓ Agit sous l'identité d'un utilisateur dédié (droits maîtrisés)
- ✓ IA Cybelia Cloud souveraine par défaut, Claude en option
- ✓ Mémoire d'apprentissage — s'améliore à chaque tâche
- ✓ Historique complet, rejouable, auditable
la saisie des factures fournisseurs
sans pause ni congés
(version souveraine incluse)
ni paramétrage complexe
Des Collègues IA qui agissent dans votre ERP comme de vrais employés
Imaginez un comptable, un commercial, un gestionnaire de stock ou un assistant qui ne dort jamais, n'est jamais absent et exécute ses tâches de manière autonome dans votre ERP.
Vous lui confiez : "Traite toutes les factures fournisseurs en attente, rapproche-les avec les bons de commande et signale les écarts supérieurs à 5 %." Il exécute, vérifie les montants, note les anomalies et vous envoie un rapport.
Vous lui confiez : "Identifie tous les devis expirés ce mois-ci, rédige un email de relance personnalisé pour chaque client et envoie-le."
Vous lui confiez : "Vérifie les niveaux de stock critiques, crée les bons de commande fournisseurs nécessaires et envoie-les."
Vous lui confiez : "Génère le rapport de trésorerie prévisionnelle à 60 jours et envoie-le au dirigeant chaque lundi matin."
Vous lui confiez : "Analyse les tickets Helpdesk ouverts depuis plus de 48h sans réponse, rédige un message et relance le technicien."
Donnez-lui un nom, un rôle, une mission et des droits précis. Il reçoit vos consignes en langage naturel et les exécute dans le périmètre défini. Chaque tâche est historisée et enrichit sa mémoire d'apprentissage.
Comment fonctionne un Collègue IA ?
Vous écrivez en français ce que le collègue doit faire.
L'IA décompose la tâche et planifie les étapes.
Il recherche, crée, met à jour et envoie des messages dans Cybelia Cloud.
Le résultat est affiché, la tâche historisée, l'agent apprend.
Commercial & Ventes
Du premier contact jusqu'à la commande confirmée, livrée et facturée.
Devis & commandes
Créez, envoyez et suivez vos devis depuis un catalogue produit structuré. Chaque devis est traçable, versionné et transformable en commande en un clic.
- Modèles de devis réutilisables Vous définissez une fois un devis type — liste de produits, quantités habituelles, conditions commerciales, mise en page. Pour une nouvelle vente similaire, le modèle préremplit toutes les lignes. Vous n'ajustez que ce qui change. Ex : un installateur crée un modèle "Chaudière gaz standard" — chaque nouveau chantier part de cette base.
- Signature électronique intégrée Vous envoyez le devis par email. Le client clique sur le lien, visualise le PDF, saisit son nom et signe avec la souris ou le doigt. La signature est enregistrée avec horodatage et adresse IP. La commande est confirmée automatiquement dans Cybelia Cloud sans intervention de votre part. Ex : devis envoyé le matin, signé depuis le téléphone du client le soir — commande créée automatiquement sans relance.
- Versioning des révisions Lorsqu'un devis est modifié (nouvelle version suite à une négociation), l'ancienne est conservée. Vous consultez à tout moment les différences entre la v1 et la v3 et savez quelle version le client a acceptée.
- CGV formalisées avec preuve de consentement Vos CGV sont intégrées au bas du PDF devis. En ligne, le client doit cocher "J'accepte les CGV" avant de signer. L'acceptation est enregistrée avec date et heure. En cas de litige, la preuve est immédiatement disponible.
- Date d'expiration et relance automatique Vous définissez une durée de validité par défaut (ex : 30 jours). Trois jours avant l'expiration, le système envoie automatiquement un email de relance au client. Le tableau de bord liste les devis proches de l'expiration.
- Impression sans prix (devis terrain) Pour la prospection terrain ou les appels d'offres où vous ne souhaitez pas afficher les prix unitaires, une option permet d'imprimer le devis sans les colonnes de prix tout en gardant les références et descriptions.
Tarification & remises
Gérez des grilles tarifaires multiples par client, canal ou période. Les remises sont encadrées, tracées et appliquées automatiquement selon des règles que vous définissez.
- Listes de prix par segment client Vous créez autant de listes que nécessaire : tarif public, revendeur, grand compte, tarif export, tarif saisonnier. Chaque client se voit attribuer sa liste. Les prix s'appliquent automatiquement au devis — sans tableur à consulter. Ex : un grossiste applique automatiquement une remise de 15 % à ses revendeurs certifiés.
- Triple remise cumulative (D1 × D2 × D3) Pour les secteurs où la tarification par strates est courante (distribution, négoce), chaque ligne peut porter trois remises appliquées successivement. Le prix net est calculé automatiquement. Ex : remise catalogue 10 % × remise volume 5 % × remise campagne 3 % = prix net calculé en temps réel.
- Calcul du prix depuis la marge cible Au lieu de saisir un prix de vente, vous saisissez la marge cible (ex : 35 %). Le système calcule le prix de vente en tenant compte du prix d'achat réel. Utile pour les devis sur-mesure ou les projets où la marge doit être garantie.
- Montant minimum de commande Vous définissez un seuil en dessous duquel une commande génère une alerte ou est bloquée. Si un client passe une commande de 45 € sur un minimum de 100 €, le système l'en informe avant validation.
- Validité temporelle des tarifs Une liste de prix peut avoir une date de début et une date de fin. À l'expiration, les anciens tarifs reprennent automatiquement. Utile pour les opérations promotionnelles ou les révisions annuelles.
CRM & suivi des opportunités
Gérez votre pipeline commercial avec une vue Kanban par étape, des prévisions de chiffre d'affaires et des relances planifiées pour chaque prospect.
- Pipeline visuel par étape Chaque opportunité est une carte que vous déplacez d'une colonne à l'autre (Nouveau contact → Devis envoyé → Négociation → Gagné/Perdu). Vous voyez le nombre d'opportunités par étape et le montant total en jeu dans chaque colonne.
- Prévision de chiffre d'affaires Chaque opportunité a un montant estimé et un taux de probabilité. Le système calcule automatiquement le CA prévisionnel du mois et du trimestre (montant × probabilité). Ex : 3 opportunités à 8 000 € avec 70 % de proba = 16 800 € de CA prévisionnel.
- Activité suivante obligatoire Le système n'accepte pas qu'une opportunité reste sans prochaine action planifiée. Chaque opportunité doit avoir une activité (appel, email, réunion) avec une date d'échéance. Les opportunités "en retard d'activité" sont signalées en rouge.
- Groupes d'entreprises (holding / filiales) Si vous traitez avec une maison mère et plusieurs filiales, vous rattachez les contacts à leur groupe d'entreprise. Le CRM agrège alors les opportunités au niveau du groupe.
- Analyse de conversion par source Le système enregistre l'origine de chaque opportunité (site web, salon, réseau, recommandation…). Vous identifiez quel canal génère le plus de CA converti.
- Pivot de ventes depuis la fiche client Un bouton "Analyse des ventes" sur la fiche client ouvre un tableau croisé dynamique : CA par produit, par période, par commercial. Sans export Excel.
Portail client
Votre client dispose d'un accès sécurisé à ses documents et commandes. Il peut signer, télécharger, suivre et payer — sans appeler votre équipe.
- Suivi de commande en self-service Le client se connecte et voit l'état de sa commande en temps réel : en préparation, expédié, livré. Il n'a plus besoin d'appeler pour savoir où en est sa livraison. Réduction des appels entrants de suivi.
- Téléchargement des documents Devis, confirmations de commande, bons de livraison, factures — tous les documents sont disponibles en PDF depuis le portail, y compris les documents anciens.
- Recherche par référence client Votre client a sa propre référence de commande (ex : BC-2024-0512). Il peut saisir cette référence pour retrouver sa commande directement, sans connaître votre numérotation interne.
- Propagation du commercial au contact Lorsqu'un client est suivi par un commercial, ce commercial est propagé à tous ses contacts (interlocuteurs). Cohérence garantie sans saisie manuelle.
Flux automatique : de la signature du devis à l'encaissement
Lorsqu'un devis est confirmé (manuellement ou par signature électronique), toute la chaîne se déclenche sans intervention supplémentaire : préparation de stock, expédition, facturation, relance de paiement.
Facturation, Paiements & Recouvrement
De l'émission de la facture jusqu'à l'encaissement, avec relances automatisées et conformité française complète.
Émission des factures clients
La facturation est générée depuis les commandes livrées ou les services réalisés. Elle respecte les exigences légales françaises et les formats électroniques obligatoires.
- Facture générée depuis la commande Depuis une commande livrée, vous cliquez sur "Créer la facture". Toutes les lignes (produits, quantités, prix, remises, TVA) sont reprises automatiquement. Vous vérifiez, validez et envoyez. La saisie manuelle des lignes est éliminée.
- Facture électronique (Factur-X / UBL) Vos factures sont générées au format Factur-X (PDF avec données XML embarquées) ou UBL 2.1, conformément aux obligations de facturation électronique pour les marchés publics (Chorus Pro) et aux futures obligations B2B.
- Acompte et facturation en plusieurs fois Pour un contrat ou chantier important, vous facturez en plusieurs étapes : un acompte à la commande, une situation intermédiaire, puis le solde. Chaque acompte est déduit automatiquement de la facture finale. Ex : chantier de 15 000 € — acompte 4 500 €, situation mi-chantier 7 500 €, solde 3 000 € à la réception.
- Montant restant à facturer en temps réel Sur chaque commande, une ligne indique en permanence le montant déjà facturé et le montant restant. Pour les entreprises qui livrent et facturent en plusieurs fois, cet indicateur évite les oublis de fin de mois.
- Méthode de transmission par client Chaque client a une méthode de réception préférée : email direct, portail client, courrier papier, EDI. Cette préférence est enregistrée une fois et le bon canal est utilisé automatiquement.
- Numérotation séquentielle conforme La numérotation respecte les règles comptables françaises : séquence continue, sans trou, sans modification possible après validation. En cas d'erreur, seul un avoir peut corriger une facture validée — protection en cas de contrôle fiscal.
Recouvrement & relances automatisées
Le système surveille les échéances et déclenche les relances selon un calendrier que vous configurez. Vous n'avez plus à surveiller manuellement les factures impayées.
- Niveaux de relance progressifs Vous configurez plusieurs niveaux d'escalade : niveau 1 (J+3 après échéance) = email de rappel ; niveau 2 (J+15) = email plus ferme ; niveau 3 (J+30) = lettre de mise en demeure. Chaque niveau peut déclencher une action différente (email, courrier, blocage des nouvelles commandes).
- Tableau de bord de recouvrement Une vue dédiée liste toutes les factures en retard, classées par ancienneté et par montant. Pour chaque ligne, vous voyez le client, la facture concernée, le nombre de jours de retard, et les relances déjà envoyées.
- Historique complet par client Sur la fiche de chaque client, l'intégralité des relances envoyées est enregistrée avec date, niveau et contenu. En cas de litige ou d'appel du client, vous voyez immédiatement quand il a été relancé et pour quel montant.
- Intérêts de retard automatiques Si vos conditions contractuelles prévoient des intérêts de retard (taux légal ou taux contractuel), le système les calcule automatiquement à partir du jour de dépassement. La facture d'intérêts peut être générée sans calcul manuel.
- Statut "en cours de paiement" Lorsqu'un paiement est déclenché (virement émis, chèque posté) mais pas encore reçu, la facture passe en statut "En cours de paiement". Elle ne génère plus de relance automatique. Ce statut intermédiaire évite les relances intempestives.
Paiements & SEPA
Préparez vos fichiers de virement et de prélèvement SEPA directement depuis Cybelia Cloud. Gérez les mandats, les rejets et le rapprochement bancaire depuis une interface unique.
- Virements SEPA (fichier XML PAIN.001) Sélectionnez les factures fournisseurs à régler. Le système génère un fichier XML PAIN.001 compatible avec tous les établissements bancaires français. Vous l'importez dans votre interface bancaire. Toutes les factures sélectionnées sont marquées payées et les écritures comptables sont créées automatiquement.
- Prélèvements SEPA (SDD) avec mandats Pour vos clients qui règlent par prélèvement automatique, vous enregistrez leur mandat (RUM, IBAN, BIC). À chaque échéance, le fichier de prélèvement est généré automatiquement.
- Mode de paiement par défaut par client Vous enregistrez une fois sur la fiche client son mode de règlement habituel (virement, prélèvement, chèque, carte) et le délai de paiement (30 jours, fin de mois, comptant). Ces données sont reprises automatiquement.
- Rapprochement bancaire semi-automatique Vous importez votre relevé bancaire (CSV, OFX ou synchronisation directe). Le système propose automatiquement des correspondances entre les lignes du relevé et les paiements enregistrés. Vous validez les propositions correctes en un clic.
- Synchronisation banques principales Connexion directe avec Qonto, BNP, Crédit Agricole, CIC, LCL, Société Générale, Boursorama et autres établissements bancaires français. Les nouvelles transactions apparaissent dans l'interface de rapprochement sans import manuel.
Achats & Fournisseurs
Pilotez vos approvisionnements, contrôlez la cohérence des factures reçues et maîtrisez vos décaissements.
Commandes fournisseurs
De la demande d'achat interne au bon de commande envoyé au fournisseur, avec workflow de validation, réception et contrôle de facture.
- Demande d'achat interne Un collaborateur identifie un besoin et crée une demande d'achat. Elle est soumise au responsable pour approbation. Une fois validée, elle est transformée en bon de commande et envoyée au fournisseur. Aucun achat hors système — chaque dépense est tracée.
- Workflow d'approbation par seuil Vous définissez des règles : les achats inférieurs à 500 € sont autorisés par le chef de service ; au-delà de 2 000 €, la validation du dirigeant est requise. Le système notifie l'approbateur concerné et bloque la commande jusqu'à validation.
- Conditions fournisseurs enregistrées Sur chaque fiche fournisseur, vous enregistrez ses conditions : délai de livraison habituel, minimum de commande, conditions de paiement. Ces données s'appliquent automatiquement à chaque commande.
- Réception partielle et suivi du reliquat Si un fournisseur livre partiellement (ex : 8 unités sur 10), vous enregistrez la réception partielle. Le bon de commande reste ouvert pour les 2 unités restantes. Le système signale les reliquats en attente.
- Contrôle à 3 voies (commande / réception / facture) Lorsque vous recevez une facture fournisseur, le système la compare automatiquement au bon de commande et au bon de réception. Si les quantités ou les prix ne concordent pas, une alerte est levée. Ex : commande de 100 unités à 12 € — la facture indique 102 unités à 12,50 €. L'écart est signalé immédiatement.
- Imputation analytique dès la commande Chaque ligne d'achat peut être affectée à un projet, un chantier, un centre de coût ou un département. Cette imputation se propage à la réception et à la facture. Le coût réel de chaque projet est connu en temps réel.
Import & OCR des factures fournisseurs
Réduisez la saisie manuelle des factures reçues. Le système extrait automatiquement les données des PDF, qu'ils soient structurés (Factur-X) ou non structurés (factures papier numérisées).
- Import automatique Factur-X / UBL Si votre fournisseur envoie une facture au format Factur-X (PDF avec XML embarqué) ou UBL 2.1, le système lit les données directement depuis le fichier XML : fournisseur, SIRET, lignes, montants, TVA, IBAN. La facture est créée en quelques secondes sans aucune saisie manuelle.
- OCR assisté par IA Pour les factures PDF non structurées (papier scanné, PDF image), le module OCR utilise l'IA pour extraire les données : en-tête fournisseur, lignes produits avec références, quantités, prix unitaires et total. L'IA gère les mises en page variées sans règle à programmer.
- Support des formats fournisseurs spécifiques Certains fournisseurs (ex : Kramp) utilisent des formats PDF propriétaires avec séparateurs de colonnes non standards. Des règles d'extraction spécifiques sont configurées pour ces fournisseurs, permettant une lecture fiable des lignes produits. Ex : facture Kramp avec 45 lignes extraites automatiquement, références croisées avec votre catalogue interne.
- Vérification avant validation Après extraction, toutes les données sont présentées dans un formulaire de vérification. Vous corrigez les éventuelles erreurs d'extraction avant de valider la facture. Aucune écriture comptable n'est créée sans votre validation explicite.
Stocks & Logistique
Gérez vos niveaux de stock, planifiez les réapprovisionnements et pilotez vos expéditions avec précision.
Gestion des stocks
Stock valorisé en temps réel, avec traçabilité complète des mouvements — de l'achat fournisseur jusqu'à la livraison client.
- Valorisation en temps réel (CMUP ou FIFO) Chaque mouvement (entrée, sortie, transfert interne) est valorisé instantanément selon la méthode choisie : CMUP ou FIFO. La valeur de votre stock est disponible en permanence sans attendre la clôture mensuelle.
- Règles de réapprovisionnement automatique Vous définissez pour chaque produit un stock minimum et un stock maximum cible. Lorsque le stock passe sous le minimum, une demande d'achat est générée automatiquement chez le fournisseur habituel. Ex : un stock de vis M8 passe sous 100 unités → demande d'achat de 500 unités créée automatiquement.
- Traçabilité par lot et par numéro de série Pour les produits soumis à traçabilité (alimentaire, médical, électronique, équipements sous garantie), chaque unité ou lot est suivi de l'entrée en stock jusqu'à la livraison. En cas de rappel, vous identifiez en quelques secondes quels clients ont reçu un lot défectueux.
- Inventaires cycliques par zone Au lieu d'un inventaire annuel global (coûteux et perturbateur), vous planifiez des inventaires cycliques par emplacement ou par catégorie. Chaque semaine, une zone est inventoriée. Les écarts sont constatés en continu sans arrêt d'activité.
- Produits de substitution Pour chaque produit, vous définissez un ou plusieurs substituts. Si le produit commandé est en rupture lors de la préparation, le préparateur voit automatiquement les substituts disponibles et peut les proposer au client.
- États du produit (actif, fin de vie, obsolète) Chaque produit a un état dans son cycle de vie. Un produit "fin de vie" reste vendable mais n'est plus commandé. Un produit "obsolète" est masqué des catalogues et des devis.
Préparation & expéditions
Les bons de préparation sont générés automatiquement depuis les commandes. Chaque expédition est documentée avec les informations logistiques nécessaires.
- Bon de préparation automatique Dès la confirmation d'une commande client, un bon de préparation est créé dans le module stock. Il liste les produits à prélever, leurs emplacements et les quantités. Le préparateur valide au fur et à mesure — le stock est mis à jour en temps réel.
- Calcul automatique du volume des colis Vous renseignez les dimensions (L × l × H) et le poids de chaque produit. Sur chaque bon de livraison, le volume total et le poids total sont calculés automatiquement. Ex : commande de 24 cartons de 0,04 m³ chacun = 0,96 m³ affiché automatiquement.
- Propagation des notes de livraison Les instructions spéciales saisies sur le devis ("livrer entre 8h et 12h", "accès par porte de derrière", "contacter M. Dupont") sont automatiquement reportées sur le bon de préparation et le bon de livraison.
- Gestion des adresses multiples Un client peut avoir une adresse de facturation et plusieurs adresses de livraison (différents sites, chantiers, dépôts). Chaque commande indique l'adresse de livraison concernée.
- Imputation analytique des sorties de stock Chaque sortie de stock est automatiquement imputée au projet, au chantier ou au client concerné. En fin de mois, vous voyez exactement la valeur des matériaux consommés par projet.
Comptabilité & Finances
Comptabilité intégrée conforme au PCG français, avec les outils de déclaration TVA, de rapprochement bancaire et de pilotage financier.
Comptabilité générale
Les écritures sont générées automatiquement depuis les factures et paiements. La comptabilité est à jour en permanence et exportable vers votre cabinet comptable.
- Plan Comptable Général français Le plan de comptes est conforme au PCG français (classes 1 à 8), compatible avec les modules de déclaration TVA française. Installé lors du paramétrage initial — aucune saisie manuelle des comptes.
- Écritures automatiques Chaque validation de facture, paiement, avoir, remise ou virement génère les écritures comptables sans intervention humaine. Le grand livre est à jour en temps réel. Votre expert-comptable accède à des données cohérentes sans attendre la saisie de fin de mois.
- Colonne produit sur les écritures Dans le grand livre et la balance, chaque écriture de vente indique le produit concerné. Vous filtrez le grand livre par produit pour voir toutes les ventes d'un article sur une période — sans export Excel.
- Informations de stock sur les écritures Pour les mouvements de stock valorisés, l'écriture comptable porte la référence du produit, la quantité et l'emplacement. La réconciliation entre le stock physique et les comptes de stock comptables est facilitée.
- Export FEC (Fichier des Écritures Comptables) L'export FEC est généré en un clic au format attendu par l'administration fiscale. En cas de contrôle fiscal, vous fournissez ce fichier immédiatement. Votre expert-comptable peut aussi l'importer dans son logiciel de révision.
- Verrouillage des exercices Après clôture d'un exercice, vous le verrouillez. Plus aucune écriture ne peut être saisie sur une période fermée, même par inadvertance. Protection de l'intégrité des données historiques.
TVA & déclarations fiscales
Vérifiez et préparez vos déclarations de TVA depuis des rapports interactifs. Les taux, les comptes et les positions fiscales sont préconfigurés pour les entreprises françaises.
- Plan de taxes interactif Ce rapport affiche pour chaque compte de taxe les montants en débit, crédit et balance sur la période choisie. Pliable par groupe (TVA collectée, déductible, taux 20 %, 10 %…). Vous vérifiez les montants avant de remplir votre CA3 sans export.
- Balance TVA par période Sélectionnez un mois ou un trimestre : le rapport affiche immédiatement le total de TVA collectée, le total de TVA déductible et le solde à payer (ou le crédit à reporter). Filtrable par journal.
- Positions fiscales automatiques Selon le statut du client (particulier français, entreprise UE avec n° de TVA, client hors UE), le système applique automatiquement la bonne position : TVA française, autoliquidation intracommunautaire, exonération export. Aucune erreur de taux possible si le client est bien renseigné.
- SIRET / SIREN / NIC sur les documents Le SIRET de votre entreprise et de vos clients est enregistré sur leurs fiches. Il apparaît automatiquement sur les factures, devis et documents officiels — conformément aux obligations légales françaises.
- DAS2 (déclaration des honoraires) Le module génère automatiquement les données nécessaires à la DAS2 (honoraires, commissions et vacations versés à des tiers). Les tiers concernés sont identifiés depuis la comptabilité sans extraction manuelle.
Trésorerie & rapprochement bancaire
Importez vos relevés bancaires et réconciliez-les avec les paiements enregistrés. Le rapprochement est semi-automatique et apprenant.
- Import CSV / XLSX de relevés bancaires Vous téléchargez votre relevé depuis votre banque et l'importez. Le système reconnaît les colonnes (date, libellé, montant) et crée les lignes de rapprochement. Compatible avec les formats de tous les établissements bancaires français (BNP, CA, CIC, LCL, SG, Boursorama…).
- Synchronisation directe Qonto Si vous utilisez Qonto, la connexion API importe automatiquement toutes les nouvelles transactions. Vous n'avez pas à exporter de fichier — les transactions apparaissent directement dans l'interface de rapprochement.
- Règles de rapprochement intelligentes Vous créez des règles : "toute transaction avec le libellé 'LOYER BUREAU' et le montant 1 200 € → imputer au compte 6132 Loyers". Ces règles s'appliquent à chaque import et accélèrent le traitement des transactions récurrentes.
- Rapports de trésorerie La position de trésorerie (solde réel + encaissements attendus - décaissements prévus) est calculée à partir des factures en attente et des paiements planifiés. Visualisation à 30 et 60 jours sans tableur.
Projets, Services & Contrats
Planifiez vos projets, suivez les heures réelles, gérez vos contrats récurrents et pilotez la rentabilité en temps réel.
Gestion de projets
Chaque projet est découpé en tâches, affectées à des membres de l'équipe, planifiées dans le temps et suivies en termes d'avancement et de charge.
- Vue Gantt / Timeline Chaque tâche est représentée sous forme de barre sur un calendrier. Vous voyez en un coup d'œil si les délais sont tenus, où se situe le chemin critique, et quelles tâches peuvent être avancées sans impacter la date de livraison.
- Rôles et affectation des ressources Vous définissez les rôles nécessaires à chaque projet (Chef de projet, Technicien, Consultant, Sous-traitant). Chaque tâche est associée à un rôle et à une personne. Le système signale les tâches sans responsable.
- Visualisation de la charge prévisionnelle Avant d'affecter une ressource à une nouvelle tâche, vous consultez sa charge sur les semaines à venir. Si elle est déjà à 100 % sur la semaine 12, vous évitez la surallocation sans réunion de coordination.
- Étapes par défaut par projet Chaque projet peut avoir ses propres étapes de tâches ("À planifier → En cours → En attente client → Terminé"). Ces étapes sont indépendantes des autres projets.
- Wiki projet intégré Chaque projet dispose d'un espace documentaire (wiki) où vous rédigez les comptes-rendus de réunions, les procédures, les décisions importantes et les informations d'accès. Accessible directement depuis la tâche concernée.
- Rentabilité réelle par projet À tout moment, vous comparez pour chaque projet : heures budgétées vs heures réelles, coût matériaux prévu vs coût réel, marge prévisionnelle vs marge actuelle. Si un projet dérive, vous le détectez en cours de réalisation.
Feuilles de temps & facturation au réalisé
Les collaborateurs saisissent leurs heures directement dans Cybelia Cloud. Ces heures alimentent la facturation, le calcul de rentabilité et les exports de paie.
- Saisie des temps par tâche Chaque collaborateur saisit ses heures directement sur la tâche concernée : date, durée, description. La saisie prend moins d'une minute par entrée. Accessible depuis le navigateur, l'application mobile ou directement depuis le timer intégré à la tâche.
- Vue calendrier des feuilles de temps Les feuilles de temps sont visualisables sous forme de calendrier hebdomadaire (comme un agenda). Vous voyez immédiatement les journées complètes, les jours à faible saisie et les éventuels oublis.
- Facturation sur tâches terminées uniquement Pour éviter de facturer un travail non livré, vous configurez qu'une ligne de commande ne peut être facturée que si la tâche associée est marquée "Terminée". La facturation reflète exactement le travail livré.
- Contrats de services récurrents Pour les abonnements de maintenance, de support ou de gestion, vous créez un contrat récurrent. Chaque mois ou trimestre, Cybelia Cloud génère automatiquement la commande de renouvellement et la facturation. Ex : contrat de maintenance mensuel à 350 € → commande et facture créées automatiquement le 1er de chaque mois.
- Export des feuilles de temps À la demande, vous générez un rapport PDF des feuilles de temps par projet, par période et par collaborateur. Utilisable pour justifier la facturation auprès du client ou pour la paie.
Helpdesk & gestion des interventions
Centralisez les demandes clients (SAV, support, intervention), définissez des niveaux de service, et facturez les heures de traitement directement depuis le ticket.
- Création de tickets multi-canaux Un ticket peut être créé depuis : un email entrant (automatiquement converti), un formulaire sur votre site web, le portail client ou manuellement par votre équipe. Toutes les sources aboutissent dans la même file de traitement.
- SLA et délais de traitement Vous définissez des engagements de délai par type de ticket : "Priorité critique : prise en charge sous 2h", "Standard : réponse sous 24h". Le système calcule automatiquement les délais restants et signale en rouge les tickets dépassant le SLA.
- Rattachement au contrat ou au produit Chaque ticket est lié à la commande, au produit ou au contrat de maintenance concerné. Vous voyez immédiatement si le client est sous garantie, si un contrat de support est actif, et quelles interventions ont déjà eu lieu sur ce matériel.
- Facturation des heures d'intervention Les heures passées sur un ticket (diagnostics, interventions, appels) sont saisies directement. Si l'intervention est hors garantie ou hors contrat, une facture est générée depuis le ticket en un clic.
- Base de connaissances Les solutions aux problèmes récurrents sont rédigées une fois dans la base de connaissances et attachées au ticket correspondant. Quand un problème similaire se représente, le technicien trouve la réponse en quelques secondes.
Ressources Humaines & Gestion du Temps
Centralisez les informations collaborateurs, gérez les frais, le temps de travail et les commissions commerciales depuis un seul système.
Fiches collaborateurs & documents RH
Chaque collaborateur dispose d'un dossier numérique centralisé contenant ses informations contractuelles, ses documents administratifs et ses données de paie.
- Fiche employé complète La fiche centralise toutes les informations : état civil, coordonnées personnelles, poste, service, manager, coordonnées bancaires (IBAN pour le virement de salaire), numéro de sécurité sociale. Ces données alimentent les bulletins de paie et les exports légaux.
- Champ document GED sur la fiche employé Directement sur la fiche RH, vous joignez les documents du collaborateur : contrat de travail, avenants, KBIS pour les auto-entrepreneurs, certifications professionnelles, carte d'identité. Accessibles en un clic.
- Intitulés de poste normalisés Vous créez une liste d'intitulés de postes utilisés dans votre entreprise. Chaque collaborateur est rattaché à un poste de cette liste. Cette normalisation est utilisée pour les exports de paie et les déclarations sociales.
- Nom et prénom distincts Le système gère séparément le prénom et le nom de famille pour toutes les personnes physiques. Permet un tri alphabétique correct, des formules de politesse personnalisées et une conformité RGPD facilitée.
Notes de frais
Les collaborateurs saisissent leurs frais depuis leur téléphone. Le manager valide, la comptabilité intègre, la paie rembourse — sans aucun échange de papier.
- Saisie mobile avec photo du justificatif Le collaborateur photographie son ticket de caisse ou sa facture depuis l'application mobile Cybelia Cloud. Il saisit le montant, la catégorie (repas, transport, hébergement) et le projet concerné. Le justificatif est archivé numériquement.
- Workflow de validation hiérarchique La note de frais est soumise au manager. Celui-ci reçoit une notification, revoit les justificatifs et valide ou refuse. Après validation, elle part en comptabilité. Chaque étape est tracée avec date et valideur.
- Tags analytiques sur les dépenses Chaque note de frais peut être étiquetée avec un ou plusieurs tags analytiques ("Salon 2024", "Prospection Région PACA", "Formation"). Ces tags permettent de regrouper et d'analyser les dépenses par axe transversal.
- Intégration directe avec la paie Une fois validées, les notes de frais sont transmises automatiquement au module de paie. Le remboursement est intégré au bulletin de salaire du mois, avec le détail de chaque dépense.
Commissions commerciales
Calculez automatiquement les commissions dues à vos commerciaux sur la base des ventes réalisées, selon des règles configurables par personne ou par équipe.
- Règles de commission configurables Vous définissez les règles : taux fixe (ex : 3 % du CA facturé), taux progressif par palier (3 % jusqu'à 50 000 €, 5 % au-delà), ou calcul sur la marge réalisée. Chaque commercial peut avoir ses propres règles.
- Déclenchement à la facturation ou à l'encaissement Selon votre politique commerciale, la commission est calculée soit à la date de facturation, soit uniquement lorsque le paiement du client est reçu (règle plus prudente pour les clients à risque). Configurable par règle.
- Intégration automatique à la paie En fin de mois, les commissions calculées sont transmises automatiquement au module de paie de chaque commercial. Le montant apparaît comme une ligne distincte sur le bulletin de salaire.
- Tableau de bord du commercial Chaque commercial voit en temps réel ses commissions en cours d'accumulation, validées et déjà versées. Cette transparence réduit les contestations et motive l'équipe commerciale.
Communication & Marketing
Segmentez vos clients, envoyez des campagnes ciblées et analysez les résultats — sans outil externe.
Emailing & listes de diffusion
Créez des campagnes email depuis Cybelia Cloud, sur des listes segmentées et mises à jour automatiquement selon les critères de votre base client.
- Listes dynamiques automatiques Vous créez une liste avec des critères de filtrage ("tous les clients ayant acheté le produit X dans les 6 derniers mois et situés en Île-de-France"). La liste se met à jour automatiquement à chaque envoi — vous n'avez pas à la maintenir manuellement.
- Contacts liés à la base Cybelia Cloud Les destinataires sont directement issus de votre base de contacts (clients, prospects, fournisseurs). Toute modification de coordonnée est immédiatement reflétée — pas de double base à maintenir.
- Renvoi aux non-ouvreurs Après une campagne, vous identifiez les destinataires qui n'ont pas ouvert. Vous pouvez leur renvoyer le même email avec un objet différent en un clic, sans recréer la campagne. Améliore significativement le taux de lecture global.
- Tags sur les commandes pour segmentation Vous pouvez étiqueter vos commandes avec des tags personnalisés ("client VIP", "chantier urgent", "remise accordée"). Ces tags sont exploitables comme critères de segmentation pour vos campagnes marketing.
Notifications internes & activités
Votre équipe reçoit les bons événements au bon moment, sans passer par des emails internes ou des messageries externes.
- Notifications push en temps réel Dès qu'un événement important survient — paiement reçu, devis signé, ticket en retard, stock sous le minimum — la personne concernée reçoit une notification dans son interface Cybelia Cloud. Elles apparaissent en temps réel sans actualisation de page.
- Tableau de bord d'activités centralisé Une vue Kanban regroupe toutes les activités planifiées pour l'utilisateur connecté : appels à passer, emails à envoyer, devis à relancer, documents à valider. Elle remplace les post-it et les mémos informels.
- Notifications sur les messages de canal Chaque discussion interne dans Cybelia Cloud (sur un devis, une tâche, une facture) génère une notification pour les participants. Vous suivez l'avancement d'un dossier directement dans le fil de discussion attaché — sans chercher dans votre boîte email.
Infrastructure transversale
GED, site web, ateliers, distribution pièces détachées et connecteurs EDI/API — les briques communes à tous les métiers.
Gestion Électronique de Documents (GED)
Tous vos documents — contrats, factures, plans, certifications — sont centralisés dans un espace structuré, lié aux objets Cybelia Cloud concernés et accessible par les bonnes personnes.
- Champ document sur chaque objet métier Chaque objet Cybelia Cloud (facture, commande, fiche employé, écriture comptable, projet) dispose d'un champ document. Vous joignez les fichiers directement là où ils ont du sens, sans les ranger dans un dossier réseau déconnecté du contexte métier.
- Espace documentaire partagé avec droits Au-delà des documents attachés aux objets, un espace GED structuré (arborescence de dossiers) permet de stocker les documents transversaux : procédures internes, templates, plans techniques. Les droits sont définis par équipe ou par rôle.
- Recherche plein texte Vous saisissez un mot-clé (nom d'un client, numéro de dossier, terme contenu dans un document Word ou PDF). Le moteur retourne tous les documents contenant ce terme, quelle que soit leur localisation.
- Versioning des documents Lorsqu'un document est modifié et rechargé, l'ancienne version est conservée. Vous accédez à l'historique complet avec les dates de modification et les auteurs. Restauration d'une version précédente en un clic.
Site web & e-commerce synchronisé
Votre site web Cybelia Cloud partage la même base de données que votre ERP. Catalogue, stock, commandes et clients sont synchronisés en temps réel — sans double saisie.
- Catalogue produit synchronisé Tout produit que vous créez ou modifiez dans l'ERP est immédiatement disponible sur le site web (si vous le rendez public). Prix, description, photos, références techniques — une seule saisie suffit pour les deux environnements.
- Stock en temps réel sur le site La disponibilité affichée sur le site correspond au stock réel dans Cybelia Cloud. Un produit sorti du stock pour une commande B2B n'est plus proposé sur le site pour une commande en ligne. Aucune survente possible.
- Commandes en ligne intégrées au flux ERP Une commande passée sur le site web suit exactement le même flux qu'une commande créée manuellement : confirmation, préparation, expédition, facturation. Pas de "module e-commerce séparé" — c'est le même système.
- Tracker analytique souverain Le tracker analytique Cybelia Cloud souverain est intégré sur toutes les pages. Les données de trafic restent sur votre infrastructure, hébergées en France, conformément au RGPD — aucune fuite vers Google Analytics ou d'autres trackers tiers.
- Site 100 % à vos couleurs Votre site est entièrement à votre marque : design, charte, mentions légales, footers, métadonnées. Aucune référence technique externe n'est visible sur vos pages publiques. Vos visiteurs voient uniquement votre identité.
Fonctionnalités sectorielles
Des modules spécialisés répondent aux besoins spécifiques des secteurs BTP/CEE, de la distribution et des entreprises avec abonnements.
- Primes CEE intégrées dans les devis (BTP / rénovation) Vous configurez les montants de primes CEE par type de travaux (isolation combles, pompe à chaleur, VMC double flux). Sur le devis, la prime s'affiche et le reste à payer net est calculé automatiquement. Le client voit son coût réel après subvention. Ex : chaudière à condensation à 4 200 € — prime CEE 800 € — reste à payer 3 400 € TTC affiché sur le devis.
- MaPrimeRénov' et multi-financeurs En complément des primes CEE, vous intégrez le montant de MaPrimeRénov' applicable (selon le type de travaux et les revenus du ménage). Le devis affiche le cumul des aides et le reste à payer final. Gestion de plusieurs opérateurs CEE (EDF, Engie, Leclerc) avec leurs propres conditions.
- Dimensions produit (L × l × H) pour la distribution Chaque produit peut avoir ses dimensions physiques enregistrées. Ces dimensions alimentent le calcul de volume sur les expéditions, le choix du conditionnement et les fiches techniques. Indispensable pour les distributeurs de matériaux ou d'équipements encombrants.
- Gestion des abonnements et reports comptables Pour les contrats de service facturés en avance (abonnements annuels, licences, loyers), le module de régularisation gère les charges et produits constatés d'avance. Chaque mois, la quote-part est automatiquement comptabilisée à l'exercice correct.
Ateliers de réparation mécanique
Cybelia Cloud ERP est taillé pour les ateliers qui réparent, révisent et entretiennent : mécanique automobile, bateaux, tracteurs agricoles, engins de chantier, motos.
- Ordre de réparation lié au client et à l'équipement Chaque intervention est tracée sur une fiche : client, équipement (immatriculation, n° de série, modèle, année), kilométrage ou heures moteur à l'entrée. L'historique complet des interventions sur un équipement est accessible en un clic. Ex : Florian, gérant d'un atelier multi-marques, retrouve en 10 secondes toutes les interventions sur le tracteur d'un agriculteur client depuis 3 ans.
- Devis d'atelier avec pièces et main d'œuvre Le devis combine les lignes pièces détachées (avec référence catalogue) et les lignes de main d'œuvre (forfait ou temps réel). Le client signe électroniquement depuis son téléphone. Dès validation, les pièces sont réservées et l'ordre de travail créé pour le technicien.
- Saisie du temps technicien par intervention Chaque technicien saisit ses heures directement sur l'ordre de réparation : début, fin, description du travail. Le temps réel est comparé au temps forfaitaire prévu. En fin de mois, vous savez exactement ce que chaque intervention a coûté en main d'œuvre.
- Consommation de pièces sur l'ordre de réparation Le technicien indique les pièces prélevées en stock pour chaque intervention. Le stock est mis à jour en temps réel. La facture finale est générée automatiquement depuis l'ordre — toutes les pièces consommées et le temps passé sont déjà renseignés. Ex : révision bateau — huile moteur 5 L, filtre à huile, filtre carburant, courroie — tout saisi sur l'ordre, facturé automatiquement.
- Alertes de rappel et prochaine révision Vous paramétrez les intervalles d'entretien par type d'équipement (vidange tous les 10 000 km ou 12 mois). Le système génère automatiquement des rappels aux clients concernés à l'approche de l'échéance. C'est du CA récurrent sans effort commercial.
- Garantie constructeur vs intervention hors garantie Chaque équipement enregistré porte sa date d'achat et sa durée de garantie. Lors d'une demande d'intervention, le système indique immédiatement si l'équipement est sous garantie — et distingue les interventions remboursables constructeur des interventions à facturer au client.
Distribution de pièces détachées & transporteurs
Pour les distributeurs de pièces détachées (auto, agricole, marine, industriel), Cybelia Cloud ERP gère le catalogue multi-fournisseurs, les prix par client et l'expédition avec les principaux transporteurs.
- Catalogue multi-fournisseurs avec références croisées Une même pièce peut avoir plusieurs références selon les fournisseurs (OEM, équivalent, marque propre). Cybelia Cloud gère ces références croisées : le commercial cherche par référence client ou constructeur et trouve immédiatement la pièce au meilleur prix dans votre stock.
- Grilles tarifaires par type de client Tarif public, tarif garagiste, tarif concessionnaire, tarif grand compte — chaque segment a sa propre grille avec remises automatiques. Un client professionnel identifié obtient automatiquement son prix sans calcul manuel.
- Connexion transporteurs (Colissimo, DHL, UPS, Chronopost…) Depuis le bon de livraison, vous générez directement l'étiquette transporteur : Colissimo, DHL Express, UPS, Chronopost, TNT, GLS, DPD. Le numéro de suivi est automatiquement enregistré sur la commande et communiqué au client par email. Ex : 15 commandes expédiées en 20 minutes — une étiquette générée par commande, un email de suivi envoyé automatiquement.
- Gestion des délais fournisseurs et disponibilités Sur chaque commande client, si la pièce n'est pas en stock, le système indique le délai fournisseur habituel et la date de disponibilité estimée. Vous informez le client immédiatement.
- Livraison partielle et gestion des reliquats Pour les commandes avec plusieurs références, vous expédiez ce qui est disponible immédiatement et gérez le reliquat automatiquement. La facture est émise au prorata des lignes livrées.
- Retours et échanges pièces Un client retourne une pièce non conforme ou commandée par erreur : vous créez un bon de retour depuis la commande d'origine. Le stock est réintégré, l'avoir est généré et le remboursement est tracé.
EDI & API — Connexions fournisseurs et systèmes tiers
Cybelia Cloud ERP dispose d'une offre de connecteurs EDI et API pour synchroniser vos catalogues fournisseurs, automatiser vos commandes et connecter tout système externe à votre ERP.
- Import de catalogues fournisseurs (EDI / fichier) Vos fournisseurs proposent leurs catalogues en CSV, Excel, XML ou EDIFACT ? Cybelia Cloud intègre un module d'import qui met à jour automatiquement les références, les tarifs d'achat et les nouvelles pièces dans votre catalogue interne. Ex : catalogue Kramp de 200 000 références mis à jour mensuellement par import automatique.
- Commandes fournisseurs automatisées par EDI Lorsque le stock atteint le seuil de réapprovisionnement, le bon de commande peut être envoyé directement par EDI (ORDERS EDIFACT, XML, API REST) sans intervention humaine. Le fournisseur accuse réception, et la confirmation est intégrée automatiquement.
- API REST ouverte pour connexions personnalisées Cybelia Cloud expose une API REST complète et documentée. Vous pouvez connecter n'importe quel système tiers : site e-commerce externe, application mobile de terrain, logiciel de caisse, plateforme marketplace, outil BI.
- Connexion marketplaces (Amazon, Cdiscount, Rakuten…) Vos stocks et commandes se synchronisent avec les principales marketplaces. Une commande passée sur Amazon est automatiquement créée dans Cybelia Cloud, le stock est décrémenté et l'expédition déclenchée dans le même flux que vos commandes directes.
- Intégration logiciels de caisse (TPV) Si vous avez un comptoir de vente physique ou une caisse en atelier, le module TPV intégré ou les connecteurs de caisse synchronisent les ventes du comptoir avec votre stock en temps réel. Les encaissements remontent automatiquement en comptabilité.
- Accompagnement sur mesure pour les connexions spécifiques Chaque besoin de connexion est unique. L'équipe Cybelia Cloud analyse votre format de données et votre système cible, et vous propose un connecteur adapté — développé et maintenu comme un composant intégré à votre ERP.
Logiciels métier séparés, ERP générique ou Cybelia Cloud ERP — quel modèle choisir ?
Trois façons d'organiser le système d'information de votre PME, trois niveaux de service, trois réalités très différentes pour votre entreprise. Voici ce que ça change concrètement.
| Logiciels métier séparés (Sage, EBP, Cegid…) | vs | ERP générique + intégrateur | vs | Cybelia Cloud ERP |
|---|---|---|---|---|
| ✗Plusieurs logiciels (compta, devis, stock, paie) qui communiquent par exports CSV — risque de double saisie permanent | ~Plateforme unifiée mais customisation et paramétrage à votre charge — budget imprévisible | ✓Plateforme unifiée verticalisée France — une seule base, données partagées entre tous les modules | ||
| ✗Paramétrage France à votre charge sur chaque logiciel — TVA, Chorus Pro, SEPA à recombiner | ~L'intégrateur configure la France — comptez plusieurs semaines à plusieurs mois de prestation facturée | ✓Tout préconfiguré : PCG, TVA, SEPA, Chorus Pro, Factur-X, DAS2, SIRET | ||
| ✗Coût total cumulé : licences séparées + interfaces + maintenance × N logiciels | ~Licences + honoraires d'intégrateur + maintenance — budget souvent supérieur à l'estimation initiale | ✓Abonnement tout compris, prévisible, adapté aux PME — aucune surprise de licence | ||
| ✗Plusieurs interlocuteurs (éditeurs, revendeurs, supports) — perte d'information entre eux | ~Interlocuteur unique chez l'intégrateur, mais celui-ci connaît rarement votre secteur métier | ✓Interlocuteur unique, francophone, qui connaît votre configuration et votre secteur | ||
| ✗Modules sectoriels (CEE, réparation, pièces détachées, EDI) : à acheter séparément ou inexistants | ~Disponibles mais sélection, test et intégration à la charge de l'intégrateur — facturés à la journée | ✓Modules sectoriels déjà intégrés et testés : CEE, atelier, pièces détachées, EDI fournisseurs | ||
| ✗Hébergement à gérer par logiciel ou sur votre propre infrastructure — responsabilité dispersée | ~Hébergement souvent sous-traité ou non maîtrisé par l'intégrateur | ✓Hébergement France inclus, sauvegardes quotidiennes, mises à jour gérées | ||
| ✗Factures fournisseurs PDF : saisie manuelle dans chaque logiciel concerné | ~OCR parfois proposé en option payante, sans IA contextuelle ni apprentissage | ✓OCR IA inclus — IA Cybelia Cloud souveraine + Claude en option + règles hybrides. Factures PDF automatisées | ||
| ✗Agents IA autonomes : inexistants dans les logiciels métier traditionnels | ~Chatbot parfois disponible, mais sans capacité d'action dans l'ERP ni apprentissage | ✓Collègues IA inclus — agents autonomes avec rôle, droits maîtrisés, mémoire et exécution de tâches réelles | ||
| ✗Hébergement et conformité RGPD souvent étrangers ou opaques | ~Hébergement variable selon l'éditeur — souvent en dehors de France | ✓Hébergement souverain France, conformité RGPD native, données qui restent sur le territoire |
Questions fréquentes
Les questions que se posent les dirigeants avant de choisir un ERP — avec des réponses directes.
Pour une TPE/PME française, le choix central est entre des logiciels métier séparés (Sage compta, EBP devis, logiciel de stock…) et une plateforme intégrée. Cybelia Cloud ERP centralise tout dans un seul système : ventes, facturation, stocks, comptabilité, projets et RH partagent les mêmes données. Un devis saisi une fois génère automatiquement la commande, la livraison et la facture — sans ressaisie entre logiciels.
Oui. Cybelia Cloud ERP intègre nativement : plan comptable général (PCG), déclaration TVA française avec plan de taxes interactif, format Factur-X pour la facturation électronique, fichiers SEPA (SCT et SDD) pour les paiements, Chorus Pro pour les marchés publics, SIRET/SIREN sur tous les documents, et DAS2 pour la déclaration des honoraires. Le FEC (Fichier des Écritures Comptables) est exportable en un clic pour les contrôles fiscaux.
Oui, et c'est l'un des secteurs pour lesquels Cybelia Cloud ERP est particulièrement adapté. Le module primes CEE intègre les montants de MaPrimeRénov' et des primes CEE directement dans les devis : le reste à payer net est calculé automatiquement et affiché clairement pour le client. Les chantiers sont gérés comme des projets avec suivi des heures, des matériaux et de la rentabilité. La signature électronique permet au client de valider le devis sur chantier depuis son téléphone.
Cybelia Cloud ERP génère des factures au format Factur-X (PDF avec données XML embarquées) — le standard retenu par la France pour la facturation électronique inter-entreprises. Pour les marchés publics, le format UBL 2.1 compatible Chorus Pro est disponible. Ces formats sont activés par défaut sans développement supplémentaire. En réception, les factures fournisseurs au format Factur-X sont lues automatiquement — les données sont extraites sans saisie manuelle.
Sage et EBP sont des logiciels spécialisés (comptabilité, paie, facturation) qui nécessitent des exports/imports pour communiquer entre eux. Cybelia Cloud ERP est une plateforme unifiée : une seule base de données, une seule interface. Une facture validée génère automatiquement les écritures comptables. Un paiement reçu rapproche la facture sans manipulation. La comptabilité est à jour en permanence, sans synchronisation entre modules distincts.
Il faut distinguer l'installation technique de la mise en exploitation effective. La verticalisation permet une installation technique rapide (quelques minutes pour charger les modules, créer les groupes utilisateurs, configurer les tâches planifiées). La mise en exploitation — paramétrage de votre catalogue produit, import de votre base clients, calibrage des règles métier (commissions, primes CEE, grilles tarifaires), formation des équipes — s'étale ensuite sur quelques semaines selon la taille de l'entreprise et la complexité de l'activité. L'équipe Cybelia Cloud vous accompagne avec un planning structuré.
Oui. Cybelia Cloud ERP est hébergé sur des serveurs physiquement situés en France. Vos données ne quittent pas le territoire français. Le système est conforme aux exigences RGPD : gestion des droits d'accès par utilisateur, traçabilité de toutes les modifications, export des données personnelles sur demande. Les sauvegardes sont automatiques et quotidiennes.
Vous souhaitez aller plus loin ?
Chaque entreprise a son propre contexte opérationnel. Un échange de 30 minutes permet d'identifier les modules prioritaires, d'évaluer les points d'intégration avec vos outils existants et d'estimer le bénéfice concret pour votre activité.
Demander une démonstration Télécharger la documentation PDFCybelia Cloud ERP — Fonctionnement détaillé par domaine métier
Cybelia Cloud ERP décrit ici précisément chaque fonctionnalité : ce que vous faites, ce que Cybelia Cloud fait pour vous, et ce que vous obtenez concrètement. Cette référence s'adresse aux dirigeants et responsables qui souhaitent évaluer l'impact réel sur leur activité — sans jargon informatique.
💡 L'IA est optionnelle. Tous les modules métier (ventes, facturation, stocks, comptabilité…) sont indépendants. Vous activez l'IA quand vous le souhaitez.
Un devis saisi une fois alimente la commande, la livraison, la facture et la comptabilité. Zéro ressaisie.
PCG, TVA, SEPA, Chorus Pro, Factur-X, DAS2, primes CEE, SIRET/SIREN — préconfigurés.
Vos factures PDF fournisseurs sont lues et importées automatiquement par l'IA Cybelia Cloud souveraine ou Claude.
Créez des employés IA qui reçoivent des consignes et les exécutent dans Cybelia Cloud : recherche, création, mise à jour, emails.
Activez uniquement ce dont vous avez besoin. Ajoutez les autres modules au rythme de votre croissance.
L'IA au cœur de votre ERP — trois innovations incluses
Cybelia Cloud ERP intègre nativement un module OCR piloté par IA, une assistante conversationnelle Cybèle, et de véritables agents IA autonomes — avec l'option d'utiliser l'IA Cybelia Cloud souveraine ou Claude (Anthropic) pour les cas qui nécessitent une puissance maximale.
OCR Factures — saisie automatisée
Déposez une facture PDF fournisseur. L'IA lit le document, identifie le fournisseur, extrait toutes les lignes, le numéro de facture, la date et les totaux HT/TTC — puis crée la facture dans Cybelia Cloud en quelques secondes.
- ✓ IA Cybelia Cloud souveraine — incluse, hébergée France, RGPD natif
- ✓ Claude (Anthropic) en option — pour cas complexes
- ✓ Mode hybride IA + règles d'extraction — fiabilité maximale
- ✓ Matching automatique des produits (code-barre, référence)
- ✓ Formats : PDF, JPG, PNG — y compris factures papier scannées
Cybèle — Votre assistante IA 24h/24
Cybèle est intégrée dans deux environnements distincts : à l'intérieur de Cybelia Cloud pour vos collaborateurs internes, et sur votre site web comme chatbot pour vos prospects — avec des identités et des données strictement séparées.
- ✓ Interne : répond sur la base des données de votre entreprise (RAG)
- ✓ Externe : accueille vos prospects sur le site
- ✓ Aucune fuite de données internes vers l'extérieur
- ✓ IA Cybelia Cloud souveraine ou Claude en option
- ✓ Voix intégrée (micro + synthèse vocale fr-FR)
Collègues IA — Des agents qui travaillent à votre place
Les Collègues IA sont des employés virtuels paramétrés avec un rôle, une mission et des droits Cybelia Cloud. Vous leur donnez une consigne en français. Ils l'exécutent de manière autonome dans votre ERP.
- ✓ Consigne en langage naturel → exécution autonome
- ✓ Agit sous l'identité d'un utilisateur dédié (droits maîtrisés)
- ✓ IA Cybelia Cloud souveraine par défaut, Claude en option
- ✓ Mémoire d'apprentissage — s'améliore à chaque tâche
- ✓ Historique complet, rejouable, auditable
la saisie des factures fournisseurs
sans pause ni congés
(version souveraine incluse)
ni paramétrage complexe
Des Collègues IA qui agissent dans votre ERP comme de vrais employés
Imaginez un comptable, un commercial, un gestionnaire de stock ou un assistant qui ne dort jamais, n'est jamais absent et exécute ses tâches de manière autonome dans votre ERP.
Vous lui confiez : "Traite toutes les factures fournisseurs en attente, rapproche-les avec les bons de commande et signale les écarts supérieurs à 5 %." Il exécute, vérifie les montants, note les anomalies et vous envoie un rapport.
Vous lui confiez : "Identifie tous les devis expirés ce mois-ci, rédige un email de relance personnalisé pour chaque client et envoie-le."
Vous lui confiez : "Vérifie les niveaux de stock critiques, crée les bons de commande fournisseurs nécessaires et envoie-les."
Vous lui confiez : "Génère le rapport de trésorerie prévisionnelle à 60 jours et envoie-le au dirigeant chaque lundi matin."
Vous lui confiez : "Analyse les tickets Helpdesk ouverts depuis plus de 48h sans réponse, rédige un message et relance le technicien."
Donnez-lui un nom, un rôle, une mission et des droits précis. Il reçoit vos consignes en langage naturel et les exécute dans le périmètre défini. Chaque tâche est historisée et enrichit sa mémoire d'apprentissage.
Comment fonctionne un Collègue IA ?
Vous écrivez en français ce que le collègue doit faire.
L'IA décompose la tâche et planifie les étapes.
Il recherche, crée, met à jour et envoie des messages dans Cybelia Cloud.
Le résultat est affiché, la tâche historisée, l'agent apprend.
Commercial & Ventes
Du premier contact jusqu'à la commande confirmée, livrée et facturée.
Devis & commandes
Créez, envoyez et suivez vos devis depuis un catalogue produit structuré. Chaque devis est traçable, versionné et transformable en commande en un clic.
- Modèles de devis réutilisables Vous définissez une fois un devis type — liste de produits, quantités habituelles, conditions commerciales, mise en page. Pour une nouvelle vente similaire, le modèle préremplit toutes les lignes. Vous n'ajustez que ce qui change. Ex : un installateur crée un modèle "Chaudière gaz standard" — chaque nouveau chantier part de cette base.
- Signature électronique intégrée Vous envoyez le devis par email. Le client clique sur le lien, visualise le PDF, saisit son nom et signe avec la souris ou le doigt. La signature est enregistrée avec horodatage et adresse IP. La commande est confirmée automatiquement dans Cybelia Cloud sans intervention de votre part. Ex : devis envoyé le matin, signé depuis le téléphone du client le soir — commande créée automatiquement sans relance.
- Versioning des révisions Lorsqu'un devis est modifié (nouvelle version suite à une négociation), l'ancienne est conservée. Vous consultez à tout moment les différences entre la v1 et la v3 et savez quelle version le client a acceptée.
- CGV formalisées avec preuve de consentement Vos CGV sont intégrées au bas du PDF devis. En ligne, le client doit cocher "J'accepte les CGV" avant de signer. L'acceptation est enregistrée avec date et heure. En cas de litige, la preuve est immédiatement disponible.
- Date d'expiration et relance automatique Vous définissez une durée de validité par défaut (ex : 30 jours). Trois jours avant l'expiration, le système envoie automatiquement un email de relance au client. Le tableau de bord liste les devis proches de l'expiration.
- Impression sans prix (devis terrain) Pour la prospection terrain ou les appels d'offres où vous ne souhaitez pas afficher les prix unitaires, une option permet d'imprimer le devis sans les colonnes de prix tout en gardant les références et descriptions.
Tarification & remises
Gérez des grilles tarifaires multiples par client, canal ou période. Les remises sont encadrées, tracées et appliquées automatiquement selon des règles que vous définissez.
- Listes de prix par segment client Vous créez autant de listes que nécessaire : tarif public, revendeur, grand compte, tarif export, tarif saisonnier. Chaque client se voit attribuer sa liste. Les prix s'appliquent automatiquement au devis — sans tableur à consulter. Ex : un grossiste applique automatiquement une remise de 15 % à ses revendeurs certifiés.
- Triple remise cumulative (D1 × D2 × D3) Pour les secteurs où la tarification par strates est courante (distribution, négoce), chaque ligne peut porter trois remises appliquées successivement. Le prix net est calculé automatiquement. Ex : remise catalogue 10 % × remise volume 5 % × remise campagne 3 % = prix net calculé en temps réel.
- Calcul du prix depuis la marge cible Au lieu de saisir un prix de vente, vous saisissez la marge cible (ex : 35 %). Le système calcule le prix de vente en tenant compte du prix d'achat réel. Utile pour les devis sur-mesure ou les projets où la marge doit être garantie.
- Montant minimum de commande Vous définissez un seuil en dessous duquel une commande génère une alerte ou est bloquée. Si un client passe une commande de 45 € sur un minimum de 100 €, le système l'en informe avant validation.
- Validité temporelle des tarifs Une liste de prix peut avoir une date de début et une date de fin. À l'expiration, les anciens tarifs reprennent automatiquement. Utile pour les opérations promotionnelles ou les révisions annuelles.
CRM & suivi des opportunités
Gérez votre pipeline commercial avec une vue Kanban par étape, des prévisions de chiffre d'affaires et des relances planifiées pour chaque prospect.
- Pipeline visuel par étape Chaque opportunité est une carte que vous déplacez d'une colonne à l'autre (Nouveau contact → Devis envoyé → Négociation → Gagné/Perdu). Vous voyez le nombre d'opportunités par étape et le montant total en jeu dans chaque colonne.
- Prévision de chiffre d'affaires Chaque opportunité a un montant estimé et un taux de probabilité. Le système calcule automatiquement le CA prévisionnel du mois et du trimestre (montant × probabilité). Ex : 3 opportunités à 8 000 € avec 70 % de proba = 16 800 € de CA prévisionnel.
- Activité suivante obligatoire Le système n'accepte pas qu'une opportunité reste sans prochaine action planifiée. Chaque opportunité doit avoir une activité (appel, email, réunion) avec une date d'échéance. Les opportunités "en retard d'activité" sont signalées en rouge.
- Groupes d'entreprises (holding / filiales) Si vous traitez avec une maison mère et plusieurs filiales, vous rattachez les contacts à leur groupe d'entreprise. Le CRM agrège alors les opportunités au niveau du groupe.
- Analyse de conversion par source Le système enregistre l'origine de chaque opportunité (site web, salon, réseau, recommandation…). Vous identifiez quel canal génère le plus de CA converti.
- Pivot de ventes depuis la fiche client Un bouton "Analyse des ventes" sur la fiche client ouvre un tableau croisé dynamique : CA par produit, par période, par commercial. Sans export Excel.
Portail client
Votre client dispose d'un accès sécurisé à ses documents et commandes. Il peut signer, télécharger, suivre et payer — sans appeler votre équipe.
- Suivi de commande en self-service Le client se connecte et voit l'état de sa commande en temps réel : en préparation, expédié, livré. Il n'a plus besoin d'appeler pour savoir où en est sa livraison. Réduction des appels entrants de suivi.
- Téléchargement des documents Devis, confirmations de commande, bons de livraison, factures — tous les documents sont disponibles en PDF depuis le portail, y compris les documents anciens.
- Recherche par référence client Votre client a sa propre référence de commande (ex : BC-2024-0512). Il peut saisir cette référence pour retrouver sa commande directement, sans connaître votre numérotation interne.
- Propagation du commercial au contact Lorsqu'un client est suivi par un commercial, ce commercial est propagé à tous ses contacts (interlocuteurs). Cohérence garantie sans saisie manuelle.
Flux automatique : de la signature du devis à l'encaissement
Lorsqu'un devis est confirmé (manuellement ou par signature électronique), toute la chaîne se déclenche sans intervention supplémentaire : préparation de stock, expédition, facturation, relance de paiement.
Facturation, Paiements & Recouvrement
De l'émission de la facture jusqu'à l'encaissement, avec relances automatisées et conformité française complète.
Émission des factures clients
La facturation est générée depuis les commandes livrées ou les services réalisés. Elle respecte les exigences légales françaises et les formats électroniques obligatoires.
- Facture générée depuis la commande Depuis une commande livrée, vous cliquez sur "Créer la facture". Toutes les lignes (produits, quantités, prix, remises, TVA) sont reprises automatiquement. Vous vérifiez, validez et envoyez. La saisie manuelle des lignes est éliminée.
- Facture électronique (Factur-X / UBL) Vos factures sont générées au format Factur-X (PDF avec données XML embarquées) ou UBL 2.1, conformément aux obligations de facturation électronique pour les marchés publics (Chorus Pro) et aux futures obligations B2B.
- Acompte et facturation en plusieurs fois Pour un contrat ou chantier important, vous facturez en plusieurs étapes : un acompte à la commande, une situation intermédiaire, puis le solde. Chaque acompte est déduit automatiquement de la facture finale. Ex : chantier de 15 000 € — acompte 4 500 €, situation mi-chantier 7 500 €, solde 3 000 € à la réception.
- Montant restant à facturer en temps réel Sur chaque commande, une ligne indique en permanence le montant déjà facturé et le montant restant. Pour les entreprises qui livrent et facturent en plusieurs fois, cet indicateur évite les oublis de fin de mois.
- Méthode de transmission par client Chaque client a une méthode de réception préférée : email direct, portail client, courrier papier, EDI. Cette préférence est enregistrée une fois et le bon canal est utilisé automatiquement.
- Numérotation séquentielle conforme La numérotation respecte les règles comptables françaises : séquence continue, sans trou, sans modification possible après validation. En cas d'erreur, seul un avoir peut corriger une facture validée — protection en cas de contrôle fiscal.
Recouvrement & relances automatisées
Le système surveille les échéances et déclenche les relances selon un calendrier que vous configurez. Vous n'avez plus à surveiller manuellement les factures impayées.
- Niveaux de relance progressifs Vous configurez plusieurs niveaux d'escalade : niveau 1 (J+3 après échéance) = email de rappel ; niveau 2 (J+15) = email plus ferme ; niveau 3 (J+30) = lettre de mise en demeure. Chaque niveau peut déclencher une action différente (email, courrier, blocage des nouvelles commandes).
- Tableau de bord de recouvrement Une vue dédiée liste toutes les factures en retard, classées par ancienneté et par montant. Pour chaque ligne, vous voyez le client, la facture concernée, le nombre de jours de retard, et les relances déjà envoyées.
- Historique complet par client Sur la fiche de chaque client, l'intégralité des relances envoyées est enregistrée avec date, niveau et contenu. En cas de litige ou d'appel du client, vous voyez immédiatement quand il a été relancé et pour quel montant.
- Intérêts de retard automatiques Si vos conditions contractuelles prévoient des intérêts de retard (taux légal ou taux contractuel), le système les calcule automatiquement à partir du jour de dépassement. La facture d'intérêts peut être générée sans calcul manuel.
- Statut "en cours de paiement" Lorsqu'un paiement est déclenché (virement émis, chèque posté) mais pas encore reçu, la facture passe en statut "En cours de paiement". Elle ne génère plus de relance automatique. Ce statut intermédiaire évite les relances intempestives.
Paiements & SEPA
Préparez vos fichiers de virement et de prélèvement SEPA directement depuis Cybelia Cloud. Gérez les mandats, les rejets et le rapprochement bancaire depuis une interface unique.
- Virements SEPA (fichier XML PAIN.001) Sélectionnez les factures fournisseurs à régler. Le système génère un fichier XML PAIN.001 compatible avec tous les établissements bancaires français. Vous l'importez dans votre interface bancaire. Toutes les factures sélectionnées sont marquées payées et les écritures comptables sont créées automatiquement.
- Prélèvements SEPA (SDD) avec mandats Pour vos clients qui règlent par prélèvement automatique, vous enregistrez leur mandat (RUM, IBAN, BIC). À chaque échéance, le fichier de prélèvement est généré automatiquement.
- Mode de paiement par défaut par client Vous enregistrez une fois sur la fiche client son mode de règlement habituel (virement, prélèvement, chèque, carte) et le délai de paiement (30 jours, fin de mois, comptant). Ces données sont reprises automatiquement.
- Rapprochement bancaire semi-automatique Vous importez votre relevé bancaire (CSV, OFX ou synchronisation directe). Le système propose automatiquement des correspondances entre les lignes du relevé et les paiements enregistrés. Vous validez les propositions correctes en un clic.
- Synchronisation banques principales Connexion directe avec Qonto, BNP, Crédit Agricole, CIC, LCL, Société Générale, Boursorama et autres établissements bancaires français. Les nouvelles transactions apparaissent dans l'interface de rapprochement sans import manuel.
Achats & Fournisseurs
Pilotez vos approvisionnements, contrôlez la cohérence des factures reçues et maîtrisez vos décaissements.
Commandes fournisseurs
De la demande d'achat interne au bon de commande envoyé au fournisseur, avec workflow de validation, réception et contrôle de facture.
- Demande d'achat interne Un collaborateur identifie un besoin et crée une demande d'achat. Elle est soumise au responsable pour approbation. Une fois validée, elle est transformée en bon de commande et envoyée au fournisseur. Aucun achat hors système — chaque dépense est tracée.
- Workflow d'approbation par seuil Vous définissez des règles : les achats inférieurs à 500 € sont autorisés par le chef de service ; au-delà de 2 000 €, la validation du dirigeant est requise. Le système notifie l'approbateur concerné et bloque la commande jusqu'à validation.
- Conditions fournisseurs enregistrées Sur chaque fiche fournisseur, vous enregistrez ses conditions : délai de livraison habituel, minimum de commande, conditions de paiement. Ces données s'appliquent automatiquement à chaque commande.
- Réception partielle et suivi du reliquat Si un fournisseur livre partiellement (ex : 8 unités sur 10), vous enregistrez la réception partielle. Le bon de commande reste ouvert pour les 2 unités restantes. Le système signale les reliquats en attente.
- Contrôle à 3 voies (commande / réception / facture) Lorsque vous recevez une facture fournisseur, le système la compare automatiquement au bon de commande et au bon de réception. Si les quantités ou les prix ne concordent pas, une alerte est levée. Ex : commande de 100 unités à 12 € — la facture indique 102 unités à 12,50 €. L'écart est signalé immédiatement.
- Imputation analytique dès la commande Chaque ligne d'achat peut être affectée à un projet, un chantier, un centre de coût ou un département. Cette imputation se propage à la réception et à la facture. Le coût réel de chaque projet est connu en temps réel.
Import & OCR des factures fournisseurs
Réduisez la saisie manuelle des factures reçues. Le système extrait automatiquement les données des PDF, qu'ils soient structurés (Factur-X) ou non structurés (factures papier numérisées).
- Import automatique Factur-X / UBL Si votre fournisseur envoie une facture au format Factur-X (PDF avec XML embarqué) ou UBL 2.1, le système lit les données directement depuis le fichier XML : fournisseur, SIRET, lignes, montants, TVA, IBAN. La facture est créée en quelques secondes sans aucune saisie manuelle.
- OCR assisté par IA Pour les factures PDF non structurées (papier scanné, PDF image), le module OCR utilise l'IA pour extraire les données : en-tête fournisseur, lignes produits avec références, quantités, prix unitaires et total. L'IA gère les mises en page variées sans règle à programmer.
- Support des formats fournisseurs spécifiques Certains fournisseurs (ex : Kramp) utilisent des formats PDF propriétaires avec séparateurs de colonnes non standards. Des règles d'extraction spécifiques sont configurées pour ces fournisseurs, permettant une lecture fiable des lignes produits. Ex : facture Kramp avec 45 lignes extraites automatiquement, références croisées avec votre catalogue interne.
- Vérification avant validation Après extraction, toutes les données sont présentées dans un formulaire de vérification. Vous corrigez les éventuelles erreurs d'extraction avant de valider la facture. Aucune écriture comptable n'est créée sans votre validation explicite.
Stocks & Logistique
Gérez vos niveaux de stock, planifiez les réapprovisionnements et pilotez vos expéditions avec précision.
Gestion des stocks
Stock valorisé en temps réel, avec traçabilité complète des mouvements — de l'achat fournisseur jusqu'à la livraison client.
- Valorisation en temps réel (CMUP ou FIFO) Chaque mouvement (entrée, sortie, transfert interne) est valorisé instantanément selon la méthode choisie : CMUP ou FIFO. La valeur de votre stock est disponible en permanence sans attendre la clôture mensuelle.
- Règles de réapprovisionnement automatique Vous définissez pour chaque produit un stock minimum et un stock maximum cible. Lorsque le stock passe sous le minimum, une demande d'achat est générée automatiquement chez le fournisseur habituel. Ex : un stock de vis M8 passe sous 100 unités → demande d'achat de 500 unités créée automatiquement.
- Traçabilité par lot et par numéro de série Pour les produits soumis à traçabilité (alimentaire, médical, électronique, équipements sous garantie), chaque unité ou lot est suivi de l'entrée en stock jusqu'à la livraison. En cas de rappel, vous identifiez en quelques secondes quels clients ont reçu un lot défectueux.
- Inventaires cycliques par zone Au lieu d'un inventaire annuel global (coûteux et perturbateur), vous planifiez des inventaires cycliques par emplacement ou par catégorie. Chaque semaine, une zone est inventoriée. Les écarts sont constatés en continu sans arrêt d'activité.
- Produits de substitution Pour chaque produit, vous définissez un ou plusieurs substituts. Si le produit commandé est en rupture lors de la préparation, le préparateur voit automatiquement les substituts disponibles et peut les proposer au client.
- États du produit (actif, fin de vie, obsolète) Chaque produit a un état dans son cycle de vie. Un produit "fin de vie" reste vendable mais n'est plus commandé. Un produit "obsolète" est masqué des catalogues et des devis.
Préparation & expéditions
Les bons de préparation sont générés automatiquement depuis les commandes. Chaque expédition est documentée avec les informations logistiques nécessaires.
- Bon de préparation automatique Dès la confirmation d'une commande client, un bon de préparation est créé dans le module stock. Il liste les produits à prélever, leurs emplacements et les quantités. Le préparateur valide au fur et à mesure — le stock est mis à jour en temps réel.
- Calcul automatique du volume des colis Vous renseignez les dimensions (L × l × H) et le poids de chaque produit. Sur chaque bon de livraison, le volume total et le poids total sont calculés automatiquement. Ex : commande de 24 cartons de 0,04 m³ chacun = 0,96 m³ affiché automatiquement.
- Propagation des notes de livraison Les instructions spéciales saisies sur le devis ("livrer entre 8h et 12h", "accès par porte de derrière", "contacter M. Dupont") sont automatiquement reportées sur le bon de préparation et le bon de livraison.
- Gestion des adresses multiples Un client peut avoir une adresse de facturation et plusieurs adresses de livraison (différents sites, chantiers, dépôts). Chaque commande indique l'adresse de livraison concernée.
- Imputation analytique des sorties de stock Chaque sortie de stock est automatiquement imputée au projet, au chantier ou au client concerné. En fin de mois, vous voyez exactement la valeur des matériaux consommés par projet.
Comptabilité & Finances
Comptabilité intégrée conforme au PCG français, avec les outils de déclaration TVA, de rapprochement bancaire et de pilotage financier.
Comptabilité générale
Les écritures sont générées automatiquement depuis les factures et paiements. La comptabilité est à jour en permanence et exportable vers votre cabinet comptable.
- Plan Comptable Général français Le plan de comptes est conforme au PCG français (classes 1 à 8), compatible avec les modules de déclaration TVA française. Installé lors du paramétrage initial — aucune saisie manuelle des comptes.
- Écritures automatiques Chaque validation de facture, paiement, avoir, remise ou virement génère les écritures comptables sans intervention humaine. Le grand livre est à jour en temps réel. Votre expert-comptable accède à des données cohérentes sans attendre la saisie de fin de mois.
- Colonne produit sur les écritures Dans le grand livre et la balance, chaque écriture de vente indique le produit concerné. Vous filtrez le grand livre par produit pour voir toutes les ventes d'un article sur une période — sans export Excel.
- Informations de stock sur les écritures Pour les mouvements de stock valorisés, l'écriture comptable porte la référence du produit, la quantité et l'emplacement. La réconciliation entre le stock physique et les comptes de stock comptables est facilitée.
- Export FEC (Fichier des Écritures Comptables) L'export FEC est généré en un clic au format attendu par l'administration fiscale. En cas de contrôle fiscal, vous fournissez ce fichier immédiatement. Votre expert-comptable peut aussi l'importer dans son logiciel de révision.
- Verrouillage des exercices Après clôture d'un exercice, vous le verrouillez. Plus aucune écriture ne peut être saisie sur une période fermée, même par inadvertance. Protection de l'intégrité des données historiques.
TVA & déclarations fiscales
Vérifiez et préparez vos déclarations de TVA depuis des rapports interactifs. Les taux, les comptes et les positions fiscales sont préconfigurés pour les entreprises françaises.
- Plan de taxes interactif Ce rapport affiche pour chaque compte de taxe les montants en débit, crédit et balance sur la période choisie. Pliable par groupe (TVA collectée, déductible, taux 20 %, 10 %…). Vous vérifiez les montants avant de remplir votre CA3 sans export.
- Balance TVA par période Sélectionnez un mois ou un trimestre : le rapport affiche immédiatement le total de TVA collectée, le total de TVA déductible et le solde à payer (ou le crédit à reporter). Filtrable par journal.
- Positions fiscales automatiques Selon le statut du client (particulier français, entreprise UE avec n° de TVA, client hors UE), le système applique automatiquement la bonne position : TVA française, autoliquidation intracommunautaire, exonération export. Aucune erreur de taux possible si le client est bien renseigné.
- SIRET / SIREN / NIC sur les documents Le SIRET de votre entreprise et de vos clients est enregistré sur leurs fiches. Il apparaît automatiquement sur les factures, devis et documents officiels — conformément aux obligations légales françaises.
- DAS2 (déclaration des honoraires) Le module génère automatiquement les données nécessaires à la DAS2 (honoraires, commissions et vacations versés à des tiers). Les tiers concernés sont identifiés depuis la comptabilité sans extraction manuelle.
Trésorerie & rapprochement bancaire
Importez vos relevés bancaires et réconciliez-les avec les paiements enregistrés. Le rapprochement est semi-automatique et apprenant.
- Import CSV / XLSX de relevés bancaires Vous téléchargez votre relevé depuis votre banque et l'importez. Le système reconnaît les colonnes (date, libellé, montant) et crée les lignes de rapprochement. Compatible avec les formats de tous les établissements bancaires français (BNP, CA, CIC, LCL, SG, Boursorama…).
- Synchronisation directe Qonto Si vous utilisez Qonto, la connexion API importe automatiquement toutes les nouvelles transactions. Vous n'avez pas à exporter de fichier — les transactions apparaissent directement dans l'interface de rapprochement.
- Règles de rapprochement intelligentes Vous créez des règles : "toute transaction avec le libellé 'LOYER BUREAU' et le montant 1 200 € → imputer au compte 6132 Loyers". Ces règles s'appliquent à chaque import et accélèrent le traitement des transactions récurrentes.
- Rapports de trésorerie La position de trésorerie (solde réel + encaissements attendus - décaissements prévus) est calculée à partir des factures en attente et des paiements planifiés. Visualisation à 30 et 60 jours sans tableur.
Projets, Services & Contrats
Planifiez vos projets, suivez les heures réelles, gérez vos contrats récurrents et pilotez la rentabilité en temps réel.
Gestion de projets
Chaque projet est découpé en tâches, affectées à des membres de l'équipe, planifiées dans le temps et suivies en termes d'avancement et de charge.
- Vue Gantt / Timeline Chaque tâche est représentée sous forme de barre sur un calendrier. Vous voyez en un coup d'œil si les délais sont tenus, où se situe le chemin critique, et quelles tâches peuvent être avancées sans impacter la date de livraison.
- Rôles et affectation des ressources Vous définissez les rôles nécessaires à chaque projet (Chef de projet, Technicien, Consultant, Sous-traitant). Chaque tâche est associée à un rôle et à une personne. Le système signale les tâches sans responsable.
- Visualisation de la charge prévisionnelle Avant d'affecter une ressource à une nouvelle tâche, vous consultez sa charge sur les semaines à venir. Si elle est déjà à 100 % sur la semaine 12, vous évitez la surallocation sans réunion de coordination.
- Étapes par défaut par projet Chaque projet peut avoir ses propres étapes de tâches ("À planifier → En cours → En attente client → Terminé"). Ces étapes sont indépendantes des autres projets.
- Wiki projet intégré Chaque projet dispose d'un espace documentaire (wiki) où vous rédigez les comptes-rendus de réunions, les procédures, les décisions importantes et les informations d'accès. Accessible directement depuis la tâche concernée.
- Rentabilité réelle par projet À tout moment, vous comparez pour chaque projet : heures budgétées vs heures réelles, coût matériaux prévu vs coût réel, marge prévisionnelle vs marge actuelle. Si un projet dérive, vous le détectez en cours de réalisation.
Feuilles de temps & facturation au réalisé
Les collaborateurs saisissent leurs heures directement dans Cybelia Cloud. Ces heures alimentent la facturation, le calcul de rentabilité et les exports de paie.
- Saisie des temps par tâche Chaque collaborateur saisit ses heures directement sur la tâche concernée : date, durée, description. La saisie prend moins d'une minute par entrée. Accessible depuis le navigateur, l'application mobile ou directement depuis le timer intégré à la tâche.
- Vue calendrier des feuilles de temps Les feuilles de temps sont visualisables sous forme de calendrier hebdomadaire (comme un agenda). Vous voyez immédiatement les journées complètes, les jours à faible saisie et les éventuels oublis.
- Facturation sur tâches terminées uniquement Pour éviter de facturer un travail non livré, vous configurez qu'une ligne de commande ne peut être facturée que si la tâche associée est marquée "Terminée". La facturation reflète exactement le travail livré.
- Contrats de services récurrents Pour les abonnements de maintenance, de support ou de gestion, vous créez un contrat récurrent. Chaque mois ou trimestre, Cybelia Cloud génère automatiquement la commande de renouvellement et la facturation. Ex : contrat de maintenance mensuel à 350 € → commande et facture créées automatiquement le 1er de chaque mois.
- Export des feuilles de temps À la demande, vous générez un rapport PDF des feuilles de temps par projet, par période et par collaborateur. Utilisable pour justifier la facturation auprès du client ou pour la paie.
Helpdesk & gestion des interventions
Centralisez les demandes clients (SAV, support, intervention), définissez des niveaux de service, et facturez les heures de traitement directement depuis le ticket.
- Création de tickets multi-canaux Un ticket peut être créé depuis : un email entrant (automatiquement converti), un formulaire sur votre site web, le portail client ou manuellement par votre équipe. Toutes les sources aboutissent dans la même file de traitement.
- SLA et délais de traitement Vous définissez des engagements de délai par type de ticket : "Priorité critique : prise en charge sous 2h", "Standard : réponse sous 24h". Le système calcule automatiquement les délais restants et signale en rouge les tickets dépassant le SLA.
- Rattachement au contrat ou au produit Chaque ticket est lié à la commande, au produit ou au contrat de maintenance concerné. Vous voyez immédiatement si le client est sous garantie, si un contrat de support est actif, et quelles interventions ont déjà eu lieu sur ce matériel.
- Facturation des heures d'intervention Les heures passées sur un ticket (diagnostics, interventions, appels) sont saisies directement. Si l'intervention est hors garantie ou hors contrat, une facture est générée depuis le ticket en un clic.
- Base de connaissances Les solutions aux problèmes récurrents sont rédigées une fois dans la base de connaissances et attachées au ticket correspondant. Quand un problème similaire se représente, le technicien trouve la réponse en quelques secondes.
Ressources Humaines & Gestion du Temps
Centralisez les informations collaborateurs, gérez les frais, le temps de travail et les commissions commerciales depuis un seul système.
Fiches collaborateurs & documents RH
Chaque collaborateur dispose d'un dossier numérique centralisé contenant ses informations contractuelles, ses documents administratifs et ses données de paie.
- Fiche employé complète La fiche centralise toutes les informations : état civil, coordonnées personnelles, poste, service, manager, coordonnées bancaires (IBAN pour le virement de salaire), numéro de sécurité sociale. Ces données alimentent les bulletins de paie et les exports légaux.
- Champ document GED sur la fiche employé Directement sur la fiche RH, vous joignez les documents du collaborateur : contrat de travail, avenants, KBIS pour les auto-entrepreneurs, certifications professionnelles, carte d'identité. Accessibles en un clic.
- Intitulés de poste normalisés Vous créez une liste d'intitulés de postes utilisés dans votre entreprise. Chaque collaborateur est rattaché à un poste de cette liste. Cette normalisation est utilisée pour les exports de paie et les déclarations sociales.
- Nom et prénom distincts Le système gère séparément le prénom et le nom de famille pour toutes les personnes physiques. Permet un tri alphabétique correct, des formules de politesse personnalisées et une conformité RGPD facilitée.
Notes de frais
Les collaborateurs saisissent leurs frais depuis leur téléphone. Le manager valide, la comptabilité intègre, la paie rembourse — sans aucun échange de papier.
- Saisie mobile avec photo du justificatif Le collaborateur photographie son ticket de caisse ou sa facture depuis l'application mobile Cybelia Cloud. Il saisit le montant, la catégorie (repas, transport, hébergement) et le projet concerné. Le justificatif est archivé numériquement.
- Workflow de validation hiérarchique La note de frais est soumise au manager. Celui-ci reçoit une notification, revoit les justificatifs et valide ou refuse. Après validation, elle part en comptabilité. Chaque étape est tracée avec date et valideur.
- Tags analytiques sur les dépenses Chaque note de frais peut être étiquetée avec un ou plusieurs tags analytiques ("Salon 2024", "Prospection Région PACA", "Formation"). Ces tags permettent de regrouper et d'analyser les dépenses par axe transversal.
- Intégration directe avec la paie Une fois validées, les notes de frais sont transmises automatiquement au module de paie. Le remboursement est intégré au bulletin de salaire du mois, avec le détail de chaque dépense.
Commissions commerciales
Calculez automatiquement les commissions dues à vos commerciaux sur la base des ventes réalisées, selon des règles configurables par personne ou par équipe.
- Règles de commission configurables Vous définissez les règles : taux fixe (ex : 3 % du CA facturé), taux progressif par palier (3 % jusqu'à 50 000 €, 5 % au-delà), ou calcul sur la marge réalisée. Chaque commercial peut avoir ses propres règles.
- Déclenchement à la facturation ou à l'encaissement Selon votre politique commerciale, la commission est calculée soit à la date de facturation, soit uniquement lorsque le paiement du client est reçu (règle plus prudente pour les clients à risque). Configurable par règle.
- Intégration automatique à la paie En fin de mois, les commissions calculées sont transmises automatiquement au module de paie de chaque commercial. Le montant apparaît comme une ligne distincte sur le bulletin de salaire.
- Tableau de bord du commercial Chaque commercial voit en temps réel ses commissions en cours d'accumulation, validées et déjà versées. Cette transparence réduit les contestations et motive l'équipe commerciale.
Communication & Marketing
Segmentez vos clients, envoyez des campagnes ciblées et analysez les résultats — sans outil externe.
Emailing & listes de diffusion
Créez des campagnes email depuis Cybelia Cloud, sur des listes segmentées et mises à jour automatiquement selon les critères de votre base client.
- Listes dynamiques automatiques Vous créez une liste avec des critères de filtrage ("tous les clients ayant acheté le produit X dans les 6 derniers mois et situés en Île-de-France"). La liste se met à jour automatiquement à chaque envoi — vous n'avez pas à la maintenir manuellement.
- Contacts liés à la base Cybelia Cloud Les destinataires sont directement issus de votre base de contacts (clients, prospects, fournisseurs). Toute modification de coordonnée est immédiatement reflétée — pas de double base à maintenir.
- Renvoi aux non-ouvreurs Après une campagne, vous identifiez les destinataires qui n'ont pas ouvert. Vous pouvez leur renvoyer le même email avec un objet différent en un clic, sans recréer la campagne. Améliore significativement le taux de lecture global.
- Tags sur les commandes pour segmentation Vous pouvez étiqueter vos commandes avec des tags personnalisés ("client VIP", "chantier urgent", "remise accordée"). Ces tags sont exploitables comme critères de segmentation pour vos campagnes marketing.
Notifications internes & activités
Votre équipe reçoit les bons événements au bon moment, sans passer par des emails internes ou des messageries externes.
- Notifications push en temps réel Dès qu'un événement important survient — paiement reçu, devis signé, ticket en retard, stock sous le minimum — la personne concernée reçoit une notification dans son interface Cybelia Cloud. Elles apparaissent en temps réel sans actualisation de page.
- Tableau de bord d'activités centralisé Une vue Kanban regroupe toutes les activités planifiées pour l'utilisateur connecté : appels à passer, emails à envoyer, devis à relancer, documents à valider. Elle remplace les post-it et les mémos informels.
- Notifications sur les messages de canal Chaque discussion interne dans Cybelia Cloud (sur un devis, une tâche, une facture) génère une notification pour les participants. Vous suivez l'avancement d'un dossier directement dans le fil de discussion attaché — sans chercher dans votre boîte email.
Infrastructure transversale
GED, site web, ateliers, distribution pièces détachées et connecteurs EDI/API — les briques communes à tous les métiers.
Gestion Électronique de Documents (GED)
Tous vos documents — contrats, factures, plans, certifications — sont centralisés dans un espace structuré, lié aux objets Cybelia Cloud concernés et accessible par les bonnes personnes.
- Champ document sur chaque objet métier Chaque objet Cybelia Cloud (facture, commande, fiche employé, écriture comptable, projet) dispose d'un champ document. Vous joignez les fichiers directement là où ils ont du sens, sans les ranger dans un dossier réseau déconnecté du contexte métier.
- Espace documentaire partagé avec droits Au-delà des documents attachés aux objets, un espace GED structuré (arborescence de dossiers) permet de stocker les documents transversaux : procédures internes, templates, plans techniques. Les droits sont définis par équipe ou par rôle.
- Recherche plein texte Vous saisissez un mot-clé (nom d'un client, numéro de dossier, terme contenu dans un document Word ou PDF). Le moteur retourne tous les documents contenant ce terme, quelle que soit leur localisation.
- Versioning des documents Lorsqu'un document est modifié et rechargé, l'ancienne version est conservée. Vous accédez à l'historique complet avec les dates de modification et les auteurs. Restauration d'une version précédente en un clic.
Site web & e-commerce synchronisé
Votre site web Cybelia Cloud partage la même base de données que votre ERP. Catalogue, stock, commandes et clients sont synchronisés en temps réel — sans double saisie.
- Catalogue produit synchronisé Tout produit que vous créez ou modifiez dans l'ERP est immédiatement disponible sur le site web (si vous le rendez public). Prix, description, photos, références techniques — une seule saisie suffit pour les deux environnements.
- Stock en temps réel sur le site La disponibilité affichée sur le site correspond au stock réel dans Cybelia Cloud. Un produit sorti du stock pour une commande B2B n'est plus proposé sur le site pour une commande en ligne. Aucune survente possible.
- Commandes en ligne intégrées au flux ERP Une commande passée sur le site web suit exactement le même flux qu'une commande créée manuellement : confirmation, préparation, expédition, facturation. Pas de "module e-commerce séparé" — c'est le même système.
- Tracker analytique souverain Le tracker analytique Cybelia Cloud souverain est intégré sur toutes les pages. Les données de trafic restent sur votre infrastructure, hébergées en France, conformément au RGPD — aucune fuite vers Google Analytics ou d'autres trackers tiers.
- Site 100 % à vos couleurs Votre site est entièrement à votre marque : design, charte, mentions légales, footers, métadonnées. Aucune référence technique externe n'est visible sur vos pages publiques. Vos visiteurs voient uniquement votre identité.
Fonctionnalités sectorielles
Des modules spécialisés répondent aux besoins spécifiques des secteurs BTP/CEE, de la distribution et des entreprises avec abonnements.
- Primes CEE intégrées dans les devis (BTP / rénovation) Vous configurez les montants de primes CEE par type de travaux (isolation combles, pompe à chaleur, VMC double flux). Sur le devis, la prime s'affiche et le reste à payer net est calculé automatiquement. Le client voit son coût réel après subvention. Ex : chaudière à condensation à 4 200 € — prime CEE 800 € — reste à payer 3 400 € TTC affiché sur le devis.
- MaPrimeRénov' et multi-financeurs En complément des primes CEE, vous intégrez le montant de MaPrimeRénov' applicable (selon le type de travaux et les revenus du ménage). Le devis affiche le cumul des aides et le reste à payer final. Gestion de plusieurs opérateurs CEE (EDF, Engie, Leclerc) avec leurs propres conditions.
- Dimensions produit (L × l × H) pour la distribution Chaque produit peut avoir ses dimensions physiques enregistrées. Ces dimensions alimentent le calcul de volume sur les expéditions, le choix du conditionnement et les fiches techniques. Indispensable pour les distributeurs de matériaux ou d'équipements encombrants.
- Gestion des abonnements et reports comptables Pour les contrats de service facturés en avance (abonnements annuels, licences, loyers), le module de régularisation gère les charges et produits constatés d'avance. Chaque mois, la quote-part est automatiquement comptabilisée à l'exercice correct.
Ateliers de réparation mécanique
Cybelia Cloud ERP est taillé pour les ateliers qui réparent, révisent et entretiennent : mécanique automobile, bateaux, tracteurs agricoles, engins de chantier, motos.
- Ordre de réparation lié au client et à l'équipement Chaque intervention est tracée sur une fiche : client, équipement (immatriculation, n° de série, modèle, année), kilométrage ou heures moteur à l'entrée. L'historique complet des interventions sur un équipement est accessible en un clic. Ex : Florian, gérant d'un atelier multi-marques, retrouve en 10 secondes toutes les interventions sur le tracteur d'un agriculteur client depuis 3 ans.
- Devis d'atelier avec pièces et main d'œuvre Le devis combine les lignes pièces détachées (avec référence catalogue) et les lignes de main d'œuvre (forfait ou temps réel). Le client signe électroniquement depuis son téléphone. Dès validation, les pièces sont réservées et l'ordre de travail créé pour le technicien.
- Saisie du temps technicien par intervention Chaque technicien saisit ses heures directement sur l'ordre de réparation : début, fin, description du travail. Le temps réel est comparé au temps forfaitaire prévu. En fin de mois, vous savez exactement ce que chaque intervention a coûté en main d'œuvre.
- Consommation de pièces sur l'ordre de réparation Le technicien indique les pièces prélevées en stock pour chaque intervention. Le stock est mis à jour en temps réel. La facture finale est générée automatiquement depuis l'ordre — toutes les pièces consommées et le temps passé sont déjà renseignés. Ex : révision bateau — huile moteur 5 L, filtre à huile, filtre carburant, courroie — tout saisi sur l'ordre, facturé automatiquement.
- Alertes de rappel et prochaine révision Vous paramétrez les intervalles d'entretien par type d'équipement (vidange tous les 10 000 km ou 12 mois). Le système génère automatiquement des rappels aux clients concernés à l'approche de l'échéance. C'est du CA récurrent sans effort commercial.
- Garantie constructeur vs intervention hors garantie Chaque équipement enregistré porte sa date d'achat et sa durée de garantie. Lors d'une demande d'intervention, le système indique immédiatement si l'équipement est sous garantie — et distingue les interventions remboursables constructeur des interventions à facturer au client.
Distribution de pièces détachées & transporteurs
Pour les distributeurs de pièces détachées (auto, agricole, marine, industriel), Cybelia Cloud ERP gère le catalogue multi-fournisseurs, les prix par client et l'expédition avec les principaux transporteurs.
- Catalogue multi-fournisseurs avec références croisées Une même pièce peut avoir plusieurs références selon les fournisseurs (OEM, équivalent, marque propre). Cybelia Cloud gère ces références croisées : le commercial cherche par référence client ou constructeur et trouve immédiatement la pièce au meilleur prix dans votre stock.
- Grilles tarifaires par type de client Tarif public, tarif garagiste, tarif concessionnaire, tarif grand compte — chaque segment a sa propre grille avec remises automatiques. Un client professionnel identifié obtient automatiquement son prix sans calcul manuel.
- Connexion transporteurs (Colissimo, DHL, UPS, Chronopost…) Depuis le bon de livraison, vous générez directement l'étiquette transporteur : Colissimo, DHL Express, UPS, Chronopost, TNT, GLS, DPD. Le numéro de suivi est automatiquement enregistré sur la commande et communiqué au client par email. Ex : 15 commandes expédiées en 20 minutes — une étiquette générée par commande, un email de suivi envoyé automatiquement.
- Gestion des délais fournisseurs et disponibilités Sur chaque commande client, si la pièce n'est pas en stock, le système indique le délai fournisseur habituel et la date de disponibilité estimée. Vous informez le client immédiatement.
- Livraison partielle et gestion des reliquats Pour les commandes avec plusieurs références, vous expédiez ce qui est disponible immédiatement et gérez le reliquat automatiquement. La facture est émise au prorata des lignes livrées.
- Retours et échanges pièces Un client retourne une pièce non conforme ou commandée par erreur : vous créez un bon de retour depuis la commande d'origine. Le stock est réintégré, l'avoir est généré et le remboursement est tracé.
EDI & API — Connexions fournisseurs et systèmes tiers
Cybelia Cloud ERP dispose d'une offre de connecteurs EDI et API pour synchroniser vos catalogues fournisseurs, automatiser vos commandes et connecter tout système externe à votre ERP.
- Import de catalogues fournisseurs (EDI / fichier) Vos fournisseurs proposent leurs catalogues en CSV, Excel, XML ou EDIFACT ? Cybelia Cloud intègre un module d'import qui met à jour automatiquement les références, les tarifs d'achat et les nouvelles pièces dans votre catalogue interne. Ex : catalogue Kramp de 200 000 références mis à jour mensuellement par import automatique.
- Commandes fournisseurs automatisées par EDI Lorsque le stock atteint le seuil de réapprovisionnement, le bon de commande peut être envoyé directement par EDI (ORDERS EDIFACT, XML, API REST) sans intervention humaine. Le fournisseur accuse réception, et la confirmation est intégrée automatiquement.
- API REST ouverte pour connexions personnalisées Cybelia Cloud expose une API REST complète et documentée. Vous pouvez connecter n'importe quel système tiers : site e-commerce externe, application mobile de terrain, logiciel de caisse, plateforme marketplace, outil BI.
- Connexion marketplaces (Amazon, Cdiscount, Rakuten…) Vos stocks et commandes se synchronisent avec les principales marketplaces. Une commande passée sur Amazon est automatiquement créée dans Cybelia Cloud, le stock est décrémenté et l'expédition déclenchée dans le même flux que vos commandes directes.
- Intégration logiciels de caisse (TPV) Si vous avez un comptoir de vente physique ou une caisse en atelier, le module TPV intégré ou les connecteurs de caisse synchronisent les ventes du comptoir avec votre stock en temps réel. Les encaissements remontent automatiquement en comptabilité.
- Accompagnement sur mesure pour les connexions spécifiques Chaque besoin de connexion est unique. L'équipe Cybelia Cloud analyse votre format de données et votre système cible, et vous propose un connecteur adapté — développé et maintenu comme un composant intégré à votre ERP.
Logiciels métier séparés, ERP générique ou Cybelia Cloud ERP — quel modèle choisir ?
Trois façons d'organiser le système d'information de votre PME, trois niveaux de service, trois réalités très différentes pour votre entreprise. Voici ce que ça change concrètement.
| Logiciels métier séparés (Sage, EBP, Cegid…) | vs | ERP générique + intégrateur | vs | Cybelia Cloud ERP |
|---|---|---|---|---|
| ✗Plusieurs logiciels (compta, devis, stock, paie) qui communiquent par exports CSV — risque de double saisie permanent | ~Plateforme unifiée mais customisation et paramétrage à votre charge — budget imprévisible | ✓Plateforme unifiée verticalisée France — une seule base, données partagées entre tous les modules | ||
| ✗Paramétrage France à votre charge sur chaque logiciel — TVA, Chorus Pro, SEPA à recombiner | ~L'intégrateur configure la France — comptez plusieurs semaines à plusieurs mois de prestation facturée | ✓Tout préconfiguré : PCG, TVA, SEPA, Chorus Pro, Factur-X, DAS2, SIRET | ||
| ✗Coût total cumulé : licences séparées + interfaces + maintenance × N logiciels | ~Licences + honoraires d'intégrateur + maintenance — budget souvent supérieur à l'estimation initiale | ✓Abonnement tout compris, prévisible, adapté aux PME — aucune surprise de licence | ||
| ✗Plusieurs interlocuteurs (éditeurs, revendeurs, supports) — perte d'information entre eux | ~Interlocuteur unique chez l'intégrateur, mais celui-ci connaît rarement votre secteur métier | ✓Interlocuteur unique, francophone, qui connaît votre configuration et votre secteur | ||
| ✗Modules sectoriels (CEE, réparation, pièces détachées, EDI) : à acheter séparément ou inexistants | ~Disponibles mais sélection, test et intégration à la charge de l'intégrateur — facturés à la journée | ✓Modules sectoriels déjà intégrés et testés : CEE, atelier, pièces détachées, EDI fournisseurs | ||
| ✗Hébergement à gérer par logiciel ou sur votre propre infrastructure — responsabilité dispersée | ~Hébergement souvent sous-traité ou non maîtrisé par l'intégrateur | ✓Hébergement France inclus, sauvegardes quotidiennes, mises à jour gérées | ||
| ✗Factures fournisseurs PDF : saisie manuelle dans chaque logiciel concerné | ~OCR parfois proposé en option payante, sans IA contextuelle ni apprentissage | ✓OCR IA inclus — IA Cybelia Cloud souveraine + Claude en option + règles hybrides. Factures PDF automatisées | ||
| ✗Agents IA autonomes : inexistants dans les logiciels métier traditionnels | ~Chatbot parfois disponible, mais sans capacité d'action dans l'ERP ni apprentissage | ✓Collègues IA inclus — agents autonomes avec rôle, droits maîtrisés, mémoire et exécution de tâches réelles | ||
| ✗Hébergement et conformité RGPD souvent étrangers ou opaques | ~Hébergement variable selon l'éditeur — souvent en dehors de France | ✓Hébergement souverain France, conformité RGPD native, données qui restent sur le territoire |
Questions fréquentes
Les questions que se posent les dirigeants avant de choisir un ERP — avec des réponses directes.
Pour une TPE/PME française, le choix central est entre des logiciels métier séparés (Sage compta, EBP devis, logiciel de stock…) et une plateforme intégrée. Cybelia Cloud ERP centralise tout dans un seul système : ventes, facturation, stocks, comptabilité, projets et RH partagent les mêmes données. Un devis saisi une fois génère automatiquement la commande, la livraison et la facture — sans ressaisie entre logiciels.
Oui. Cybelia Cloud ERP intègre nativement : plan comptable général (PCG), déclaration TVA française avec plan de taxes interactif, format Factur-X pour la facturation électronique, fichiers SEPA (SCT et SDD) pour les paiements, Chorus Pro pour les marchés publics, SIRET/SIREN sur tous les documents, et DAS2 pour la déclaration des honoraires. Le FEC (Fichier des Écritures Comptables) est exportable en un clic pour les contrôles fiscaux.
Oui, et c'est l'un des secteurs pour lesquels Cybelia Cloud ERP est particulièrement adapté. Le module primes CEE intègre les montants de MaPrimeRénov' et des primes CEE directement dans les devis : le reste à payer net est calculé automatiquement et affiché clairement pour le client. Les chantiers sont gérés comme des projets avec suivi des heures, des matériaux et de la rentabilité. La signature électronique permet au client de valider le devis sur chantier depuis son téléphone.
Cybelia Cloud ERP génère des factures au format Factur-X (PDF avec données XML embarquées) — le standard retenu par la France pour la facturation électronique inter-entreprises. Pour les marchés publics, le format UBL 2.1 compatible Chorus Pro est disponible. Ces formats sont activés par défaut sans développement supplémentaire. En réception, les factures fournisseurs au format Factur-X sont lues automatiquement — les données sont extraites sans saisie manuelle.
Sage et EBP sont des logiciels spécialisés (comptabilité, paie, facturation) qui nécessitent des exports/imports pour communiquer entre eux. Cybelia Cloud ERP est une plateforme unifiée : une seule base de données, une seule interface. Une facture validée génère automatiquement les écritures comptables. Un paiement reçu rapproche la facture sans manipulation. La comptabilité est à jour en permanence, sans synchronisation entre modules distincts.
Il faut distinguer l'installation technique de la mise en exploitation effective. La verticalisation permet une installation technique rapide (quelques minutes pour charger les modules, créer les groupes utilisateurs, configurer les tâches planifiées). La mise en exploitation — paramétrage de votre catalogue produit, import de votre base clients, calibrage des règles métier (commissions, primes CEE, grilles tarifaires), formation des équipes — s'étale ensuite sur quelques semaines selon la taille de l'entreprise et la complexité de l'activité. L'équipe Cybelia Cloud vous accompagne avec un planning structuré.
Oui. Cybelia Cloud ERP est hébergé sur des serveurs physiquement situés en France. Vos données ne quittent pas le territoire français. Le système est conforme aux exigences RGPD : gestion des droits d'accès par utilisateur, traçabilité de toutes les modifications, export des données personnelles sur demande. Les sauvegardes sont automatiques et quotidiennes.
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Chaque entreprise a son propre contexte opérationnel. Un échange de 30 minutes permet d'identifier les modules prioritaires, d'évaluer les points d'intégration avec vos outils existants et d'estimer le bénéfice concret pour votre activité.
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